Vad innebär eSourcing?

Tekniken är utformad för att hjälpa organisationer att generera besparingar från sina leverantörskedjor, öka synligheten för viktig affärsinformation och minska den tid det tar för upphandlingspersonal att utföra sina dagliga uppgifter.

Hur fungerar eSourcing?

Elektronisk anskaffning är en liten men viktig del av den övergripande eProcurement processen. Det handlar om allt från att bjuda in potentiella leverantörer att lämna anbud, samla in leverantörsinformation, driva anbudsprocesser och/eller hålla eAuctions, analysera och utvärdera svar och slutligen tilldela dem ett kontrakt.

Vi har beskrivit hela processen nedan:

Pre-purchase frågeformulär – innan du gör affärer med någon leverantör är det absolut nödvändigt att identifiera om de är lämpliga att göra affärer med. Organisationer uppnår detta med pre-purchase questionnaires (PQQ), som är detaljerade dokument för att bedöma en leverantörs lämplighet. PQQ är vanliga i den offentliga sektorn, men i andra branscher kan processen kallas request for information (RFI).

Tidigare måste procurement teams fylla i dessa dokument manuellt för hand eller i programvara som Microsoft Word eller Excel. Med eSourcing, effektiviseras processen, eftersom leverantörer kan ladda upp sina svar i eSourcing-programvaran, som distribueras direkt till verksamheten. Det gör det möjligt för organisationer att samla in information från fler leverantörer på en bråkdel av tiden och säkerställer konsekvens av slutförandet.

Invitation to tender – invitation to tender (ITT), även kallat call for tenders,är en process för att generera konkurrerande erbjudanden från olika leverantörer. När de väl har fyllt i en PQQ och har valts för att gå till nästa steg i sourcing processen skickas leverantörerna en ITT.

ITT-dokumentet specificerar alla organisationens krav, inklusive vilka varor eller tjänster som krävs, samt beskriver en rad information som köparen kommer att kräva att leverantörsorganisationen lämnar om sina egna policyer, metoder och processer och hur utvärderingen processen kommer att hanteras. Leverantörer fyller i detta dokument för att ta det till nästa steg i procurement processen.

Request for qoutations – detta är en process där priset är den primära faktorn för att välja en leverantör. Köpare skickar ut blanketter till leverantörer och ber dem alla priserna på tjänster de kan tillhandahålla.

Request for quotations (RFQs) kan användas före en RFI och ITT om en köpare vill förstå prisklasser på marknaden.

Det är värt att notera att alla tre stegen ovan är utbytbara. Professionella inom procurement kan komma in i:

Uvärdering – när de begärda utvärderingsformaten har skickats och mottagits sker en utvärderingsprocess där potentiella köpare utvärderar om informationen de har fått gör dem till en livskraftig leverantör eller inte.

Tidigare innebar denna process manuell sortering genom pappersark, levererade av anbudsgivare.

Men eSourcing ändrar detta - och ger en sofistikerad svit med analyser, instrumentpaneler och verktyg som automatiserad poäng - vilket gör det möjligt för användare att automatisera delar av utvärderingsprocessen och därmed spara dyrbar tid.

eAuction – ungefär som RFI, PQQ och RFQ, kan eAuctions köras när som helst i eSourcingprocessen. Det kan följa ett anbud, det kan användas efter ett anbudsprocess eller köras som en fristående händelse för färdiga varor.

När leverantörer har valts ut bjuds in för att delta i en e-auction - en process där leverantörer buder på rätten att leverera det kontrakt de har blivit inbjudna att ge ett anbud för.

Många eSourcing verktyg erbjuder olika eAuction typer, alla med unika fördelar. Auktioner är utformade för att uppmuntra potentiella leverantörer att konkurrera med varandra och som sådan leverera bästa möjliga affär för upphandlingspersonal.

Contract award – när anbudsförfarandena och / eller e-auctions har avslutats och en köpare har valts, tilldelas ett kontrakt till den vinnande leverantören. Delar av denna process kan automatiseras, så att den vinnande budgivaren automatiskt skickar ett kontrakt.

Fördelar med med eSourcing

eSourcing ger företag en mängd fördelar och vi har listat några av de vanligaste nedan:

• Minskar kostnader - genom att få tillgång till ett bredare utbud av leverantörer och utnyttja olika e-auction strategier, ger eSourcing betydande kostnadsbesparingar för upphandlingsteam.
• Sparar tid och ökar effektiviteten - elektronisk inköp påskyndar också den tid det tar att tilldela ett kontrakt. Det gör det genom att minska tidsspecialisterna på anbudsprocessen och därmed frigöra tid att spendera på andra uppgifter.
• Utnyttja detaljerad leverantörsinformation - eSourcing förbättrar transparensen mellan köpare och leverantörer. En portal används vanligtvis där leverantörer kan se alla anbudsmöjligheter från en leverantör, med tidsfrister, status och annan viktig information.
• Bolster compliance – med alla upphandlingsrelaterade dokument som lagras på ett ställe görs granskningen enklare, och följaktligen också överensstämmelse med lagstiftningsförfaranden, med ett system som transparent visar hur och varför en leverantör valdes