Vad innebär Contract Management?
Contract management är processen för att hantera avtal, från att de skapas till och med att de utförs av den valda parten och till eventuell uppsägning av kontraktet. Nyckelaktiviteter innefattar prestationsanalys mot avtalsvillkoren för att maximera operativ och finansiell prestanda och för att identifiera och mildra finansiell och rykte full risk genom bristande efterlevnad av avtalsvillkor.
Vad är fördelarna med contract management software?
Programvara för kontrakthantering digitaliserar och lagrar alla kontrakt i ett centralt arkiv, vilket ger intressenter som juridiska avdelningar och efterlevnadsavdelningar möjlighet att söka efter och granska kontrakt, vilket eliminerar behovet av att manuellt lokalisera och sikta pappersbuntar manuellt. Programhanteringsprogramvara hanterar också åtkomst till kontrakt så att endast auktoriserade personer i en organisation kan se ett visst kontrakt, vilket förbättrar säkerheten.
Programvaran ger också varningar för viktiga kontakter när utgångsdatum för kontrakt närmar sig, vilket gör det möjligt för företag att besluta om att omförhandla om eller säga upp sitt avtal och undvika att de låses i kontrakt som automatiskt rullar över från år till år på allt mer ogynnsamma villkor.
Slutligen, contract management kan användas för att spåra aktuella utgifter gentemot en leverantör genom att integrera dem med andra finansiella system eller inköpsprogramvara.
Hur contract management fungerar
Hantera tjänsteleverans: Detta säkerställer att produkter levereras och när de beställs.
Hantera relationen: innebär att stärka kontakten mellan säljare och köpare för att möjliggöra förbättrad kommunikation under hela processen för kontrakthantering.
Hantera kontraktet: Den löpande administrationen som säkerställer att den dagliga upphandlingsaktiviteten följer det som beskrivs i avtalet.
Söker förbättringar: Ändringar och förändringar bedrivs inom en upphandlingsmiljö för att förbättra effektiviteten och generera en vinstökning.
Pågående bedömning: Upphandlingsaktiviteter utvärderas kontinuerligt för att säkerställa att kontrakt uppfylls och alla inköpsprocesser har följts.
Hantera förändring: Som en del av ett långsiktigt upphandlingsförhållande måste förändringar i aktiviteter, krav eller produkter noteras och hanteras effektivt.
Hantera förnyelse eller uppsägning: När ett kontrakt ska förnyas, tas proaktiva steg för att förstå om kontrakten ska förnyas som de är, omförhandlas eller sägs upp, baserat på framtida affärsbehov, kommersiell attraktivitet och tidigare resultat från leverantören.
Bästa praxis för Contract management
- Standardisera skapandet av kontrakt med en uppsättning villkor och juridiskt språk som gäller för en stor delmängd av kontrakt.
- Ställ in KPI: er för kontrakthantering och gör dina mål transparenta för hela verksamheten.
- Spåra tid för godkännande av kontrakt. Detta ger en organisation fördelen av att ta emot avtalade varor och tjänster tidigare, säkerställer en snabbare rörelse mot en positiv relation. Dessutom innebär snabbare respons att företaget har lättare att ta tillfället i akt.
- Ställ in automatiska påminnelser för att varna viktiga parter om att granska dokumentet; detta eliminerar risken för att vissa adresser saknas i grupp-e-postmeddelanden.
- Gör ekonomiska mätvärden till en dedikerad del av företagets regelbundna kontrakthantering.
- Genomföra regelbundna granskningar av efterlevnaden. Att försumma detta ansvar skyddar inte företaget mot risken för lagliga, industriella och externa regler.