MediusGo förklarar: Flaskhalsar i fakturahanteringen
Var är flaskhalsarna i din organisation?
I alla organisationer som hanterar leverantörsfakturor finns det flaskhalsar som kan påverka effektiviteten och produktiviteten i fakturahanteringsprocessen.
Exempel på flaskhalsar kan vara manuella eller pappersbaserade processer som kan vara tidskrävande eller otillräcklig automatisering av processen. Andra faktorer som kan bidra till flaskhalsar inkluderar felaktiga eller ofullständiga uppgifter i fakturorna, svårigheter med att spåra fakturor eller bristande kommunikation mellan avdelningar.
En flaskhals kan orsaka förseningar i betalningsprocessen, vilket kan leda till missnöjda leverantörer och negativ påverkan på organisationens rykte och relationer med sina leverantörer. Det kan också leda till ökade kostnader och arbetsbelastning för personalen som är ansvarig för fakturahanteringsprocessen.
Sammanfattningsvis är flaskhalsar en vanlig företeelse i alla organisationer som hanterar leverantörsfakturor. Det är viktigt att identifiera och hantera dessa flaskhalsar för att säkerställa en effektiv och produktiv fakturahanteringsprocess.
Identifiera: Var fastnar fakturan – varför stannar den? Vad finns det för hinder för att fakturan inte skall konteras och godkännas i tid?
- Tekniska problem: Ett av de vanligaste problemen är tekniska problem, t.ex. om fakturor inte kan laddas upp eller läsas av på grund av bristfällig fakturatolkning.
- Mänskliga faktorer: Mänskliga faktorer kan också spela in, till exempel om anställda inte har tillräcklig kunskap eller kompetens att använda fakturahanteringssystemet korrekt.
- Integrationsproblem: Fakturahanteringssystemet kan ha problem att integreras med andra system och databaser som företaget använder, vilket kan leda till förseningar eller felaktigheter.
- Säkerhetsproblem: Ett annat vanligt problem är säkerhetsproblem, till exempel om känslig information läcker ut eller om systemet blir hackat.
- Lagstiftningskrav: Fakturahantering måste följa olika lagar och regler, till exempel krav på dataskydd och arkivering av fakturor, vilket kan skapa ytterligare administrativa utmaningar och potentiella flaskhalsar.
LÖSNING
Genom att använda en rapport som visar flaskhalsar kan organisationen få en tydlig överblick över processen och identifiera de områden som kräver förbättring. Rapporten kan innehålla information om fakturor som tar längre tid än förväntat att behandla, vilka avdelningar eller anställda som står för de största förseningarna, och vilka fakturor som har felaktig eller ofullständig information. Påminnelser kommer att skickas ut per automatik när man inte attesterar eller konterar i tid. Smart fakturahantering stöttar dig på ekonomiavdelningen med underlag för rätt beslut.
Att identifiera flaskhalsar är en viktig del i att förbättra effektiviteten och produktiviteten i fakturahanteringsprocessen. Genom att hantera flaskhalsarna kan organisationen minska tiden som krävs för att behandla fakturor och undvika förseningar i betalningen. Det kan också bidra till stärkt relation hos dina leverantörer och minska risken för fel och misstag i fakturahanteringsprocessen.
En rapport med flaskhalsar kan också hjälpa organisationen att identifiera de områden där automatisering kan implementeras för att förbättra effektiviteten i processen. Automatisering av fakturahanteringsprocessen kan bidra till att minska arbetsbelastningen och öka precisionen i fakturahanteringen.