Le traitement des factures fait référence au traitement d'une facture fournisseur, depuis sa réception jusqu'à sa publication dans le système ERP, quand elle est prête à être payée. Le traitement des factures est géré par le service de comptabilité fournisseurs au sein d'une organisation.
Les factures des fournisseurs sont souvent reçues dans une variété de formats différents : papier, PDF par courrier électronique, facture électronique, EDI (échange de données informatisées), etc. Les données de la facture doivent être numérisées et transformées dans un format standardisé. Dans certains cas, le personnel chargé des comptes fournisseurs saisit manuellement les données dans le système financier. Mais aujourd'hui, la plupart des entreprises utilisent une solution de comptabilité fournisseurs avec fonctionnalité de numérisation des factures et de capture des données de facture automatisées. Cela signifie que la solution extrait automatiquement les données de facturation afin que le personnel des comptes fournisseurs puisse consacrer son temps à des tâches plus utiles.
Les montants des factures sont ensuite codés dans le compte G/L (grand livre général), le projet et le centre de coûts corrects. Ensuite, la facture est transmise à l'acheteur responsable ou au responsable du budget pour examen et approbation. Avec une solution d'automatisation des factures de comptabilité fournisseurs, l'ensemble du flux de traitement des factures peut être numérisé et automatisé pour accélérer le traitement des factures et optimiser son efficacité.
Pour comprendre la signification du traitement des factures, il est important de connaître les différentes étapes du processus de traitement.
La procédure de traitement des factures commence par la réception d'une facture fournisseur par e-mail, courrier postal, fax ou capture automatisée via un système de comptabilité fournisseurs.
Pour traiter les factures dans un flux de travail numérique, les données de facturation doivent être extraites et capturées dans un format standardisé.
L'équipe de la comptabilité fournisseurs est responsable du traitement des factures et applique ensuite un codage précis manuellement ou automatiquement à l'aide d'une solution d'automatisation comptes fournisseurs préconfigurée dont les règles commerciales sont spécifiques de l'organisation.
Le traitement des factures se poursuit avec l'approbation de facture. Cette partie de la procédure de traitement des factures diffère selon le type de facture : facture de dépenses ou facture sur commande. Pour les factures sur commande, le traitement peut être assuré sans intervention humaine via le rapprochement automatique des factures dans une solution d'automatisation des comptes fournisseurs.
Une fois approuvées, les factures peuvent être traitées pour être payées à leurs fournisseurs respectifs.
Après paiement, les factures sont archivées à des fins de conservation de dossier ou d'audits potentiels.
Le traitement automatisé des factures présente plusieurs avantages pour votre entreprise.
Économie d'argent
Non seulement le traitement automatisé des factures réduit les erreurs liées à la saisie et au traitement manuels des données, mais il peut également réduire les coûts jusqu'à 80 %, selon une étude de l'Institute of Financial Operations.
Précision accrue
Vous pouvez augmenter la précision de vos données de facturation jusqu'à 15 %, selon une étude d'IDC.
Gain d'efficacité
Étant donné que les étapes manuelles et la saisie manuelle des données sont éliminées ou réduites, l'ensemble du processus de comptabilité fournisseurs devient exponentiellement plus efficace que le traitement manuel des factures. Selon une étude du Hackett Group, les organisations qui automatisent le traitement de leurs factures peuvent constater une réduction de 30 % du nombre de factures nécessitant une intervention manuelle.
Meilleure visibilité
L'amélioration du processus de comptabilité fournisseurs par l'automatisation permet à l'entreprise de mieux suivre et gérer les factures, créant ainsi plus de transparence et de visibilité.
Meilleure sécurisation des factures
Un logiciel de traitement automatisé des factures vous permet de gérer l'accès aux documents tout en protégeant les informations précieuses.
Explorez les KPI et les références qui stimulent les services de comptabilité fournisseurs dans le monde entier dans ce rapport 2023 du cabinet d'analystes réputé Ardent Partners.
Avant de mettre en œuvre un logiciel de traitement des factures, il est important de définir les domaines que vous souhaiteriez améliorer le plus dans votre entreprise. Demandez-vous quels problèmes ou points sensibles au sein de votre processus actuel de comptabilité fournisseurs doivent être résolus et dans quel ordre d'importance. Quels objectifs ou résultats spécifiques et mesurables aimeriez-vous atteindre ou voir après la mise en œuvre du logiciel de comptabilité fournisseurs ?
Même s'il s'agit du logiciel le plus simple à utiliser, de nombreux employés auront encore beaucoup de questions sur les potentiels processus de flux de travail nouveaux ou mis à jour ou apprécieront de savoir comment tirer le meilleur parti du nouveau logiciel de facturation. C'est pourquoi vous devez développer ou planifier un programme de formation pour vos employés sur l'utilisation du nouveau logiciel.
Ce n'est pas parce que vous pensez que les flux de travail de facturation sont parfaitement définis qu'ils seront parfaits une fois appliqués. Une bonne pratique à inclure consiste à demander aux utilisateurs de tester le logiciel avant de le déployer à l'échelle de l'entreprise. Limitez votre groupe de tests utilisateurs à un plus petit nombre de personnes, peut-être des responsables de service et un membre de leurs équipes respectives. De cette façon, vous pouvez recueillir des commentaires sur le processus de flux de travail et effectuer les ajustements nécessaires.
Selon une étude de l'Institut des opérations financières, les organisations qui automatisent le traitement de leurs factures peuvent constater un retour sur investissement en seulement 3 à 6 mois. Tout logiciel que vous introduisez dans une entreprise doit avoir un retour sur investissement clair et facilement compréhensible. Mais vous devez encore établir quels KPI (indicateurs clés de performance) sont les plus importants pour votre entreprise. Documentez quels sont les KPI et mesurez-les à une cadence spécifique pour afficher le retour sur investissement et garantir la réussite de l'adoption et du déploiement du logiciel.
Lorsque vous créez vos KPI pour afficher le retour sur investissement, utilisez les statistiques ci-après à des fins de références utiles :
Traitement 25 % plus rapide
Aberdeen Group a déterminé que les organisations qui utilisent le traitement automatisé des factures constatent une réduction de 25 % du temps nécessaire au traitement d'une facture.
20 % d'erreurs de facture en moins
Hackett Group a constaté que les entreprises qui automatisent le traitement de leurs factures peuvent constater une réduction de 20 % du nombre d'erreurs de facturation.
Diminution de moitié des retards de paiement
Paystream Advisors a constaté que les organisations qui automatisent le traitement de leurs factures peuvent constater une réduction de 50 % du nombre de retards de paiement.
Le traitement automatisé des factures réduit le risque d'erreurs de saisie de données et protège également contre la fraude. Nous estimons que cela augmente la sécurité de votre processus de comptabilité fournisseurs jusqu'à 85 %. Une fois les factures analysées, le logiciel peut envoyer des alertes aux parties prenantes adéquates pour vérifier toute activité suspecte telle qu'une forte augmentation du volume des factures, des variations extrêmes des montants demandés ou des factures en double. De plus, le logiciel de traitement des factures dispose également de fonctionnalités de sécurité intégrées telles que le cryptage et le contrôle d'accès pour permettre différents niveaux d'accès aux employés.
Apprenez-en davantage sur la manière dont votre organisation peut profiter de la solution de traitement automatisé des factures de Medius.
Le processus d'approbation des paiements de votre entreprise est-il optimisé ? Gérez plus efficacement les factures des comptes fournisseurs grâce à des flux de travail et des logiciels d'approbation de facture automatisés.
Note: Le contenu n'est actuellement disponible qu'en anglais.
« Le passage à Medius a changé la donne pour notre équipe comptable, qui est désormais en mesure de traiter nos volumes de factures avec plus de rapidité, de précision et d'efficacité en automatisant les systèmes manuels. L'équipe a également été impressionnée par la simplicité d'utilisation du système et par l'intégration transparente dans nos processus de paiement existants. Nous avons mis en place un flux de travail automatisé, qui a augmenté la visibilité et le suivi, nous permettant d'atteindre un niveau d'efficacité sans précédent ! »
Rory Whitman
Responsable des comptes fournisseurs et débiteurs, White Stuff
Le traitement automatisé des factures est un logiciel de traitement des factures qui élimine les étapes manuelles en numérisant les factures et en les acheminant selon un flux de travail prédéfini vers les approbateurs appropriés. Cela réduit les erreurs, fait gagner du temps et accomplit le travail plus rapidement afin que vos employés puissent se concentrer sur leurs principales responsabilités professionnelles et non sur les comptes fournisseurs.
Les solutions de traitement automatisé des factures comme celle de Medius s'intègrent à n'importe quel système ERP, y compris les ERP courants tels que Microsoft Dynamics, Oracle NetSuite et SAP S/4HANA.
Parce que vous pouvez définir qui peut voir quoi grâce aux autorisations des utilisateurs, le logiciel de traitement des factures est particulièrement plus sécurisé que d'autres méthodes de traitement des factures. De plus, il signale automatiquement les factures en double et toute activité potentiellement frauduleuse ou suspecte est signalée et surveillée en permanence.
Vous pouvez rendre votre logiciel de traitement automatisé des factures opérationnel en quelques semaines. Le temps nécessaire à l'intégration d'un logiciel de traitement des factures dépend également des ressources internes disponibles. Les parties prenantes doivent rassembler des informations sur le projet et prendre en compte des considérations clés, telles que décider des propriétaires de produits et allouer du temps pour toute formation associée.
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