Vad innebär eTendering?
Kärnan är att eTendering är en del av processen att genomföra upphandling online, främst för att underlätta ett mer effektivt sätt att köpa leverantörer. Ingen av programvaran som används i processen finns på varken upphandlarens eller leverantörens datorer, medan allt utbyte av dokumentation sker via internet, från reklam för kravet till att kontraktet läggs ut.
Genom detta helt digitala ramverk automatiserar det processen att hantera anbud, vilket möjliggör smidigare, mer kontrollerad upphandling som gör att upphandlaren enkelt kan hantera och utvärdera bud.
Vad är födelarna med eTenders?
Den manuella processen kan ofta vara lång och obehaglig, ibland tar det tre månader eller längre att fullbordas. Detta kan vara mycket kostsamt för både köpare och leverantörer. Här är anledningen till att ett eTendering-system kan vara ett föredraget alternativ för köpare:
- Förbättrade kostnadsbesparingar: Med mindre processtid, manuella omkostnader från förhandlingar och papper involverat kan det generera betydande besparingar jämfört med den manuella processen.
- En strukturerad, transparent process: Möjligheter, dokument och meddelanden kan alla läggas ut på vilken eTender-plattform som helst, vilket möjliggör enkelt samarbete med dina leverantörer. Ändringar, uppdateringar och frågor kan också tids stämplas, vilket skapar ett fullständigt granskningsspår för varje åtgärd, vilket ger dig fullständig synlighet.
- Mer produktiv utvärdering av bud: Anbudsinformation kan alla hanteras via en enda portal. Därför kan leverantörer jämföras och utvärderas här snarare än att använda e-post och enskilda dokumentutskrifter för att utvärdera svaren. Leverantörer kan också meddelas om ändringar eller uppdateringar av processen genom ett eTender-system kollektivt och på ett standardiserat sätt, vilket säkerställer minimal förspänning.
- Kickstarter för digital transformation: Leverantörsinformation som samlas in via eTender-plattformar kan användas för att uppdatera en organisations finanssystem eller direkt till databaser för leverantörer / kontrakt. De ger också inköpspersonal användbar ledningsinformation, såsom fördelning av produktkategorier som köps, genomsnittlig tid för kontraktstilldelning och värdet av utgifter under kontrakt.
Leverantörsfördelar:
- Färre begränsningar av plats: Skapar upphandlingsmöjligheter för små och medelstora företag i den offentliga sektorn och låter leverantörer enkelt se anbud utan platsbegränsningar.
- Mindre tid och resurser på att leta efter kontrakt: Detta gör det också lättare att få in anbudsdokumentation, vilket möjliggör inlämnande av erbjudanden på ett snabbare sätt jämfört med mer traditionella metoder.
- Den guidade online upplevelsen eliminerar kommunikationstrafiken med köparen för att slutföra anbudssvaret på ett snabbare sätt.
- Ökad säkerhet: eTendering hjälper till att främja sinnesfrid, vilket eliminerar eventuella bekymmer eller olyckor angående köparens mottagande av dokument inom tidsfristen genom att ge omedelbar leverans och feedback i realtid om framstegen med upphandling.
Vad är de generella funktionerna för eTender platforms?
- Enkel processhantering
Leverantörer underrättas om din aktivitet, inklusive ändringar av anbudsdetaljer och specifikationer, med extra påminnelser för att säkerställa att svaren skickas före tidsfristen.
- Intuitivt frågeformulär
Om du behöver skapa frågeformulär kan du göra det snabbt och enkelt med de förinställda mallarna som vissa plattformar tillhandahåller.
- Automatiserad utvärdering och poängsättning
Automatiseringen av utvärdering och poäng möjliggör en mer konsekvent och tillförlitlig analys av alla anbudssvar. Leverantörens prestanda kan rapporteras med anpassningsbara mått för olika mätningar. Det betyder mer jämförbara poäng så att du kan nå ett logiskt och välgrundat beslut.