La comptabilité fournisseurs correspond à l'argent qu'une entreprise doit à ses fournisseurs pour la vente et la fourniture de biens qui n'ont pas été payés. Le terme comptabilité fournisseurs est souvent utilisé pour décrire une fonction au sein d'une entreprise qui se concentre sur le traitement des paiements des fournisseurs et des vendeurs.
Plus précisément, la comptabilité fournisseurs correspond aux dettes qu'une entreprise doit à ses fournisseurs et partenaires. Ces dettes doivent être payées intégralement dans un délai donné pour éviter un défaut de paiement. La comptabilité fournisseurs est un chiffre essentiel du bilan d'une entreprise et peut vous en dire beaucoup sur sa santé et ses perspectives de croissance.
Exemples de comptabilité fournisseurs
Il existe des centaines de types différents de dettes qu'une entreprise peut avoir dans son bilan au titre de passif courant. Il s'agit souvent d'obligations financières à court terme que l'entreprise paiera rapidement afin d'équilibrer ses comptes. Les quelques exemples utiles de comptabilité fournisseurs que voici vous donnent une idée des raisons pour lesquelles une entreprise peut devoir de l'argent à ses partenaires et à ses fournisseurs.
Matières premières/carburant
Lorsqu'une entreprise manufacturière investit dans des matières premières, les articles sont achetés à crédit car elle n'a pas encore gagné les liquidités nécessaires pour acheter directement les matériaux de production. Il s'agit de comptes fournisseurs qui ont généralement une période de crédit de 30 jours ou plus.
Transport et logistique
Lorsqu'une entreprise a besoin de transporter des matières premières ou des biens qu'elle a produits, il est courant de s'appuyer sur des prestataires de transport dans le cadre d'un accord de crédit de compte fournisseurs, où les entreprises paient les coûts de logistique plus tard.
Sous-traitance
Lorsqu'une entreprise s'associe à une autre entreprise pour combler des lacunes en matière de compétences et de main-d'œuvre, cela se fait régulièrement via les comptes fournisseurs. Le travail de sous-traitance s'effectue sur la base du fait que l'entreprise paiera l'autre pour le travail réalisé à un moment précis dans le futur.
Équipement
La location de matériel est généralement payée par les comptes fournisseurs. Lorsqu'une entreprise a besoin d'un équipement de manière ponctuelle, elle le reçoit à condition de payer dans un délai déterminé.
Comment fonctionne la comptabilité fournisseurs ?
La comptabilité fournisseurs est essentiellement un solde courant du montant qu'une entreprise doit pour les biens et services d'une autre. Elle fonctionne sur une base similaire à celle d'un accord « Je vous dois », dans lequel une entreprise s'engage à effectuer des travaux ou à fournir des biens et des matériaux à la condition d'être payée à une date ultérieure.
Le guide ci-dessous décrit pas à pas le fonctionnement du processus de comptabilité fournisseurs :
- Une entreprise recherche les biens et services d'une autre pour atteindre ses objectifs (par exemple, une entreprise de meubles qui achète du bois auprès d'un grossiste en bois).
- Plutôt que de payer en espèces, la transaction est enregistrée comme compte fournisseur, ce qui signifie que le montant dû est classé en tant que « passif courant » pour être payé à une date ultérieure.
- L'entreprise homologue fournit les biens ou les services et enregistre la transaction en tant que « compte client », ce qui signifie qu'elle recevra les fonds plus tard.
- Afin d'éviter un défaut de paiement sur ses engagements, l'entreprise en compte fournisseur doit payer l'intégralité de sa dette dans les délais convenus.
- Pour maintenir l'équilibre de ses comptes, il est important qu'une entreprise n'ait pas beaucoup plus de comptes fournisseurs que de comptes clients. Lorsqu'une entreprise paie ses dettes, cela s'appelle équilibrer ses comptes.
Démo interactive d'automatisation des comptes fournisseurs
3 minutes
Les comptes fournisseurs sont-ils un crédit ou un débit ?
Les comptes fournisseurs correspondent à une transaction de crédit. Cela signifie qu'une entreprise « emprunte » essentiellement des biens et des services à une autre, dans le cadre d'un accord selon lequel la dette sera réglée avec un paiement à une date ultérieure.
Le grand livre dans lequel une entreprise enregistre ses comptes fournisseurs est souvent appelé comptes passifs. C'est dans ce livre qu'est enregistré l'argent dû aux prestataires tiers dans une section intitulée « passifs courants ». C'est un moyen pour les entreprises de suivre leurs dettes et de s'assurer que les comptes fournisseurs sont équilibrés avec les comptes clients.
Quelle est la différence entre les comptes
fournisseurs et les comptes clients ?
Considérez les comptes fournisseurs et les comptes clients comme des opposés. Lorsqu'une entreprise doit de l'argent, la dette est répertoriée comme compte fournisseur ; quand l'argent est dû, il est inscrit au bilan en tant que compte client.
Supposons qu'une entreprise manufacturière achète des matières premières auprès d'une autre organisation. Elle répertorie l'achat comme compte fournisseur, tandis que le fournisseur le répertorie comme compte client.
Il est essentiel que les entreprises maintiennent leurs comptes fournisseurs et leurs comptes clients aussi équilibrés que possible. Si le nombre de transactions répertoriées sous les comptes fournisseurs devient trop élevé, cela peut indiquer qu'une entreprise a du mal à payer ses dettes ou investit trop rapidement.
Qu'est-ce que le cycle complet des comptes fournisseurs ?
Le terme cycle complet de compte fournisseur fait référence au processus requis pour finaliser un achat sur une commande historique répertoriée comme compte fournisseur, AP. Aussi connu sous le nom de « Procure to Pay » ou « P2P », le processus implique que la branche comptabilité et achats d'une entreprise effectue le travail administratif nécessaire pour finaliser un achat, ce qui inclut l'approbation des factures, l'émission de chèques, l'enregistrement des paiements et la correspondance des documents.
