MediusGo förklarar: Kontroll inom leverantörsreskontra
KONTROLL
Genom att använda elektronisk fakturahantering kan en användare få bättre kontroll över företagets leverantörsfakturor på flera sätt:
Elektronisk fakturahantering gör det möjligt att automatisera hela fakturahanteringsprocessen. Detta inkluderar mottagande, granskning, godkännande, betalning och även arkivering av fakturor. Automatiseringen minskar risken för felaktigheter, minskar tiden som krävs för att hantera fakturor manuellt och ger användaren bättre kontroll över fakturahanteringsprocessen.
En grym sökfunktion ger dig bättre kontroll
Med elektronisk fakturahantering blir en digital sökfunktion mycket värdefull. Istället för att behöva bläddra igenom gamla pärmar och papperskopior för att hitta en specifik faktura, kan man enkelt söka efter den i systemet. Det sparar tid och minskar frustrationen som ofta uppstår när man letar efter en faktura som man inte kan hitta.
Sökfunktionen i ett elektroniskt fakturahanteringssystem kan vara mycket avancerad och mångsidig. Man kan söka efter fakturor baserat på olika kriterier som till exempel datum, leverantör, belopp, fakturanummer och mycket mer. Man kan även använda sig av FRITEXT sök där ALL information på fakturan blir sökbar. Det betyder att man kan hitta en faktura på bara några sekunder istället för att behöva leta igenom papperskopior i timmar.
Nyttan med en fritextsökfunktion är att den ger användaren möjligheten att söka efter fakturor baserat på sökord som inte finns i fakturans metadata. Det kan till exempel vara att man söker efter en faktura med ett visst ord i beskrivningen, eller att man söker efter en faktura som är kopplad till ett specifikt projekt eller en viss leverantör.
Förbättrad fakturakontroll
Elektronisk fakturahantering gör det möjligt för användaren att implementera flera verifieringssteg för fakturor. Användaren kan granska fakturorna noggrant innan de godkänns för betalning och implementera andra kontrollåtgärder, till exempel att kräva godkännande från flera personer innan en faktura betalas. Detta minskar risken för felaktiga eller bedrägliga fakturor att godkännas och betalas. Övervaka fakturor för att se till att det inte sker överdebitering, dubbletter eller andra felaktigheter. Säkerställa att fakturor betalas i tid för att undvika påminnelseavgifter eller försenade betalningar, vilket kan påverka kreditvärdigheten för ett företag.
Maskiner blir inte trötta och tappar kontrollen
Visste du att AI inte blir trött som vi människor kan bli? Det är sant! AI, eller Artificiell Intelligens, kan jobba dygnet runt utan att behöva ta en paus. Tänk dig att du hade en assistent som kunde jobba 24 timmar om dygnet utan att behöva sova eller ta en kaffe-paus. Tänk vilken produktivitet det skulle innebära!
När det gäller elektronisk fakturahantering är AI en ovärderlig hjälp. Istället för att ha en personal som behöver gå igenom varje faktura manuellt, kan AI göra jobbet mycket snabbare och med högre precision. Men det finns en annan fördel med att använda AI - det kan inte göra fel på samma sätt som människor kan göra.
Människor kan bli trötta, vilket kan leda till slarvfel och misstag. Men AI gör inte sådana misstag, eftersom det är programmerat för att arbeta med precision och konsekvens. Så med hjälp av AI kan man undvika kostsamma misstag som kan orsaka förseningar eller felaktiga betalningar.
Det är inte bara fördelaktigt att använda AI för att undvika felaktigheter. AI kan också hjälpa till att identifiera mönster och avvikelser som människor kanske inte märker. På så sätt kan man upptäcka eventuella problem eller ineffektiviteter och åtgärda dem i tid.
Så när du jobbar med elektronisk fakturahantering, tänk på alla fördelar med att använda AI. Det kan göra jobbet snabbare, mer effektivt och med högre precision än människor kan. Och det bästa av allt, det blir aldrig trött eller gör fel!
Att ta kontroll över fakturor är ett viktigt steg för att effektivisera ekonomihanteringen i ett företag och minska risken för fel och förseningar som kan påverka företagets resultat.