Le rapprochement des factures consiste à comparer et à associer une facture fournisseur aux données sous-jacentes sur lesquelles le coût est basé – un bon de commande et un accusé de réception de marchandises ou un contrat.
Rapprocher manuellement les factures des bons de commande et des accusés de réception de marchandises est complexe et prend du temps. Surtout lorsqu'il faut faire correspondre les factures aux bons de commande à la ligne près. Dans les cas complexes, une facture peut inclure des biens ou des services pour tous les achats effectués sur une période d'un mois, regroupant ainsi plusieurs bons de commande de différents acheteurs au sein de l'organisation. La comptabilité fournisseurs doit ensuite retracer le bon de commande qui correspond à chaque article de la facture.
Une solution d'automatisation des comptes fournisseurs numériques peut gérer les processus de rapprochement des factures dans un flux de travail entièrement automatique – sans aucun contact. Grâce à un moteur de rapprochement intelligent utilisant l'IA et la technologie d'apprentissage automatique, les solutions comptabilité fournisseurs d'aujourd'hui peuvent gérer les scénarios de rapprochement les plus complexes et permettre à l'équipe de comptabilité fournisseurs de gagner un temps précieux.
Lorsque les informations figurant sur la facture ne correspondent pas aux données sous-jacentes du bon de commande, du GDR ou du contrat, un écart (ou une exception) se produit. Cet écart doit être examiné et traité par la personne au sein de l'organisation qui est responsable de l'achat concerné. Dans de nombreux cas, cela peut s'avérer une tâche complexe et fastidieuse. Voici comment un logiciel de comptabilité fournisseurs peut simplifier et rationaliser le processus en identifiant automatiquement les écarts et en envoyant uniquement les lignes de facture spécifiques à la bonne personne pour examen et décision.
Article utile sur la numérisation et le rapprochement des factures
Note: Le contenu n'est actuellement disponible qu'en anglais.
Il existe différents niveaux de rapprochement des factures automatisé. Il s'agit du nombre de pièces justificatives auxquelles une facture est rapprochée dans le processus de rapprochement des factures.
Le rapprochement des factures à 2 niveaux vérifie que la facture correspond au bon de commande approprié.
Le rapprochement des factures à 3 niveaux vérifie que la facture correspond à la fois au bon de commande et à la réception des marchandises.
Le rapprochement des factures à 4 niveaux ajoute un autre critère pour vérifier que les détails de la facture correspondent également au document d'acceptation ou de contrôle dans le cas où cette étape fait partie du processus d'achat.
La plupart des entreprises utilisent le rapprochement de factures à 3 niveaux. Il est essentiel de comprendre que pour activer un logiciel de rapprochement automatisé des factures à trois niveaux, vous devez vous assurer que les données de base, y compris les registres des fournisseurs, les détails des bons de commande et les réceptions de marchandises, peuvent être synchronisés de manière transparente entre le système ERP et la solution d'automatisation de comptabilité fournisseurs.
