Reflektioner från en fakturahanterings resa mot verklig automatisering.
Lärdomar och tips för fakturahanteringen som är redo för mer.
Dagens fakturahantering ser annorlunda ut än gårdagens.
Möt Sarah, chef för fakturahantering.
Möt Sarah. Hon är en fiktiv chef för fakturahantering, men hennes historia är allt annat än påhittad. Istället speglar hennes berättelse de tusentals kunder och prospekts som vi har arbetat med - med rötter i verkliga vittnesmål.
Dagens resa mot verklig automatisering ser annorlunda ut än för 5-10 år sedan. Tekniska framsteg kan nu hjälpa dig att nå oöverträffade effektivitetsnivåer och leverera en holistisk automatiserad end-to-end-process.
Om du börjar från noll eller till och med är delvis automatiserad kan du ta hjälp av Sarah. Hennes resa mot automatisering av leverantörsreskontran har varit full av milstolpar, och hon har delat med sig av insikter om vanliga smärtpunkter, värdefulla lärdomar och vad tekniken kan göra för dig och ditt team.
Reflektion #1: Frustrationer före automatiseringen.
Jag är så frustrerad. Vi gör vårt bästa med det vi har.
Ännu en sen betalning eftersom vi drunknar i fakturor. Papper och e-post - som vi ändå måste skriva ut. Vi försöker hålla ordning på dem, men det finns en gräns för hur mycket ordning det går att få i ett arkivskåp.
Förra året såg vi en liten ökning av produktiviteten med skanningslösningar, men ärligt talat fungerar det inte bra för de flesta fakturor och fångar bara upp information på rubriknivå.
Och godkännanden? Glöm det. Hundratals e-postmeddelanden skickas till olika filialer, och de flesta förblir obesvarade om jag inte jagar dem.
Den stora mängden e-postmeddelanden är överväldigande. Leverantörerna vill veta när de får betalt. Våra fakturor saknar sammanhang, vi får slumpmässiga bilagor och efterfrågan på rapporter gör att vi har svårt att få ihop dem.
Jag gör mitt absolut bästa, men jag har helt enkelt inte det jag behöver och jag oroar mig för att det ska ge en dålig bild av mitt team.
- Manuella processer för fakturahantering är ett stort problem och ett hinder för produktiviteten på avdelningen för fakturahantering.
- En Medius-studie bland 2 740 ekonomi- och inköpsansvariga visade att 45 % av leverantörsbetalningarna är försenade, vilket leder till ansträngda relationer och förseningar i bokslutet. Dessa systematiska problem beror på bristande automatisering av fakturor och betalningar, bristande synlighet och begränsat stöd från ledningen.
- Företag måste prioritera fakturahantering för att få kontinuitet och effektiva strategier för rörelsekapital. Även tidigare automatiseringsinsatser kan behöva omvärderas.
- Branschriktmärken – som de nedan – kan hjälpa organisationer att fastställa potentialen för förbättringar.
- 96,80 SEK
Kostnad för att behandla en enda faktura - 10,9 dagar
Tid för att hantera en enda faktura - 22.5%
Andel fakturor med undantag
- 30.2%
Fakturor som behandlas rakt igenom - 43%
Leverantörer aktiveras elektroniskt - 22.5%
Personalens tid för att besvara förfrågningar
- 96,80 SEK
“Godkännarna är mycket nöjda. Det är en enorm tidsbesparing för dem - de använder sina bärbara datorer, mobiltelefoner och surfplattor - för att få tillgång till att granska och godkänna alla fakturor var de än befinner sig. Användarna får en rapport i Medius och kan se dokumentet, vem som har godkänt det och all stöddokumentation. För cheferna stödjer verktyget deras budgetgranskningsprocess. De är i extas. Och fakturahanteringen slipper ständigt få frågor om varför vissa saker finns med i deras budget.”
Elise Byrd
Chef för fakturahantering, Silver Eagle Distributors
Reflektion 2: Vi undersöker automatisering av fakturahanteringen.
Äntligen en paus i vår kamp för fakturahantering.
Vi har äntligen fått klartecken att titta på lösningarför fakturahantering, men det finns så många leverantörer som verkar erbjuda samma sak. Vi måste gå försiktigt fram med en prioriteringslista över alla ”måste-ha”-objekt.
Vi måste förbättra vår fångstfrekvens och anpassa routningsregler utan IT-hjälp. Men vi vill också att fakturor automatiskt ska kopplas till beställningar och varumottagningar så att mitt team inte behöver hantera varenda faktura. Så prioriteringarna inkluderar:
- Fångst på rubrik- och radnivå
- Funktioner för maskininlärning och artificiell intelligens
- Ett användarvänligt gränssnitt
- 3-vägs matchning
Den sista delen av fakturahanteringen –betalningarna– är också en fråga. Eftersom vi får fler leverantörer som använder e-betalningar är det viktigt med en lösning som täcker alla steg och betalningstyper.
En molnbaserad lösning skulle vara bäst eftersom vi växer snabbt. Flexibilitet med ERP-integrationer kommer att hjälpa oss att få nya affärsenheter in i samma effektiviseringsprocess. Dessutom behöver vi uppdateringar och funktioner som sker automatiskt så att vi inte behöver betala för uppgraderingar eller vänta på IT.
Jag får också påtryckningar från IT för att säkerställa att våra leverantörer kan stödja ERP-integrationer snabbt. Vårt projekt är verkligen beroende av snabbhet till värde, så lösningen måste kunna anslutas till våra befintliga affärssystem med en kort implementering, annars är det en "deal killer".
- Det kan vara överväldigande till en början, men ta dig tid att förstå landskapet för automatisering av fakturahantering. Många leverantörer hävdar att de kan automatisera fakturahanteringen, men de kan inte erbjuda en heltäckande automatisering. Ställ dessa viktiga frågor:
- Vad är grunden för deras teknik?
- Stöds den av AI/ML eller är det ett enkelt arbetsflödesverktyg för Robotic Process Automation (RPA)?
- Kan det täcka hela processen från faktura till betalning?
- Hur ser ERP-integrationen ut?
- Gör en lista över de viktigaste funktionerna viktigaste funktionerna du letar efter och håll dig till den, så att du håller potentiella leverantörer ansvariga för vad som verkligen betyder något för ditt företag.
- Bortsett från lösningsfunktionerna bör leverantörerna visa att de är engagerade i att samarbeta med ditt företag. Kundframgångar, bevis på att man överträffar kraven och att man värdesätter kundfeedback är nödvändigt, tillsammans med innovativ teknik som ML och AI i produktplanerna.
“Teammedlemmarna kan logga in var som helst, till och med från sina telefoner, för att hantera godkännanden. Det finns så många fördelar med att gå över till ett helautomatiskt system, det är användarvänligt och en enorm förbättring jämfört med det system vi hade tidigare. Kostnaden var också en faktor som vägdes in i beslutsprocessen. Återkopplingen från verksamheten har varit mycket positiv.”
Katrina Ena
Chef för leverantörsreskontra, Fluidra
Autonomi gör att rätt åtgärder kan vidtas oavsett vad som händer.
AI/ML åtgärdar bristerna med regelbaserad automatisering genom att skapa autonoma motorer för fakturahantering. Där automatisering dikterar att en viss uppsättning åtgärder ska vidtas när den utlösande händelsen inträffar, dikterar autonomi, genom AI/ML, att rätt uppsättning åtgärder ska vidtas när de utlöses, även när de underliggande detaljerna ändras.
Det är en subtil men kraftfull skillnad. Tänk på hur ett autonomt system gör det möjligt att skicka godkännanden till rätt person även när vissa aspekter av godkännandeflödet ändras på grund av frånvaro, jobbbyten, projektgruppsförflyttningar och så vidare - allt utan mänsklig inblandning. Kraftfullt.
Reflektion #3: Beslut om automatisering av fakturahantering.
Vi har gjort vårt val. Dags att få med oss alla.
Efter en månad av leverantörsgranskningar, otaliga demonstrationer och timmar av research har vi äntligen gjort vårt val. Nu behöver vi godkännande från vår CFO och andra intressenter i ledningen.
Vi arbetade med de bästa leverantörerna, som hjälpte till att bygga upp vårt business case och ROI-beräkningar för att klargöra förväntningarna. IT-avdelningen har också vägt in att den starkaste integrationen med vårt affärssystem och en beprövad driftsättningsmodell är viktiga prioriteringar för deras avdelning.
Mitt team har sammanställt de konkreta fördelarna:
- Sparade timmar med AI och ML.
- Vinster tack vare rabatter vid tidig betalning och förmånliga betalningsvillkor.
- Möjlighet att skala utan att minska antalet anställda, med mera.
Och de mjuka fördelarna med:
- Mer fokus på vårt strategiska arbete inom fakturahantering.
- Tidsbesparingar för affärsanvändare i fakturagodkännandeprocessen.
- Möjlighet att stödja distansarbete - ett måste i dagens miljö - och mycket mer.
Bonus: Genom den här processen upptäckte vi möjligheten att överbrygga klyftan mellan fakturahantering och inköp. Istället för att ständigt skylla på varandra kan vi använda en lösning som förstår inköpsavdelningens roll och enkelt kan matcha komplexa beställningar, vilket underlättar vår relation— en stor vinst.
Nu är det dags att få den ultimata uppslutningen kring vår valda lösning för fakturahantering.
- Ett korrekt business case för automatisering av fakturahantering bör innehålla bevis på avkastningen på investeringen för att få intressenternas stöd. Observera att molnbaserad fakturahantering hjälper företag att spara pengar, öka vinsten och förbättra relationerna med leverantörerna.
- Samarbeta med en leverantör med beprövad metodik och snabb värdeökning för omedelbara fördelar och snabb break-even/ROI.
- Bevisa konkreta och mjuka fördelar med automatisering av fakturahantering, inklusive leverantörs- och inköpsrelationer:
- Att betala i tid och få betalningsrabatter förbättrar effektiviteten och synligheten och ökar resultatet.
- Revisioner blir enklare och övertiden minskar.
- Betalningar i tid skapar förtroende hos leverantörerna, leder till kostnadsbesparingar och mycket mer.
“Teamet var fantastiskt att arbeta med och hela implementeringsprocessen var mycket smidig. Vi är mycket nöjda med projektet och ser fram emot att använda Medius. Tack så mycket!”
Joanne Kime
Polaris Sales Inc
Arbetar du med eller mot inköpsavdelningen?
En sund relation mellan inköp och ekonomi kan förändra en organisation. Relationen mellan ekonomi och inköp är en nödvändighet för att kunna göra ett bra (och korrekt) arbete. En dålig relation mellan de två teamen innebär att fler misstag begås och att relationerna med leverantörerna skadas.
Reflektion #4: Implementering av automatisering av fakturahantering och förändringshantering.
Det är enkelt att rulla ut fakturahantering.
Vår fantastiska leverantör har svarat på alla våra frågor och håller utbildningssessioner för avancerade användare. Dessutom har de ordnat utbildning för affärsanvändare, och vi får e-post varje vecka med korta videor som hjälper till i utrullningsprocessen. Deras praktiska support är en av anledningarna till att vi valde dem.
Jag kan också hitta hjälp på onlineportalen, som regelbundet uppdateras med ny information och nya funktioner. De har till och med vanliga frågor och videohandledning, vilket gör det snabbt och enkelt att lära sig på begäran. Fantastiskt.
Det är också betryggande att ha stöd från andra affärsområden, som IT, som hade satt upp ett mål för cirka 5 år sedan om att vara helt molnbaserade. IT är mycket nöjda med vår nya lösning för fakturahantering eftersom driftsättningen kommer att ske helt på distans och alla framtida uppgraderingar kommer att ske i molnet. Att veta att de inte behöver hantera en klumpig lokal lösning är en stor vinst.
- Överlämningen efter undertecknandet av ett avtal med en leverantör borde inte förvåna dig. Under granskningsprocessen är tydliga förväntningar från båda sidor när det gäller ansvar och arbete avgörande för att göra go-live-processen så smidig som möjligt.
- IT-avdelningen bör känna sig bekväm med förväntningarna, och din organisation bör dokumentera och tydliggöra integrationer för att förhindra oväntade vägspärrar.
- Automatisering av fakturahantering erbjuder snabb implementering och omedelbara, betydande fördelar. Den leverantör du väljer måste visa att den kan ta dig igenom go-live inom rimlig tid, prioritera kundframgångar och tillhandahålla otvetydiga kundreferenser för att backa upp sina påståenden.
“Medius team ger oss insikter om branschnormer och bästa praxis, som vi inte hade någon aning om eller tillgång till tidigare. Kombinationen av modern teknik och branschexpertis har varit mycket värdefull för oss.”
Alden Senteney
Projektledare, Briggs Equipment
Reflektion #5: Skördar frukterna av en verklig automatisering av fakturahanteringen.
Framgång. Fakturahantering som den borde vara.
Vi är nu sex månader in i processen och är så nöjda. Vi har tagit bort våra eftersläpande fakturor och lanserat ett strategiskt initiativ med våra största leverantörer för att börja få tillbaka intäkter.
Synligheten är otrolig.
- Vi kan se leverantörernas undantag och arbeta med dem (nu när vi har tid) för att minska felen.
- Analyserna är superskarpa. Färdiga instrumentpaneler för ledningen stöder affärskritiska beslut varje dag. Vår CFO är helt överlycklig (och stressar mindre).
- De rapporter jag har byggt och schemalagt är tydliga, uppdaterade med de senaste molndata och lätta att anpassa.
Vi har samarbetat mer än någonsin med inköpsavdelningen och arbetat med interna policyer och rutiner. Jag har hört att de pratar med vår nya leverantör om att införa moduler för outsourcing och avtalshantering för att ytterligare effektivisera P2P-processen.
Våra affärsgodkännare är också nöjda. Oavsett var de arbetar får de den information de behöver för att godkänna icke-PO-fakturor i sin mobilapp.
När jag ser tillbaka kan jag inte förstå att vi inte fixade vår process tidigare med automatisering av fakturahanteringen. Det är helt ärligt som om min arbetsbeskrivning äntligen är på 2000-talet. Mitt team och jag arbetar med strategiska initiativ och kontinuerliga KPI-förbättringar, och vi känner oss faktiskt som en tillgång och skapar värde för verksamheten nu.
Jag ser fördelarna så tydligt. Det här är verkligen fakturahantering som den ska vara – autonom fakturahanteringsteknik som hjälper oss att fokusera på det som verkligen betyder något för verksamheten.
- Kommer du ihåg de ”lågt hängande frukterna” som nämndes i den senaste reflektionen? Det du läser från Bob är bara början på vad du kan förvänta dig med en modern, beröringsfri fakturahantering.
- Att automatisera betalningsprocesserna kan ge kostnadsbesparingar och garanterad utdelning genom elektroniska betalningar. Och den ökade effektiviteten ger värdefull tid som kan läggas på att åtgärda flaskhalsar i processen och optimera verksamheten från faktura till betalning.
- Med robust kontroll och insyn kan du koncentrera dig på kontinuerliga förbättringar och använda datastödda riktmärken för att mäta framsteg och sätta upp realistiska mål för framtiden.
“Vi gillar att se hur många fakturor som faktiskt är beröringsfria och se hur mycket mer tid vi har nu. Tidigare hade vi bara 12 filialer och vi har kunnat växa hela vägen till 18 och vi har inte behövt anställa fler personer.”
Mayra Perez
Chef för fakturahantering, Chadwell Supply
Vill du ha en helhetsbild av kostnaderna?
Instrumentpaneler och rapporter är bra, men ekonomiteam behöver data vid beslutstillfället. Värdet i synligheten kommer när du kan upptäcka potentiella risker eller dubbletter av fakturor när de uppstår, så att du snabbt kan lösa problem. En holistisk vy ger dig de svar du behöver när du behöver dem.
Läs vår korta guide för att uppnå en autonom, AI-stödd fakturahantering och få en kristallklar bild av alla dina viktiga finansiella data, något som du kan betrakta som ”fakturahanteringens nirvana”.
Medius för verkligt autonom fakturahantering. Så som det borde vara.
Varför Medius? Vi är en ledande global leverantör av molnbaserade lösningar för utgiftshantering som hjälper organisationer att driva sin verksamhet framåt genom att möjliggöra förstklassig processeffektivitet, kostnadsbesparingar och bättre finansiell kontroll.
