Allt du behöver veta om hantering av utlägg
Vad är utläggshantering?
Utläggshantering innebär att systematiskt följa upp, analysera och kontrollera utlägg som görs av anställda inom en organisation.
Effektiv hantering av utlägg kan minska kostnader och förbättra finansiell kontroll. Därför är utläggshantering en viktig pusselbit i verksamheten som kan hjälpa företag, stora som små, att fatta välgrundade beslut kring budget och resursallokering.
Du kanske har hört talas om nya lagkrav kring kvittohantering vid utlägg. Fortsätt läsa eller klicka här för att komma direkt till stycket som handlar om hur en digital lösning för utläggshantering blir ännu mer aktuell i och med de nya reglerna.
Vad innefattar utläggshantering?
Uppföljning av utlägg: Genom att systematiskt följa upp och kategorisera utlägg får du full insyn i inköpsmönster. Du kan enkelt identifiera inköp utanför avtal och budget för att styra utgifter mot mer kostnadseffektiva alternativ.
Godkännande av utlägg: Sätt tydliga processer för godkännande av utlägg. På så sätt säkerställer du kontroll över kostnader och att företagets policy följs. Beroende på organisationens storlek kan det behövas ett antal lager i attesthierarkin.
Budgetering: Med effektiv utläggshantering kan du definiera inköpsbegränsningar och mål som kopplas till din budget. På så sätt kan företaget få bättre översikt och kontroll över kostnader, främja finansiell disciplin och motverka överspendering.
Rapportering och analys: Genom att analysera data om utlägg får du insyn i inköpsmönster, och trender för bättre beslutsunderlag. Rapporteringsverktyg kan hjälpa dig att upptäcka möjligheter för kostnadsoptimering och säkerställa bättre finansiella beslut.
Ersättning och utbetalning: Med effektiv utläggshantering kan du betala ut ersättning till anställda i tid, följa gällande policys och hantera leverantörsbetalningar smidigt, vilket främjar goda affärsrelationer.
Hur fungerar utläggshantering?
Processen för utläggshantering innefattar vanligtvis följande steg:
Anställdas utläggsrapport: Anställda registrerar och skickar in sina utlägg för ersättning. Det här görs antingen direkt till närmaste chef, till ekonomiavdelningen eller via ett system för utläggshantering.
Godkännande: Chefer eller attestanter granskar utlägget och kan välja att godkänna eller neka återbetalningen.
Granskning: Ekonomiavdelningen granskar utläggsrapporten och kontrollerar att inköpet följer företagets policy.
Återbetalning: Ekonomiavdelningen betalar ut ersättning till de anställda om utlägget är godkänt.
Dokumentation: Ekonomiavdelningen arkiverar dokumentation för utlägget och ser till att kvitton finns tillgängliga för framtida revisioner.
Varför är utläggshantering viktigt?
Genom att implementera en strukturerad process för utläggshantering får företag kontroll över anställdas inköp, säkerställer korrekt bokföring och får bättre underlag för data-drivet beslutsfattande. Fördelarna är många: insyn i inköp per utgiftskategori, tydlighet kring godkännanden, optimerad användning av budget, minskad risk för dubbla eller bedrägliga betalningar, och mycket mer.
Effektiv hantering av utlägg hjälper dig att upptäcka och motverka onödiga eller överdrivet höga utgifter så att verksamhetens kostnader hålls inom tillgängliga medel.
Genom att ta kontroll över kostnader kan du undvika att gå över budget och säkerställa att finansiella planer hålls intakta och genomförbara.
Korrekt registrering av utlägg ger dig värdefull insyn i inköpsmönster så att du kan leverera bättre finansiella rapporter och prognoser.
Att minska onödiga inköp ger en direkt påverkan på företagets lönsamhet. Besparingar som du istället kan investera i initiativ som driver tillväxt eller använda för att förbättra resultatet på sista raden.
Du säkerställer att företaget lever upp till gällande finansiella regelverk och egna policys. Undvik legala problem och skapa förtroende hos företagets intressenter.
Enkel och effektiv utläggshantering frigör tid och resurser som kan läggas på mer värdeskapande arbete för din verksamhet.
Vad är skillnaden mellan utläggshantering och bokföring?
Båda aktiviteterna handlar om finansiell registrering och uppföljning men utläggshantering handlar specifikt om att registrera, godkänna och ersätta anställdas utlägg som är gjorda för arbetsgivarens räkning. Bokföring är en bredare aktivitet som innefattar registrering av alla typer av kostnader och intäkter, rapportering och finansiella prognoser.
Vanliga utläggskategorier
De vanligaste kategorierna för utlägg och inköp som görs av anställda är resor, måltider, underhållning, kontorsmaterial och annonsering. Genom att ta reda på vilka kategorier som är viktiga i ditt företag kan du börja analysera kostnader mot budget på ett effektivt sätt.
Utlägg vid tjänsteresor – exempel
Utlägg som uppstår i samband med tjänsteresor innefattar ofta:
- Resor, såsom flygbiljetter, bilhyra, taxi
- Boende såsom hotell, motell och Airbnb
- Milersättning
- Måltider
- Representation
Vad är en utläggspolicy?
En utläggspolicy specificerar vilka företagsutlägg som kan ersättas till den anställde. Den innehåller också regler för granskning, godkännande och uppföljning av utlägg. En policy inkluderar även ofta detaljer kring ersättningsnivåer, accepterade inköp, traktamentsbelopp och godkännandeprocess. Att introducera en effektiv policy för utlägg är ett av de bästa sätten för att få kontroll på de anställdas inköp.
Lagkrav för utläggshantering
Bokföringslagen definierar krav för alla typer av finansiella processer hos svenska företag. Per 1 juli 2024 räcker det med en digital version som bokföringsunderlag, dvs när du har skannat eller fotat kvittot kan du slänga kvittot. Tänk på att du endast får slänga kvittot om du kan visa att det digitaliserats korrekt. Enligt tidigare krav i bokföringslagen måste företag spara räkenskapsinformation i sin originalform (såsom fysiska kvitton vid utlägg) under drygt tre år.
Hur påverkar tidigare lagkrav för utlägg företag?
Lagkravet före 1 juli 2024 innebar att företag måste spara och arkivera originalkvitton som bokföringsunderlag under drygt tre år. Företag måste ha dessa tillgängliga så att de kan tas fram vid en eventuell revision. Det här innebär en mängd manuella processer, inte bara på ekonomiavdelningen. Det tar också tid för den anställde som har gjort utlägg att hålla reda på, sortera och skicka in papperskvitton. För en anställd som ofta gör tjänsteresor blir det många kvitton att hålla reda på.
Vad innebär den nya lagen om slopat krav på fysiska kvitton?
Den nya lagen innebär att papperskvitton endast behöver sparas till dess att informationen har överförts i digitalt format. När väl kvittot skannats eller fotats gäller den digitala versionen som bokföringsunderlag. Det finns krav på överföringen; informationen får inte förändras eller försvinna. Precis som tidigare ska företaget förvara de digitala kvittona säkert och tillgängliga för revision. De nya reglerna trädde i kraft den 1 juli 2024.
Hur påverkar de nya reglerna för kvittohantering företag?
De nya reglerna betyder att svenska företag kommer uppleva en stor förenkling av utläggshanteringen. Företag och dess anställda kan nu få ut den fulla potentialen av digitala hjälpmedel. Anställda kan registrera sina utlägg direkt i en mobilapplikation, fota kvittot och skicka för godkännande medan de fortfarande är i butiken eller på resan. Det är dock viktigt att välja rätt lösning för utläggshantering, dels för att säkerställa hög kvalitet på den digitala kopian av kvittot och dels för att säkerställa att överföringen till digitalt klarar lagkraven.
En smart lösning tar inte bara om ett högupplöst foto för att skapa en digital kopia. Den använder OCR-teknik för att extrahera data, översätta vid behov och registrera i rätt fält i ekonomisystemet för korrekt bokföring. Det är en lösning som klarar lagkraven för teknik, hantering och säkerhet.
Slopandet av kravet på papperskvitton kommer att spara mängder med tid och ta bort krångliga processer både för den anställda och för ekonomiavdelningen. Dessutom innebär lagkravet en stor besparing. Enligt den beräkning som ligger till grund för förändringen av lagen kommer svenska företag att spara närmare 4 miljarder kronor per år.
Olika sätt för att hantera utlägg
Att ha en process för utläggshantering på plats är viktigt för alla företag, men det kan göras på olika sätt i olika organisationer.
Pappersblanketter
Pappersblanketter är det traditionella och föråldrade sättet att rapportera utlägg. Det må vara ett billigt sätt men innebär en mängd krångliga och tidskrävande uppgifter, såsom att registrera utläggsrapporter och hålla koll på papperskvitton.
Kalkylblad
Kalkylblad (såsom Excel) är mer sofistikerade än pappersblanketterna. Du kan importera data och lägga in automatiska beräkningar. Men de är inte alltid användarvänliga för anställda som inte är vana vid Excel och det finns stora risker för mänskliga fel eftersom datainmatningen fortfarande till största delen är manuell.
Digital utläggshantering
En digital lösning för utläggshantering förenklar och automatiserar hela processen. De flesta lösningar kan importera kvitton och skapa helt elektroniska utläggsrapporter, så att du slipper hantera papper. Samtidigt kan du få tydliga rapporter över inköp, utlägg och annan finansiell information. Anställda föredrar ofta den här lösningen eftersom det är enkelt att registrera utlägg och reseräkningar utan att krångla med blanketter, Excel-blad eller kvitton.
Så kan Expensya hjälpa dig
Expensya, som är en del av Medius, revolutionerar din utläggshantering.
Du får alla verktyg du behöver för att hantera utlägg effektivt; från avancerad OCR+-teknik och utförliga rapporter till en användarvänlig mobilapplikation. Oavsett om du har ett litet företag som behöver enkel utläggshantering eller en stor organisation med komplexa behov kan Expensya hjälpa dig. Tack vare robust funktionalitet och ett intuitivt gränssnitt har 6 000 företag över hela världen redan valt Expensya för att hantera utlägg.
Intelligent OCR-teknologi: lösningen extraherar automatiskt alla relevanta uppgifter från dina kvitton såsom belopp, moms, turistskatt, utgiftskategori, datum, betalmetod, valuta och handlarens namn. Informationen fångas upp på dussintals språk och i många olika format.
Snabb utläggshantering när du är på språng: med mobilapplikationen för Android och iOS kan du fota dina kvitton var som helst (även när du är i flight mode på flyget) och hantera dina utlägg i realtid.
Enklare registrering av milersättning: Du behöver bara lägga in start och mål för resan. Expensya räknar automatiskt ut avstånd med hjälp av Google Maps.
Kontrollera utläggen från start: Med virtuella och fysiska företagskort kan du kontrollera utläggen genom att definiera förhandsgodkända budgetar och sätta anpassade kostnadsgränser.
Kundcase: OVHcloud
OVHcloud behövde en flexibel, molnbaserad lösning för utläggshantering. Tack vare Expensya har de kunnat automatisera varje steg i processen och sparat 80% av den tid de tidigare spenderade på utläggshantering.
- All pappershantering är borta, 100% automatiserad process
- Bättre insyn i utlägg
- Enorma tidsbesparingar för ekonomiavdelningen
Är det dags att digitalisera din utläggshantering?