Zicht op en controle over al uw contracten met Medius Contract Management
Gebruik Medius Contract Management voor het opslaan en beheren van contractrecords gedurende hun hele levenscyclus, van de eerste creatie tot beëindiging en archivering.
Waarom Medius Contract Management?
Eenvoudig contracten opstellen
Maak en bewerk snel elk type contract met flexibele vooraf geconfigureerde sjablonen. U kunt belangrijke informatie toevoegen, zoals financiële gegevens of risicobeoordelingen, om de overeenkomsten in context te plaatsen.
Geavanceerde rapportage
Real-time rapportage geeft u de gegevens en de mogelijkheid om contractonderhandelingen gemakkelijk te beheren. Met geavanceerd zoeken kunt u contracten en voorwaarden snel vinden.
Mis nooit een verlenging
Geautomatiseerde waarschuwingen helpen u te herinneren aan verlengingen, zodat u nooit een gelegenheid mist om met uw leveranciers te onderhandelen.
De intelligente archiefkast binnen handbereik.
Stel contracten op en beheer ze.
Maak elk type contract met behulp van flexibele vooraf ingestelde sjablonen die zijn geconfigureerd volgens uw bedrijfsvereisten. Specificeer gedetailleerde metadata, beschrijvingen en contracttypes met één klik op de knop. Activeer gebruikersrechten en controles voor gevoelige en vertrouwelijke documenten.
Onderteken altijd en overal met DocuSign.
Medius Contract Management kan worden geïntegreerd met DocuSign, 's werelds toonaangevende leverancier van e-handtekeningen. Hierdoor kunt u contracten veilig elektronisch ondertekenen via een desktop, tablet of mobiel apparaat. Bovendien bieden we een automatische uitgifte van pdf-contracten na voltooiing van de handtekening.
Real-time rapportage en projectbeheer.
Krijg met één klik toegang tot rapporten en analyses voor belangrijke contractgegevens. Real-time rapporten helpen u bij het onderhandelen over contractvoorwaarden en kosten. Maak meerdere projectplannen met herhaalde herinneringen, aangepaste data en waarschuwingen.
Snel contracten zoeken en koppelen.
Zoek en vind elk type contract en belangrijke gegevens snel met Medius Contract Management. Gebruik geavanceerde zoekfilters om leveranciers, meerdere contracten en historische gegevens binnen een contract te doorzoeken. Maak hoofd- en subrelaties tussen contracten en belangrijke documenten. U kunt ook overeenkomsten, subcontracten en verlengingen aan elk contract koppelen.
Een snelle blik op Medius Contract Management.
Bekijk Medius Contract Management in deze twee-minuut durende producttour.
Geen integratie met uw ERP nodig.
Medius Contract Management kan worden geïntegreerd in uw ERP, maar de oplossing is een stand-alone applicatie waarvoor geen integratie nodig is. Op deze manier kunt u, in plaats van maanden, al binnen enkele weken met onze intuïtieve contractbeheersoftware aan de slag. Kenmerken:
- interactieve overzichten en rapporten om snel en eenvoudig toegang te krijgen tot wat u nodig hebt
- beheer van mijlpalen en levenscycli
- zicht op welk contract afloopt en wat een sourcing event nodig heeft
- een samenwerkingstool op één centrale locatie
Onbeheerde contracten en langdurige en dure processen putten geld en middelen uit
Veel voorkomende uitdagingen
- Contracten zijn verspreid en in silo’s ondergebracht.
- Het opstellen en beoordelen van contracten is vaak een handmatig proces.
- Er ontbreekt een controlespoor tijdens onderhandelingen, goedkeuringen en wijzigingen.
- Er ontbreekt een proces om verlengingen en prestaties bij te houden.
Risico's van het ontbreken van een oplossing
- geen versiebeheer en beperkte beveiliging.
- mijlpaal- en levenscyclusbeheer is handmatig.
- geen ondersteuning en inzicht in verplichtingen van automatische verlengingen, beoordelingscycli en belangrijke statistieken.
Voordelen van Medius Contract Management
- 52% minder tijd nodig om een contract te vinden*
- geen papieren contracten meer
- vermindering van het aantal verlopen contracten met 39%*.
- meer gebruik van standaardvoorwaarden zorgt voor naleving*
*Bron: Raising the World-Class Bar in Procurement Through Digital Transformation, The Hackett Group 2018
Voordelen van Medius Contract Management
1
Zicht op alle contractactiviteiten
Medius Contract Management volgt elk contract in elke fase van het beoordelings-, goedkeurings- en ondertekeningsproces en legt onderweg alle contractgegevens vast. Ook monitoring van verlengingen en versiebeheer maken onderdeel uit van de oplossing, waardoor u het overzicht en de audit naleving krijgt die u nodig hebt voor succesvol contractbeheer.
2
Tijdbesparing en efficiëntieverbetering
U hoeft niet langer te zoeken naar papieren contracten die op meerdere locaties zijn opgeslagen. Al uw contracten vindt u op één gebruiksvriendelijke locatie. Maak en bewerk snel elk type contract met flexibele, vooraf geconfigureerde sjablonen.
3
Beheer de volledige levenscyclus van uw contracten
We bieden geautomatiseerde herinneringen zodat u nooit meer contractverlengingen hoeft te missen en zeker weet dat alle contracten op het juiste moment worden afgesloten. Voorkom rollovers, onderhandel over betere contractvoorwaarden en maximaliseer kostenbesparende mogelijkheden.
4
Veilig cloudgebaseerd contractbeheersysteem
Door al uw contracten te centraliseren in een veilig cloudsysteem heeft elke geautoriseerde persoon met een paar klikken direct toegang tot de documenten die hij of zij nodig heeft. Controleer de gebruikersrechten voor toegang tot en updates van gevoelige en vertrouwelijke documenten.
5
Toonaangevende integraties met DocuSign en Microsoft Office
Dankzij de naadloze integratie met DocuSign hoeft u niet langer te zoeken naar handtekeningen voor uw overeenkomsten. Zodra uw overeenkomsten zijn ondertekend, wordt een pdf aan alle partijen verstrekt en in Medius Contract Management vastgelegd. Onze diepgaande integratie met Microsoft Office stelt u in staat onderhandelingen vast te leggen in meerpartijenovereenkomsten.
Veelgestelde vragen over contract management
Contract management software wordt gebruikt voor het opstellen, onderhandeling over, ondertekenen, verlengen en analyseren van leverancierscontracten. De oplossing stelt bedrijven in staat om routinetaken met betrekking tot contracten efficiënter en op grotere schaal te beheren.
Het gebruik van een contractbeheersysteem helpt teams om de fasen van het opstellen van een contract te beheren met weinig handmatig werk, waardoor een gestroomlijnd proces ontstaat. Juridische afdelingen worden vaak overspoeld met taken op het gebied van contractbeheer, dus het inzetten van software om deze taken uit te voeren kan ook voor hen de druk verlichten.
Het bewaken en beheren van al uw contracten kan een complexe taak zijn, vooral als u nog steeds vertrouwt op spreadsheets, gedeelde schijven of zelfs papieren documenten. Als gevolg daarvan kunnen veel contracten en contractvoorwaarden ongezien en onbetwist blijven, met slechte voorwaarden die jaar na jaar doorlopen.
Een slecht beheerd contractbeheerproces kan resulteren in blootstelling aan juridische risico's, wat een hoge prijs is om te betalen wanneer een groot deel van de omzet wordt bepaald door contracten. Slecht contractbeheer kan er ook toe leiden dat belangrijke data niet worden gehaald. Het doel van software voor contractbeheer is om deze risico's te beperken. De software zorgt voor een registratiesysteem en dat gebruikers op de hoogte worden gesteld van belangrijke contractdata.
Een contractbeheersysteem elimineert vervelende taken zoals het handmatig invoeren van contractinformatie. Het bespaart u ook het werk van het doorzoeken van ongelijksoortige papieren systemen, Excel-spreadsheets en zelfs online documentbeheersystemen met beperkte beheerfuncties. De contract management-oplossing bevordert in plaats daarvan een veilige en geïntegreerde aanpak. Het systeem helpt u om uw leveranciersovereenkomsten nauwkeurig te analyseren en te begrijpen.
Het systeem volgt elk contract in elke fase van het beoordelings-, goedkeurings- en ondertekeningsproces en legt onderweg alle contractgegevens vast. Het biedt ook controle op vernieuwingen en het traceren van versies, waardoor u het overzicht en het controlespoor krijgt dat u nodig hebt voor succesvol contractbeheer.
"Medius Contract Management biedt snel, veilig en zeer intuïtief beheer van alle soorten contracten en bijbehorende documenten. De integratie met DocuSign, het toonaangevende platform voor digitale handtekeningen, maakt het allerbeste in documentbeheer en -controle mogelijk."
Luke Howliston
Directeur bedrijfsprocessen en inkoop, BetVictor
Sluit u aan bij deze organisaties die op Medius vertrouwen voor slim uitgavenbeheer.
