L'approbation des factures signifie examiner et approuver les factures des fournisseurs avant qu'elles ne soient comptabilisées comme coût dans le système ERP et envoyées pour paiement.
Le processus d'approbation des factures est une étape intermédiaire importante pour vérifier que les factures sont légitimes et que les paiements sont prêts à être débloqués.
Les logiciels de comptabilité fournisseurs peuvent aider à prendre en charge ce processus d'approbation en fournissant aux administrateurs une plate-forme accessible, efficace et sécurisée.
Règles d'approbation des factures
Dans le cadre du processus de comptabilité fournisseurs, les organisations ont généralement défini des règles internes pour l'approbation des factures des fournisseurs.
- Qui a le droit d'approuver les factures ?
- De quels fournisseurs ?
- À quelles limites de montant ?
- À quel stade faut-il systématiquement obtenir l'approbation du directeur financier ou du PDG ?
Ces droits d'autorisation doivent définir qui est autorisé à approuver un coût au nom de l'entreprise.
Par exemple, un propriétaire de centre de coûts peut être autorisé à approuver les coûts liés à ce centre de coûts jusqu'à un montant spécifique. Le directeur financier et le PDG doivent approuver les coûts supérieurs à cette limite avant que la facture puisse être payée.
Supposons que l'entreprise utilise une solution d'automatisation des comptes fournisseurs. Dans ce cas, ces droits d'autorisation peuvent être configurés dans le système pour distribuer automatiquement les factures aux bonnes personnes à des fins d'examen et d'approbation.
Création d'un processus d'approbation de facture
Création de factures
Toutes les informations pertinentes doivent être recueillies et saisies dans le système d'approbation de facture de votre entreprise.
Il peut s'agir d'un processus de saisie manuelle des données, généralement sujet aux erreurs humaines. Selon un rapport de l'Institute of Financial Operations et Leadership, plus des deux tiers des personnes interrogées saisissent encore manuellement les données de facturation dans leur système ERP1.
Alternativement, les entreprises peuvent investir dans une solution de capture de factures qui rationalise le processus de saisie et automatise une grande partie de la collecte de données.
1 Institute of Financial Operations & Leadership. 2022, Accounts Payable Automation Trends 2022: The Speed of Change, acarp-edu.org.
Validation des bons de commande
Les factures doivent être organisées et associées à leur bon de commande correspondant, créant ainsi un chemin navigable dans le processus allant de l'approvisionnement jusqu'au paiement.
Cette étape peut également être automatisée lorsqu'un système de facturation unique ou complémentaire enregistre les achats et les paiements.
Définition d'exceptions
Il y a toujours une exception à la règle. Lorsque des algorithmes automatisés signalent des informations incompatibles ou manquantes dans des factures, celles-ci sont acheminées vers la personne pouvant corriger le problème.
Les factures sont ensuite transmises à l'ordonnateur des dépenses pour poursuivre le processus d'approbation.
Acheminement des approbations
Les factures qui passent les étapes de validation initiales sont acheminées de manière appropriée. Des règles prédéfinies basées sur le demandeur ou le service peuvent être programmées ; cela s'effectue donc sans intervention manuelle.
Traitement des paiements
Après approbation, la facture doit être automatiquement transmise à la comptabilité fournisseurs pour paiement ; une fois le paiement traité, la facture doit être clôturée.
Pourquoi devriez-vous automatiser le processus d'approbation des factures ?
L'automatisation entraîne des temps de traitement plus rapides et diminue les erreurs. Cela améliore également l'accès tout en préservant la sécurité.
Prenez en compte ces avantages de l'automatisation de l'approbation de facture.
Efficacité accrue
Une solution logicielle de comptabilité fournisseurs simplifie le processus d'approbation des factures en présentant les informations de facture au format numérique pour un examen facile par l'approbateur.
De plus, le système peut automatiquement proposer des suggestions de codage basées sur le plan comptable et les règles configurées par l'entreprise ou sur la base de données historiques.
De cette façon, le processus d'approbation des factures peut s'effectuer rapidement et facilement à l'aide d'un ordinateur ou d'un appareil mobile.
Sécurité accrue
Les approbations traditionnelles peuvent impliquer de déplacer un document papier dans le bureau pour le faire signer. Les papiers physiques sont vulnérables aux égarements ou aux regards errants des personnes passant à proximité.
Une solution logicielle de facturation fournit un environnement protégé par mot de passe qui rend cette étape plus sûre et plus rapide.
Économies de main d'œuvre
Une entreprise peut réaliser d'importantes économies sur les coûts de main-d'œuvre lorsque les services de comptabilité fournisseurs ne doivent pas gérer des tâches répétitives telles que la saisie manuelle des données ou des rappels constants aux approbateurs de factures.
Les employés peuvent consacrer davantage de temps pour accomplir les tâches plus gratifiantes pour lesquelles ils ont été embauchés.
Précision accrue
C'est dans la saisie manuelle des données que les risques d'erreur ou de fraude sont les plus élevés. Lorsque les processus de saisie sont automatisés et comparés automatiquement aux documents d'achat, ces erreurs sont plus facilement repérées.
Meilleure visibilité
L'accès aux approbations des factures peut être considérablement simplifié grâce à des règles basées sur les rôles qui donnent à chaque personne l'accès approprié et limité dont elle a besoin pour exercer ses fonctions.
Guide de création d'un flux de travail d'approbation de facture
Le processus d'approbation des paiements de votre entreprise est-il optimisé ? Gérez plus efficacement les factures des comptes fournisseurs grâce à des flux de travail et des logiciels d'approbation de facture automatisés.
Note: Le contenu n'est actuellement disponible qu'en anglais.
Renforcez vos relations avec vos fournisseurs
L'harmonie entre votre entreprise et vos fournisseurs est un objectif louable.
Un rapport conjoint de PYMNTS et Routable a révélé que 83 % des entreprises de transport et de logistique interrogées s'attendent à une amélioration des relations avec les fournisseurs après la mise en œuvre des mises à niveau innovantes de la comptabilité fournisseurs2.
De quelles manières les logiciels de facturation contribuent-ils à améliorer les relations avec les fournisseurs ?
Rationalisation du processus d'approbation
Chaque pas vers l'automatisation a le potentiel de raccourcir le processus de facturation, ce qui plaît aux fournisseurs puisqu'ils reçoivent leur argent plus vite.
Les petits fournisseurs qui dépendent de paiements rapides sont plus disposés à travailler avec votre entreprise et à vous proposer une liste de partenaires commerciaux plus diversifiée.
2 “The Data Point: 98% of Businesses Say Automated AP Speeds Payables, Fuels Growth.” Pymnts.Com, PYMNTS.com, 24 May 2022.
Meilleure communication
Un paiement plus rapide signifie moins d'attente et de questions de la part de vos fournisseurs. Cela crée un trou noir qui frustre les autres entreprises faisant affaire avec vous.
Les données de facturation sont accessibles au personnel en temps réel et peuvent être relayées aux entreprises partenaires, afin qu'elles soient toujours informées de l'état de leur paiement.
Moins d'erreurs
Les erreurs telles que les paiements en double ou les retards de paiement coûtent également du temps et de l'argent aux partenaires. Ils doivent parfois réaffecter des ressources pour corriger vos erreurs.
Soutien des délais de paiement
Les entreprises qui utilisent un logiciel d'automatisation peuvent effectuer des paiements à temps, voire anticipés.
La date d'échéance de chaque facture active ne tient qu'à un clic et des alertes peuvent être programmées pour signaler chaque obligation au personnel de la comptabilité fournisseurs.
Amélioration de la conformité
Une tenue de registres solide et sécurisée devient la norme avec les solutions logicielles de facturation.
Les auditeurs peuvent facilement accéder aux données dont ils ont besoin sans devoir fouiller dans des armoires de classeurs pour accomplir leurs tâches.
Questions fréquemment posées sur les solutions d'approbation des factures
Cela commence par la capture des données de facture de manière unifiée afin qu'un ensemble de règles puisse être développé pour les acheminer vers l'approbateur approprié.
Le codage et la distribution automatisés peuvent réduire le cycle de facturation tout en minimisant le risque d'erreurs de saisie.
Le système basé sur le cloud fournit une plate-forme sécurisée permettant aux gestionnaires d'approuver sans effort les factures sans papier.
L'efficacité est naturellement atteinte par le processus d'automatisation, car le facteur humain est celui qui ralentit les choses.
Cela est vrai en ce qui concerne la saisie des données, les vérifications manuelles et les documents en attente d'approbation empilés sur un bureau.
Oui, le logiciel de facturation est conçu avec des connexions prêtes à l'emploi à des systèmes ERP populaires. Cela permet aux services de comptabilité fournisseurs d'accéder à des outils familiers tout en apprenant de nouveaux processus plus efficaces.
Cela est accompli via des connecteurs ou des API de repos qui permettent à des systèmes logiciels distincts de communiquer sur Internet.
La sécurité financière et la cybersécurité sont des éléments importants de toute entreprise. Le logiciel d'automatisation des factures fournit un système cloud protégé par mot de passe contre tout accès non autorisé.
Votre système est ainsi beaucoup plus sécurisé que des documents financiers sur papier traînant ouvertement dans un bureau accessible au public.
L'un des plus grands avantages de la mise en œuvre d'un logiciel de facturation est l'accès aux données qu'il offre aux décideurs de votre entreprise.
Les indicateurs clés de performance (KPI) aident à identifier le fonctionnement de votre entreprise en temps réel. Ces points de données peuvent être examinés en fonction des besoins du secteur et des préférences de l'entreprise.
Voici quelques exemples de KPI courants et traçables :
- Coût moyen de traitement d'une facture
- Nombre total d'erreurs de paiement
- Nombre moyen de jours d'arriérés de paiement (DPO)
- Temps de cycle du processus de comptabilité fournisseurs