Reflecties over de reis van een AP manager naar echte automatisering.
Lessen en tips voor AP-teams die klaar zijn voor meer.
De AP van vandaag ziet er anders uit dan die van gisteren.
Maak kennis met Sarah, AP-manager.
Maak kennis met Sarah. Ze is een fictieve AP-manager, maar haar verhaal is allesbehalve verzonnen. Haar verhaal weerspiegelt de duizenden klanten en prospects met wie we hebben gewerkt – geworteld in getuigenissen uit de echte wereld.
De reis naar echte automatisering ziet er vandaag de dag anders uit dan 5-10 jaar geleden. Dankzij de technologische vooruitgang is het nu mogelijk ongekende efficiëntieniveaus te bereiken en een holistisch end-to-end geautomatiseerd proces te leveren.
Als u vanaf nul begint of uw processen maar gedeeltelijk geautomatiseerd hebt, neem dan een voorbeeld aan Sarah. Haar reis naar automatisering van de crediteurenadministratie kende vele mijlpalen, waarbij ze inzichten deelde over veelvoorkomende pijnpunten, waardevolle lessen en wat technologie voor u en uw team kan betekenen.
Reflectie #1: Frustraties in de periode van pre-automatisering.
Flink gefrustreerd. We doen ons best met wat we hebben.
Weer een betalingsachterstand omdat we verdrinken in facturen. Veel papieren en e-mails - die we toch moeten afdrukken. We proberen ze te sorteren, maar daar is maar beperkt ruimte voor in een archiefkast.
Vorig jaar zagen we de productiviteit wat toenemen door het gebruik van scanoplossingen, maar eerlijk gezegd werkt dit bij de meeste facturen niet goed en wordt alleen informatie op kopniveau vastgelegd.
En goedkeuringen? Vergeet het maar. Er worden honderden e-mails verzonden naar verschillende filialen en de meeste blijven onbeantwoord, tenzij ik er achteraan ga.
Alleen al het aantal e-mails is overweldigend. Leveranciers willen weten wanneer ze betaald worden. Onze facturen hebben geen context, willekeurige bijlagen en de vraag naar rapporten is bijna niet bij te benen.
Ik doe mijn uiterste best, maar ik heb gewoon niet wat ik nodig heb en ik maak me zorgen dat dit mijn team een slechte naam geeft.
- Handmatige AP-processen zijn een groot probleem en een belemmering voor de productiviteit op de AP-afdeling.
- Uit een onderzoek van Medius onder 2.740 professionals op het gebied van financiën en inkoop bleek dat 45% van de betalingen aan leveranciers te laat plaatsvindt, wat leidt tot spanningen in de relatie en vertragingen bij het sluiten van de boeken. Deze systematische problemen komen voort uit een gebrek aan automatisering van facturen en betalingen, een gebrek aan inzicht en beperkte ondersteuning vanuit leidinggevenden.
- Bedrijven moeten prioriteit geven aan AP om de continuïteit te bewaken en effectieve strategieën voor werkkapitaal te realiseren. Zelfs eerdere automatiseringsinspanningen moeten mogelijk opnieuw worden geëvalueerd.
- Branchebenchmarks – zoals de benchmarks hieronder - kunnen organisaties helpen om het potentieel voor verbetering te bepalen.
- € 8.93
De kosten om één factuur te verwerken - 10,9 dagen
De tijd om één factuur te verwerken - 22.5%
Percentage afwijkende facturen
- 30.2%
Direct verwerkte facturen - 43%
Elektronisch ondersteuning bij leveranciers - 22.5%
Personeelstijd besteed aan het beantwoorden van vragen
- € 8.93
“Goedkeurders zijn erg blij. Het kunnen bekijken en goedkeuren van elke factuur vanaf iedere locatie bespaart hen enorm veel tijd. Ze gebruiken afwisselend hun laptop, mobiele telefoon en tablet. Gebruikers ontvangen een rapport in Medius: ze zien het document, wie het heeft goedgekeurd en alle ondersteunende documentatie. Voor managers ondersteunt de tool het budgetcontroleproces. Ze zijn enthousiast. En AP hoeft niet voortdurend vragen te beantwoorden over waarom bepaalde dingen in hun budget staan.”
Elise Byrd
AP Manager, Silver Eagle Distributors
Reflectie #2: Kijken naar AP Automation.
Eindelijk een doorbraak in onze strijd voor AP-technologie.
We hebben eindelijk toestemming gekregen om te kijken naar AP-oplossingen, maar veel aanbieders lijken hetzelfde aan te bieden. We moeten voorzichtig te werk gaan met een prioriteitenlijst van alle “must-have”-items.
We willen de snelheid van vastlegging kunnen verbeteren en procesregels kunnen aanpassen zonder de hulp van IT. Maar we willen ook dat facturen automatisch worden gekoppeld aan inkooporders en goederenontvangsten, zodat mijn team niet elke factuur hoeft aan te raken. De prioriteiten zijn dus onder andere:
- vastleggen van koppen en regels
- mogelijkheden voor machine learning en kunstmatige intelligentie
- een gebruiksvriendelijke interface
- 3-way matching
De laatste stap van het AP-proces –betalingen– is ook een probleem. Aangezien steeds meer leveranciers overgaan op e-betalingen, is een oplossing die alle stappen en betalingstypes omvat cruciaal.
Een cloudgebaseerde oplossing zou het beste zijn omdat we snel groeien. Flexibiliteit met ERP-integraties zal ons helpen om nieuwe bedrijfsonderdelen in hetzelfde stroomlijningsproces op te nemen. Bovendien willen we dat updates en functies automatisch worden uitgevoerd, zodat we niet voor upgrades hoeven te betalen of op IT hoeven te wachten.
IT hamert er bij mij ook op om ervoor te zorgen dat de leverancier ERP-integraties snel kunnen ondersteunen. Ons project staat of valt met de snelheid om waarde te creëren, dus de oplossing moet aansluiten op onze bestaande bedrijfssystemen en de implementatie moet weinig tijd in beslag nemen.
- Het kan in het begin overweldigend zijn, maar neem de tijd om het landschap van AP-automatisering te begrijpen. Veel softwareleveranciers beweren dat ze het AP-proces automatiseren, maar slagen er niet in om echt end-to-end te automatiseren. Stel deze belangrijke vragen:
- Wat is de basis van hun technologie?
- Wordt de oplossing ondersteund door AI/ML of is het een eenvoudige workflowtool voor Robotic Process Automation (RPA)?
- Dekt het de volledige omvang van het factuur- tot en met betalingsproces?
- Hoe ziet de ERP-integratie eruit?
- Maak een lijst van de belangrijkste functies die u zoekt en houd u daaraan, waarbij u potentiële leveranciers verantwoordelijk houdt voor wat echt belangrijk is voor uw bedrijf.
- Ook is het van belang dat leveranciers laten zien dat ze zijn toegewijd aan de samenwerking met uw bedrijf. Succesvolle klanten, bewijs van adequaatheid en het waarderen van feedback van klanten, al die aspecten zijn noodzakelijk, net als innovatieve technologie zoals ML en AI in productroadmaps.
“Teamleden kunnen overal inloggen, zelfs op hun telefoon, om goedkeuringen te verwerken. Overstappen op een volledig geautomatiseerd systeem brengt enorm veel voordelen met zich mee. Het systeem is gebruiksvriendelijk en een enorme verbetering ten opzichte van het systeem dat we daarvoor hadden. De kosten speelden ook een rol in het besluitvormingsproces. De feedback vanuit het bedrijf is zeer positief.”
Katrina Ena
Accounts Payable Manager, Fluidra
Wat er ook gebeurt, autonomie zorgt ervoor dat de juiste acties worden uitgevoerd.
AI/ML pakt de tekortkomingen van regelgebaseerde automatisering aan door autonome engines voor factuurbeheer te creëren. Waar automatisering dicteert dat een bepaalde reeks acties wordt uitgevoerd wanneer de gebeurtenis plaatsvindt, zorgt autonomie, door middel van AI/ML, dat de juiste reeks acties wordt uitgevoerd wanneer de gebeurtenis plaatsvindt, zelfs wanneer de onderliggende details verschuiven.
Het is een subtiel maar krachtig verschil: een autonoom systeem dat goedkeuringen naar de juiste persoon laat stromen, zelfs wanneer bepaalde aspecten van de goedkeuringsstroom verschuiven en veranderen door bijvoorbeeld absenties, functiewijzigingen en verplaatsingen in het projectteam - en dat allemaal zonder menselijke tussenkomst. Zonder meer krachtig.
Reflectie #3: Beslissen over AP Automation.
We hebben onze keuze gemaakt. Tijd voor het verkrijgen van instemming.
Na een maand van beoordelingen van leveranciers, ontelbare demo's en uren onderzoek, hebben we eindelijk onze selectie kunnen beperken. Nu hebben we de goedkeuring nodig van onze CFO en leidinggevende belanghebbenden.
We werkten samen met vooraanstaande softwareleveranciers, die hebben geholpen bij het opstellen van onze business case en ROI-berekeningen om de wensen en behoeften goed in beeld te brengen. IT gaf daarnaast aan dat voor hen een vergaande integratie met ons ERP en een bewezen implementatiemodel van groot belang zijn.
Mijn team heeft de tastbare voordelen op een rijtje gezet:
- Een tijdsbesparing van uren dankzij AI en ML.
- Geldwinst dankzij vroegbetaalkortingen en gunstige betalingstermijnen.
- Mogelijkheid tot schalen zonder personeelsreductie, en nog veel andere features.
En de zachte voordelen:
- Meer focus in ons strategisch werk in AP.
- Tijdsbesparing in het goedkeuringsproces van facturen.
- De mogelijkheid om werken op afstand te ondersteunen - een must tegenwoordig - en nog veel andere mogelijkheden.
Bonus: door dit proces ontdekten we de mogelijkheid om de kloof tussen AP en inkoop te overbruggen. In plaats van elkaar voortdurend de schuld te geven, profiteren we nu van een oplossing die de rol van Inkoop begrijpt en complexe inkooporders eenvoudig kan matchen, wat onze relatie vergemakkelijkt— een grote winst.
Nu is het tijd om overtuigend instemming te krijgen voor de AP- automatiseringsoplossing van onze keuze.
- Een goede businesscase voor AP-automatisering moet het rendement op de investering in automatisering van het crediteurenbeheer kunnen aantonen, om instemming van de belanghebbenden te krijgen. Geef aan dat cloud-gebaseerde AP-automatisering bedrijven helpt geld te besparen, de winst te verhogen en de relaties met leveranciers te verbeteren.
- Werk samen met een leverancier die een beproefde aanpak hanteert met een snelle 'speed to value', zodat u profiteert van directe voordelen en een snelle break-even/ROI.
- Maak de tastbare en zachte voordelen van AP-automatisering inzichtelijk, ook waar het gaat om relaties met leveranciers en inkoop:
- Op tijd betalen en betalingskortingen verbeteren de efficiëntie en zichtbaarheid en verhogen de winst.
- Audits worden eenvoudiger en overwerken is minder nodig.
- Tijdige betalingen zorgen voor vertrouwen bij leveranciers, leiden tot kostenbesparingen en nog vele andere voordelen.
“Het was een geweldig team om mee samen te werken en het hele implementatieproces verliep soepel. We zijn erg blij met dit project en zijn blij dat we Medius kunnen gebruiken. Bedankt!”
Joanne Kime
Polaris Verkoop Inc
Werkt u wel of niet goed samen met Inkoop?
Een gezonde relatie tussen inkoop en financiën kan een organisatie transformeren. De relatie tussen financiën en inkoop is noodzakelijk om goed (en nauwkeurig) werk te leveren. Een slechte relatie tussen de twee teams betekent dat er meer fouten worden gemaakt en dat de relaties met leveranciers worden geschaad.
Reflectie #4: AP Automation en verandermanagement implementeren.
AP-automatisering met gemak implementeren.
Onze geweldige leverancier heeft al onze vragen beantwoord en organiseert educatieve sessies voor ervaren gebruikers. Daarnaast hebben ze trainingen opgezet voor alle gebruikers en krijgen we wekelijks e-mails met korte video's die ons helpen bij het uitrolproces. Hun praktische ondersteuning is een van de redenen waarom we voor hen hebben gekozen.
Ik kan ook hulp vinden op het online portaal; die regelmatig wordt bijgewerkt met nieuwe updates en features. Ze hebben zelfs FAQ's en videotutorials. On-demand leren wordt zo een snel en gemakkelijk proces. Geweldig.
Het is ook geruststellend om de steun te hebben van andere bedrijfsonderdelen, zoals IT, dat ongeveer 5 jaar geleden als doel had gesteld om volledig cloudgebaseerd te zijn. IT is erg blij met onze nieuwe AP-oplossing omdat de livegang volledig op afstand kan worden voltooid en alle toekomstige upgrades in de cloud zullen plaatsvinden. De wetenschap dat ze niet hoeven te werken met een onhandige oplossing op locatie is een grote winst.
- Het proces na het tekenen van de overeenkomst met de softwareleverancier zou geen verrassingen moeten opleveren. Tijdens het screeningsproces zijn duidelijke verwachtingen van beide kanten over de verantwoordelijkheid en het werk van belang om het implementatieproces zo soepel mogelijk te laten verlopen.
- IT moet zich prettig voelen bij de verwachtingen en uw organisatie moet integraties documenteren en verduidelijken om onverwachte obstakels te voorkomen.
- AP Automation biedt een snelle implementatie en onmiddellijke, aanzienlijke voordelen. De leverancier die u kiest, moet kunnen aantonen dat hij in staat is om u binnen een redelijke tijd door de implementatie te loodsen. Ook is het van belang dat hij het succes van de klant hoog in het vaandel heeft staan en ondubbelzinnige referenties van klanten kan overleggen om zijn beweringen te staven.
“Het Medius-team geeft ons inzicht in de normen en best practices in de sector, waar we eerder geen idee van hadden en ook geen toegang toe hadden. De combinatie van moderne technologie en branchekennis is voor ons zeer waardevol.”
Alden Senteney
Projectmanager, Briggs Equipment
Reflectie #5: De vruchten plukken van echte AP Automation.
Succes. AP-automatisering zoals het hoort.
We zijn nu zes maanden bezig en zo blij. We hebben onze achterstallige facturen weggewerkt en zijn een strategisch initiatief gestart samen met onze grootste leveranciers om inkomsten terug te verdienen.
De inzichtelijkheid is ongelooflijk.
- We kunnen uitzonderingen met betrekking tot leveranciers zien en met hen samenwerken (nu we de tijd hebben) om fouten te beperken.
- De analyses zijn superscherp. Out-of-the-box dashboards voor leidinggevenden ondersteunen dagelijks bedrijfskritische beslissingen. Onze CFO is zeer enthousiast (en heeft minder stress).
- De rapporten die ik heb gemaakt en ingepland zijn duidelijk, up-to-date (geven de actuele gegevens uit de cloud weer) en eenvoudig aan te passen.
We hebben meer dan ooit samengewerkt met inkoop – gewerkt aan interne beleidsregels en procedures. Ik heb gehoord dat ze met onze nieuwe softwareleverancier praten over uitbestedings- en contractbeheermodules voor nog meer efficiëntie in het P2P-proces.
Onze business approvers zijn ook tevreden. Het maakt niet uit waar ze werken, ze krijgen de informatie die ze nodig hebben om facturen zonder inkooporder goed te keuren op hun mobiele app.
Terugkijkend kan ik niet geloven dat we ons proces niet eerder hebben aangepast met AP automatisering. Het is echt alsof mijn functieomschrijving eindelijk in de 21e eeuw is. Mijn team en ik werken aan strategische initiatieven en continue KPI-verbeteringen, en we voelen ons nu echt een aanwinst en creëren waarde voor het bedrijf.
Ik zie de voordelen zo duidelijk. Dit is echt AP zoals het hoort te zijn – autonome AP-technologie die ons helpt te focussen op wat we moeten doen.
- Herinnert u zich die “laaghangende vruchten” die in de vorige beschouwing werden genoemd? Wat u van Sarah heeft gelezen, is nog maar het begin van wat u kunt verwachten van een modern, contactloos AP-proces.
- Het automatiseren van uw betalingsprocessen kan kostenbesparingen opleveren en dividenden garanderen via elektronische betalingen. En de verhoogde efficiëntie brengt kostbare tijd terug die beter kan worden besteed aan het oplossen van knelpunten in het proces en het optimaliseren van uw factuur tot betalingsactiviteiten.
- Met robuuste controle en inzicht kunt u zich concentreren op voortdurende verbeteringen, waarbij u op gegevens gebaseerde benchmarks gebruikt om de voortgang te meten en realistische doelen voor de toekomst te stellen.
“We vinden het mooi om te zien hoeveel facturen er daadwerkelijk contactloos worden verwerkt en om te zien hoeveel meer tijd we nu hebben. Voorheen hadden we maar 12 filialen. We zijn erin geslaagd door te groeien naar 18 en we hebben niet de behoefte gehad om meer mensen aan te nemen.”
Mayra Perez
AP Manager, Chadwell Supply
Wilt u een holistische kijk op uitgaven?
Dashboards en rapporten zijn geweldig, maar financiële teams hebben gegevens nodig op het moment dat ze beslissingen moeten nemen. Transparantie wordt pas echt waardevol als u potentiële risico's of dubbele facturen kunt ontdekken op het moment dat ze zich voordoen, zodat u problemen snel kunt oplossen. Een holistisch overzicht geeft u op het juiste moment de antwoorden die u nodig hebt.
Lees onze beknopte handleiding voor het realiseren van een autonome, AI-ondersteunde AP en het ontsluiten van een kristalhelder overzicht van al uw belangrijke financiële gegevens. Iets wat u zou kunnen beschouwen als het “walhalla voor AP”.
Medius voor een echt autonoom AP. Zoals het hoort.
Waarom Medius? Wij zijn een toonaangevende wereldwijde leverancier van cloudgebaseerde oplossingen voor spend management, die organisaties helpt hun processen te verbeteren. We maken best-in-class procesefficiëntie, kostenbesparingskansen en meer financiële controle mogelijk.
