Distriktstandvården effektiviserade sin fakturahantering med MediusGo

Distriktstandvården, en av Sveriges största privata tandvårdskedjor, digitaliserade sin fakturahantering med MediusGo och har därmed effektiviserat sitt arbete, minimerat fel och skapat en mer hållbar ekonomi. Med en modern lösning integrerad med Visma Administration har de lyckats automatisera manuella processer, minska risken för dubblettbetalningar och korta ner ledtiderna. Läs vidare för att se hur MediusGo blev en nyckelpartner i deras digitaliseringsresa.

Distriktstandvården kundberättelse bild

Framgångsrik automatisering av fakturaflödet

Fakta om Distriktstandvården

Nyckelfördelar med MediusGo

  •  Effektivare arbetsflöden och tidsbesparing – Automatiserade processer och mobila funktioner frigör tid för personalen och möjliggör snabbare attestering.
  • Minskad risk för del och dubbelbetalningar – Systemet identifierar dubblettfakturor och säkerställer tydliga attestflöden, vilket minimerar risken för onödiga kostnader.
  • Bättre kontroll och transparens – Skräddarsydda regler för belopp och konton samt tydlig översikt över fakturor skapar hållbara rutiner.

Distriktstandvården i korthet

Distriktstandvården är en av Sveriges största privata tandvårdskedjor med 40 kliniker och erbjuder ett brett utbud av tjänster för både vuxna och barn. Deras fokus är på kvalitet, innovation och tillgänglighet, och de strävar efter att göra tandvård enkel och tillgänglig för alla.

Utmaningar innan MediusGo

Distriktstandvårdens gamla fakturahanteringssystem var ineffektivt och saknade funktioner som bra sökverktyg och varning för dubblettfakturor. Manuella processer, som att läsa in filer i Visma Administration, var tidskrävande och svårt att följa vid revision. De behövde ett mordernare system med högre automation.

Hur hjälpte MediusGo till?

MediusGo har förenklat arbetsrutinerna genom att bygga attestflöden på roller, vilket gör det lätt att hantera personalbyten. Integrationen med Visma Administration automatiserar fakturauppdateringar och ger bättre kontroll över utgifter genom specifika regler. Mobila funktioner gör attestering möjlig när som helst, var som helst.

Utmaningar: Föråldrat system och bristande funktionalitet

Innan implementeringen av MediusGo brottades Distriktstandvården med flera utmaningar kopplade till sin befintliga fakturahantering. Enligt Anna Erlander, Redovisningschef på Distriktstandvården, var det gamla systemet föråldrat och saknade grundläggande funktioner. Tidigare hade Anna arbetat på ett företag inom restaurangbranschen där MediusGo användes, och när hon kom till Distriktstandvården blev det tydligt för henne vilka utmaningar bolaget stod inför – och hur dessa kunde lösas med hjälp av MediusGo.

Oklara attestprocesser och bristfällig integration till Visma Administration

En stor utmaning var det oklara attestflödet. Det saknades tydliga rutiner och kontroller för att säkerställa att fakturor godkändes av rätt personer och i rätt ordning. Det oklara attestflödet ledde till ohållbara rutiner vid revision vilket Distriktstandvården behövde få kontroll över.

Generellt var alla arbetsflöden manuella och tidskrävande, man hade inte möjlighet till att attestera fakturor via mobilen vilket ledde till att attesterna drog ut på tiden, man kunde inte välja ersättare vid ledighet så man var aldrig helt ledig och efter den sista attesten var ekonomiavdelningen tvungna att manuellt behöva läsa in filerna i Visma Administration. I Visma Administration fanns det heller ingen enkel överblick för att kunna se fakturorna vilket gjorde att man behövde hoppa mellan systemen. Distriktstandvården behövde ett fakturahanteringssystem som säkert och smidigt kunde kommunicera med deras affärssystem.

Otillräcklig funktionalitet och dubblettbetalningar

Sökfunktionen för att enkelt kunna söka och snabbt hitta historiska fakturor var nästintill obefintlig, något som var viktigt för Distriktstandvården. Därför var en viktig önskan att enkelt kunna söka på projektnummer, så att varje tandläkare smidigt kunde följa upp sina egna beställningar.

En annan stor utmaning var den höga risken för dubblettbetalningar. Eftersom systemet inte varnade för att samma faktura registrerades flera gånger, kunde det lätt hända att samma leverantör betalades dubbelt vilket ledde till onödiga kostnader.

Konsekvenserna av dessa utmaningar var flera:

  • Ökade kostnaderna som orsakades av dubbelbetalningar
  • Ineffektiva arbetsflöden som ledde till försenade betalningar
  • Dålig överblick över ekonomin i real tid
  • Tandvårdspersonal som spenderade för mycket tid på manuella, administrativa uppgifter

"Vi har nog betalat en och annan faktura dubbelt och vi behövde manuellt läsa in alla filer till affärssystemet, två saker som MediusGo helt löst och vi inte längre behöver tänka på" 

Anna Erlander

Redovisningschef på Distriktstandvården

Lösning:

Med MediusGo automatiserade Distriktstandvården sina manuella processer, fick en säker och smidigt integration till Visma Administration och en rad andra fördelar för deras verksamhet.

Ökad flexibilitet och hållbarhet i attestprocessen

Distriktstandvården har nu ett tydligt och strukturerat attestflöde som bygger på roller istället för individuella användare, vilket gör systemet både flexibelt och hållbart vid personalförändringar eller frånvaro. Ekonomiavdelningen startar fakturaprocessen genom att registrera inkommande fakturor, varefter klinikchefen sakgranskar fakturan och regionchefen attesterar. De har även satt upp olika regler för olika konton, exempelvis går fakturor på vissa tillgångskonton direkt till CFO för kontroll innan attest och fakturor med belopp över en viss summa går till VD innan definitivbokning. Med möjligheten att sätta specifika regler för olika konton och beloppsgränser kan Distriktstandvården säkerställa att inga fakturor godkänns utan korrekt kontroll, vilket tidigare saknades då alla fakturor gick igenom oavsett belopp.

Sömlös integration mellan MediusGo och Visma Administration

MediusGo integreras idag smidigt med Visma Administration och automatiserar flera steg i fakturahanteringen. Efter sista attesten överförs filerna automatiskt till Visma, där fakturor exempelvis byter status till "betald" när betalfilen återlästs från banken. För att säkerställa korrekt hantering har funktionen "kontroll före attest" införts på specifika konton, vilket ger ytterligare en granskningsnivå. Och en annan uppskattad funktion är att varje leverantörsfaktura i Visma Administration länkas direkt till MediusGo, vilket gör det enkelt att snabbt öppna och granska fakturan vid behov i Visma.

Förbättrad effektivitet och minskad risk för dubbelbetalningar

Utöver ett strukturerat attestflöde och säker integration till affärssystemet har Distriktstandvården med MediusGo löst en rad andra problem. Man kan nu enkelt söka och hitta historiska fakturor baserat på sin behörighet så alla tandläkare kan du utifrån att söka på sina projektnummer snabbt se sina egna beställningar. De kan även attestera via mobilen vilket tidigare inte var möjligt vilket har bidragit till mycket snabbare ledtider och de kan även smidigt välja ersättare som gör att de fullt ut kan koppla av på semestern då assisterande klinikchefer kan sakgranska under tiden.

En annan viktig fördel är att MediusGo har minskat risken för dubbelbetalningar. Tack vare systemets förmåga att identifiera dubblettfakturor har man kunnat undvika onödiga kostnader.

"Med MediusGo har vi inte bara fått en modern fakturahantering, utan också en lösning som hjälper oss att arbeta smartare och mer strukturerat och vi kan nu visa upp hållbara rutiner vid revision vilket är en stor trygghet för oss."

Anna Erlander

Redovisningschef på Distriktstandvården

Resultat: Ökad effektivitet och kontroll med MediusGo

Implementeringen av MediusGo har haft en betydande inverkan på Distriktstandvårdens fakturahantering och effektivitet. Tack vare det nya systemet har flera viktiga förbättringar uppnåtts, som har gynnat både den dagliga verksamheten och den långsiktiga ekonomiska styrningen.

Ökad effektivitet och tidsbesparing

En av de mest märkbara förändringarna är tidsbesparingen. Automatiserade processer har frigjort värdefull tid för ekonomiavdelningen, som tidigare lades på manuella arbetsuppgifter. De har kortat ner arbetstiden tack vare fakturatolkning och MediusGo Capture då de i tidigare systemet manuellt behövde mata in bland annat OCR-nummer och klinikchefer kan nu attestera fakturor snabbt och enkelt via sina mobila enheter, vilket har resulterat i kortare ledtider och smidigare betalningsprocesser.

Minskad risk för fel och ökad kontroll

En annan framträdande fördel är den minskade risken för fel. Systemet har effektivt identifierat och förhindrat dubblettfakturor, vilket har minimerat risken för dubbelbetalningar och onödiga kostnader. Det tydliga attestflödet och de skräddarsydda reglerna för olika beloppsgränser har också skapat en högre grad av kontroll och transparens.

Bättre beslutsunderlag och uppföljning

Med hjälp av MediusGo har Distriktstandvården fått en betydligt bättre överblick över sin fakturahantering. En skräddarsydd rapport gör det enkelt att ta fram uppgifter om betaltider, vilket årligen måste rapporteras till Bolagsverket. Dessutom har möjligheten att följa fakturor genom hela processen förbättrats, inklusive att se historiken för varje faktura, som exempelvis hur länge den väntade på attest. Detta ger en tydligare insyn och gör det enklare att identifiera och åtgärda flaskhalsar i arbetsflödet.

”Jag rekommenderar alla att byta till MediusGo, ni kommer inte ångra er! Systemet är brett och man kan verkligen anpassa sina processer till sin organisations behov!”

Anna Erlander

Redovisningschef på Distriktstandvården

En framtidssäkrad fakturahanteringsprocess

Distriktstandvården har genom att ersätta deras gamla, ineffektiva system med en modern och automatiserad lösning inte bara minskat den administrativa bördan utan också lagt grunden för fortsatt tillväxt och förbättrade ekonomiska resultat. MediusGo har möjliggjort ett tydligare attestflöde, automatiserade processer och en ökad översikt över fakturorna. Resultatet är en mer effektiv och framtidssäkrad fakturahanteringsprocess som har bidragit till att stärka Distriktstandvårdens ekonomiska styrning.

 

Vill du veta mer om MediusGo?

Kontakta oss idag!