Examinez de plus près l’état actuel de la comptabilité fournisseurs et découvrez où se situent les entreprises du point de vue du recours à l’intelligence artificielle (IA).
Il existe une lacune dans l’automatisation des comptes fournisseurs.
Ces résultats indiquent que de nombreuses entreprises sont conscientes de l’importance de l’automatisation des processus de
comptabilité fournisseurs, mais qu’elles ont du mal à démarrer leur parcours d’automatisation.
Une solution autonome est gérée par l’IA et l’apprentissage automatique (ML). La capacité à compiler des données et à gérer le traitement des factures sans surveillance humaine va au-delà de tout ce que l’on peut observer dans d’autres systèmes d’automatisation.
Le traitement intelligent des documents (IDP) et la reconnaissance optique des caractères (OCR) sont deux technologies d’IA permettant une comptabilité fournisseurs autonome qui sont à l’avant-garde de l’évolution des processus de comptabilité fournisseurs. Pour de meilleurs résultats, vous avez besoin d’une ressource capable d’extraire et de comprendre le texte des documents papier, ce qui explique pourquoi l’OCR est si précieuse lorsqu’elle est associée à l’IDP.
Ces éléments ne sont qu’un aperçu de l’ensemble des obstacles que nous avons découverts lors de notre enquête. Téléchargez le rapport pour obtenir toutes les données !
« Sans Medius, nous aurions dû doubler ou tripler les effectifs, mais nous avons pu maintenir le volume, avec l’équipe dont nous disposions. »
Mayra Perez
Responsable de la comptabilité fournisseurs, Chadwell Supply
Mais quelle est la première étape à entreprendre ?
Pour mettre en place une automatisation réussie de la comptabilité fournisseurs, vous devez d’abord :
Allez au-delà de l’automatisation de base.
Découvrez la session de questions-réponses entre SSON et Katarina Andersson, notre vice-présidente Saisie et IA.
Katarina Andersson:
Je pense que s’il y a une chose que tout le monde sait dans le domaine du traitement des factures, c’est que les factures PDF vous permettent d’être plus automatisé car vous n’avez pas à saisir manuellement les informations, ce qui augmente le risque d’erreurs et prend beaucoup de temps. Les PDF offrent un format bien connu que tout le monde sait utiliser et qui n’est pas perçu comme technique. Les PDF permettent de mieux comprendre et de mieux contrôler vos factures, tout en réduisant le travail manuel. Les PDF sont également plus faciles à archiver qu’une facture papier car ils sont au format numérique et ne nécessitent pas de classement humain. Vous pouvez utiliser des outils d’IA pour numériser, interpréter et placer facilement les factures PDF dans les archives appropriées pour un accès facile.
Katarina Andersson:
Le concept même de factures « électroniques » existe depuis plus de 20 ans. Je pense qu’il est important de définir ce qu’est réellement une « facture électronique ». Une facture électronique est une facture soumise par voie électronique, c’est-à-dire qu’il ne s’agit pas d’un document papier envoyé par la Poste. Il peut s’agir d’une pièce jointe PDF à un e-mail envoyé automatiquement par un système ou d’une véritable solution point à point comme l’EDI ou encore d’une solution réseau de facturation qui permet une connexion un à plusieurs.
La raison pour laquelle les fichiers PDF ont été davantage utilisés est qu’ils ne sont pas aussi techniques que les factures électroniques, qui nécessitent des compétences techniques pour faire correspondre les champs de la facture du fournisseur à l’enregistrement de la facture du client, tout en supprimant déjà une grande partie du travail manuel. Toutefois, en raison de la pandémie mondiale, les gouvernements ont demandé aux entreprises de produire leurs reçus fiscaux par le biais de factures électroniques qui peuvent être réglementées et de collecter leur argent d’une manière plus contrôlée.
Katarina Andersson:
Les entreprises se rendent compte qu’avec les solutions de facturation électronique disponibles, comme celle que nous proposons chez Medius, il existe des capacités d’IA qui rendent toutes les factures électroniques moins techniques, car nous n’avons pas d’erreurs OCR, mais seulement des erreurs de validation et de mappage. Grâce à ces solutions, les factures électroniques ne nécessitent plus une surveillance et une maintenance constantes de la part du service informatique, et les équipes chargées de la comptabilité fournisseurs peuvent gérer ces factures même si elles n’ont pas de compétences techniques.
Katarina Andersson:
Medius aime toutes les factures ! Il convient de souligner que notre solution est une interface utilisateur unique pour la capture, le traitement et le paiement des factures, donnant ainsi aux équipes de comptabilité fournisseurs un contrôle de bout en bout de leur processus de facturation de manière rationalisée.
Medius utilise l’apprentissage automatique pour apprendre à travers les corrections manuelles apportées aux factures, qu’il s’agisse d’exceptions qui doivent être modifiées manuellement encore et encore, par exemple des problèmes liés aux formats des numéros de commande ou à l’identification d’un fournisseur qui peut causer des problèmes. Medius apprend ces détails et, bien que vous puissiez retourner voir le fournisseur à plusieurs reprises, Medius peut corriger le problème à chaque fois, ce qui vous évite, ainsi qu’à votre fournisseur, de perdre du temps et de l’argent à modifier les fichiers de factures des fournisseurs et à les renvoyer.
Il ne s’agit pas seulement d’erreurs commises par les fournisseurs, mais l’apprentissage automatique peut aussi détecter des fraudes et des doubles paiements grâce aux adresses IP, par exemple, ce qui permet de détecter les fraudes très tôt dans le processus d’émission des factures.
L’apprentissage automatique est également utile une fois que les factures sont dans le système et qu’elles ne correspondent pas aux bons de commande. Une tâche manuelle d’acheminement des factures vers la personne appropriée pour approbation et codage est souvent nécessaire pour que la facture soit comptabilisée correctement dans les systèmes financiers. Une fois que le système a « vu » l’utilisateur faire les mêmes mises à jour à plusieurs reprises, il apprend facilement ce qu’il doit faire, ce qui permet au collaborateur de se concentrer sur les exceptions, et non sur les tâches quotidiennes
Katarina Andersson:
Les employés sont réfractaires à l’idée de devoir utiliser plusieurs applications qui requièrent diverses connexions et des sessions de formation. Les clients nous confient que ce qu’ils apprécient tout particulièrement avec la comptabilité fournisseurs autonome, c’est la connexion unique et l’apprentissage automatique. Plus les employés travaillent avec cette solution, plus ils constatent à quel point elle leur est utile pour saisir les données des factures, en plus d’éliminer les points de contact manuels dont ils étaient responsables tout au long du processus.
Les équipes de comptabilité fournisseurs ne comptent généralement pas de techniciens. Ce sont des gens qui aiment les chiffres et ils veulent contrôler leurs données et leurs processus. Si nous leur donnons ce contrôle, si nous leur donnons un moyen de prévenir la fraude et si nous supprimons la maintenance requise par les factures électroniques, nous permettons aux employés de travailler sur les tâches qu’ils souhaitent accomplir. Un autre avantage pour les employés est que les solutions de comptabilité fournisseurs autonome fournissent des statistiques aux équipes des comptes fournisseurs qui les aident à comprendre dans quels domaines elles s’améliorent et leur indiquent les ressources dont elles pourraient avoir besoin dans les années à venir.
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L’objectif de ce rapport est d’illustrer comment la comptabilité fournisseurs autonome est devenue un facteur de différenciation essentiel pour les entreprises qui souhaitent améliorer leurs processus de bout en bout.
La mise en œuvre d’une comptabilité fournisseurs autonome ne nécessite pas de surveillance constante de la part du service informatique. Il peut s’agir d’une solution simple et prête à l’emploi qui aide rapidement les équipes des comptes fournisseurs à remanier leurs processus.
