Vad är eProcurement?

eProcurement, även känd som elektronisk upphandling eller utbyte av leverantörer, är inköp och försäljning av varor, utrustning, arbeten och tjänster via ett webbgränssnitt eller annat nätverkssystem.

Tekniken är utformad för att centralisera och automatisera interaktioner mellan en organisation, kunder och andra värdekedjepartners för att förbättra hastigheten och effektiviteten i upphandlingsmetoderna.

eProcurement innebär en uppsättning innovativa funktioner - alla utformade för att stärka effektiviteten och den totala kostnaden för upphandling.

Bakgrund

eProcurement startade på 1980-talet, när elektroniskt datautbyte (EDI) utvecklades. EDI tillåter att filer och dokument delas mellan människor i näringslivet och på den tiden var det revolutionerande. Företag behövde inte längre fysiskt skicka dokument, utan de kunde skickas elektroniskt.

I samband med EDI-upphandling tillät kund och leverantörer att skicka och ta emot inköpsorder och fakturor med hjälp av vidarekopplingsnätverk, vilket så småningom ersattes av e-post.

Senare på 1990-talet förbättrades EDI då organisationer utvecklade specialiserade online-kataloger, speciellt för leverantörer.

I sin moderna form innefattar eProcurement aktiviteter relaterade till utvärdering och val av leverantörer, såsom eAuctions och eTenders, samt vad du behöver köpa från dessa leverantörer, inklusive elektroniska beställningar och leverantörskataloger.

Fördelar med eProcurement

eProcurement erbjuder betydande fördelar för din organisation och de vanligaste listas nedan:

• Automatiserar mödosamma uppgifter - uppgifter som auktionering av order och dokumenthantering för inköpsorder, utvärdering och val av leverantörer, prisförhandlingar, överenskommelse och lagring av leverantörskontrakt och mer kan alla automatiseras mellan en organisation och dess leverantörer för att öka hastigheten du gör affärer, frigöra upp personal för andra uppgifter.
• Förbättrade arbetsflöden för upphandling - detta möjliggör slutanvändares självbetjäning och decentralisering med kontroll genom företagsgodkända kataloger och mer friktionsfri bearbetning av anställdes rekvisitioner (beställning av varor och tjänster) och leverantörsbetalningar.
• Synligheten för ditt inköpsbeteende - eProcurement ger din organisation insyn i vad den spenderar. Dessa uppgifter är ovärderliga och hjälper dig att kontrollera saker som icke-kompatibla (eller maverick) utgifter, identifiera områden för konsolidering av leverantörer eller att utnyttja köpkraft för att förhandla om kostnadsbesparingar.
• Anslutning till externa försörjningskedjor och ERP - Information i realtid kan delas mellan ERP- eller finanssystem och försörjningskedjor för bättre övergripande synlighet av leverantörsinformation och leverantörstransaktioner.

Hur fungerar eProcurement?

E-upphandling är utformat för att effektivisera den vanliga upphandlingsprocessen. Istället för att göra saker manuellt som att utbyta kontrakt, skicka ut anbudsdokument och fylla i frågeformulär ombord på leverantörer automatiseras hela processen. Det blandar också inslag av upphandling och ekonomi för att effektivisera verksamheten mellan de två.

Här är de viktigaste komponenterna i en eProcurement lösning:

• Supplier management - avser en köporganisation som administrerar leverantörers information, interaktioner, prestanda och relationer. Leverantörshantering använder att man får fullständig synlighet på information, interaktioner och löpande resultat i en hel leverantörsdatabas.
• Supplier Management består vanligtvis av två element – Supplier Relationship Management (SRM) och Supplier Information Management (SIM).
• Sourcing & Contract Management – beskriver den helhetliga process som en organisation genomför när de identifierar och köper produkter eller tjänster. Sourcing & Contract Management-sviter handlar om strategiska sourcing aktiviteter och hantering av kontrakt och det består vanligtvis av eSourcing (eAuctions and eTenders) och kontrakthantering.
• Procurement – beskriver helhetsprocessen för att beställa en produkt eller tjänst från en leverantör, till den organisation som betalar tjänster som tillhandahållits. Programvara för procurement består av produktbeställning, leverantörsrekvisitioner, budgetbehörighet, mottagande av leverans och fakturabehandling. Procurement förbättrar effektivitet, besparingar, utgiftshantering och öppenhet under hela inköpslivscykeln.
• Analytics – de flesta verktyg som används i företag använder någon form av analysplattform och eProcurement är inget undantag. Analyser gör det vanligtvis möjligt för upphandlings- och ekonomipersonal att se och vidta korrigerande åtgärder för utgifter i hela verksamheten. Detta uppnås vanligtvis med lättkonfigurerbara instrumentpaneler, vilket ger beslutsfattare vad de behöver för att fatta välgrundade beslut.

Hur lär man sig eProcurement?

Att lära sig eProcurement kan vara utmanande. Med kontinuerlig utbildning och studier krävs för att hålla dig uppdaterad med nya tekniker och processer. Men med relevant utbildningsmaterial och litteratur kan du få kunskaper om e-inköp och upptäcka fördelarna det kan erbjuda.

Nedan tittar vi på några av de vägar du kan ta för att lära dig eProcurement.

• Studera mot en BSc eller MSc i supply chain management

Ett effektivt sätt att lära sig principerna för upphandling är en grundutbildning eller magisterexamen i supply chain management som ger en solid grund för en karriär inom e-upphandling. Kurserna ger dig förvärvskunskaper, supply chain management och kunskap av eProcurement-lösningar.

• Få ett procurement certifikat

Det finns flera upphandlingsrelaterade certifikat att uppnå, inklusive en rad kvalifikationer från CIPS, Chartered Institute of Procurement & Supply. CIPS tillhandahåller utbildning inom alla områden för en heltäckande kunskap om upphandling.

• Webbinarier, bloggar och e-learning webbplatser

Internet är en rik resurs för att lära dig grunderna för e-inköp, med webbseminarier, bloggar och e-learning portaler som hjälper dig att behärska övningen.

• Mentorskap och on-the-job erfarenhet

Antingen genom en obetald praktikplats eller som en del av ett utbildningsprogram på arbetsplatsen är ett bra sätt att lära sig eProcurement i sällskap med en erfaren mentor som kan dela praktiska färdigheter och kunskaper i en verklig miljö.

Vilka är de viktigaste eProcurement verktygen?

Det finns flera verktyg som används inom och processer som används inom eProcurement, inklusive:

• Elektroniskt system för datautbyte

Ett elektroniskt datautbyte (EDI) används för att utbyta data och information mellan elektroniska enheter. Meddelanden och information från partnerföretag överförs och lagras via EDI, vilket effektiviserar fakturering och orderlogistik.

• Internetapplikationer och plattformar

Företagen implementerar en mängd olika e-upphandlingsverktyg och webbplattformar för att underlätta det dagliga arbetet, inklusive eSourcing-, eTendering-, e-auktions- och e-orderverktyg. E-post används också övervägande, liksom XML-baserad dataöverföring.

• Verktyg för E-ordering och inköp

De viktigaste verktygen för produktköp inkluderar webbaserad ERP och digitala mekanismer för e-auktioner.

Vilka är de viktigaste funktionerna för eProcurement?

De primära funktionerna för eProcurement är långtgående och erbjuder en rad fördelar för företagets dagliga drift och leveranskedjeaktiviteter. Nedan listar vi de viktigaste funktionerna för eProcurement för företag:

• Automatiserar processer för att frigöra resurser och minska fel.
• Förbättrar kommunikationen mellan intressenter och partners för att effektivisera upphandlingscykeln.
• Ger en enda plattform för all upphandlingsaktivitet, vilket ger intressenter och chefer en central plattform för hantering och revision.
• Erbjuder uppdateringar i realtid för leverantörer, företagsledning, intressenter och partners samt möjlighet att samla och lagra upphandlingsdata.
• Tillåter förenklad förhandling mellan flera partners och intressenter.