Vad är fakturamatchning?
Fakturamatchning innebär att jämföra och koppla ihop en leverantörsfaktura med det underlag som ligger till grunden för kostnaden – en inköpsorder och godsmottagande eller ett avtal.
Matcha fakturor mot inköpsorder
Att manuellt matcha fakturor mot inköpsorder (Purchase order eller PO på engelska) och godsmottag är komplicerat och tidskrävande. Särskilt när det kräver matchning på radnivå. I komplexa fall kan en faktura innehålla köp av varor och tjänster för alla ordrar under en månads tid, så att man samfakturerar alla inköpsordrar från olika inköpare inom organisationen. Då får leverantörsreskontra den svåra uppgiften att identifiera vilken rad på fakturan som hör till vilken inköpsorder.
En lösning för elektronisk fakturahantering kan sköta en stor del av fakturamatchningsprocessen så att fakturan behandlas i ett helautomatiskt arbetsflöde - utan någon som helst handpåläggning. Intelligenta matchningslösningar som använder AI och maskininlärning kan idag hantera de mest komplexa matchningsscenarios och således spara tid för leverantörsreskontra.
Vad händer när en faktura inte matchar inköpsorder?
När informationen på fakturan inte stämmer överens med underlaget uppstår en avvikelse. Denna avvikelse måste granskas och hanteras av den person inom organisationen som ansvarar för köpet i fråga. I många fall kan detta vara en krånglig och långdragen uppgift. Här kan en lösning för elektronisk fakturahantering förenkla och effektivisera processen genom att automatiskt identifiera avvikelser och bara skicka de specifika fakturaraderna till rätt person för granskning och beslut.
Olika nivåer av automatiserad fakturamatchning
Det finns olika nivåer av automatiserad fakturamatchning. Dessa hänvisar till antalet underliggande dokument som en faktura matchas mot i processen.
- 2-vägsmatchning verifierar att fakturan matchar motsvarande inköpsorder
- 3-vägsmatchning verifierar att fakturan matchar både inköpsorder och godsmottagandet av varan
- 4-vägsmatchning lägger till ytterligare ett kriterium för att verifiera att fakturainformationen också matchar acceptans- eller inspektionsdokument om detta steg är en del av inköpsprocessen
De flesta företag använder 3-vägsmatchning. Det är viktigt att förstå att för att möjliggöra denna 3-vägsmatchning måste du se till att masterdata, inklusive leverantörsregister, inköpsorderinformation och godsmottag, kan synkroniseras sömlöst mellan affärssystemet och fakturahanteringslösningen.