Commençons par définir la facturation électronique : la facturation électronique est un type de facturation qui est transmis à l'acheteur sous un format électronique via un échange de données prédéfinies et structurées. Cet échange de documents électroniques entre l'acheteur et le vendeur peut contribuer à simplifier et à automatiser certains cycles de comptes fournisseurs, ce qui se traduit par des transactions plus rapides et plus efficaces – et aide les entreprises à se conformer aux exigences réglementaires, telles que les mandats de facturation électronique.
Qu'est-ce qu'un mandat de facturation électronique ?
Un mandat de facturation électronique est une exigence réglementaire imposée par un gouvernement ou un organisme directeur qui impose des systèmes de facturation électronique pour les entreprises. Il précise que les entreprises doivent générer, transmettre et/ou recevoir des factures au format électronique plutôt que des factures papier et des fichiers PDF traditionnels.
Pourquoi les mandats de facturation électronique sont-ils importants ?
Les mandats de facturation électronique ont été introduits pour répondre à de multiples préoccupations, mais principalement pour prévenir l'évasion fiscale et la fraude, et promouvoir la transparence. Mais la numérisation des processus de facturation présente des avantages étendus qui aident les organisations à rationaliser leurs opérations, à réduire les erreurs et à accroître leur efficacité. De plus, la modernisation des systèmes de facturation avec des outils numériques permet aux entreprises et aux gouvernements d'améliorer la visibilité et la conformité tout en gagnant des informations précieuses à partir des données.
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Comment fonctionnent les mandats de facture électronique ?
Les mandats de facture électronique obligent les entreprises à adopter des systèmes de facturation électronique et à générer des factures dans un format numérique spécifique conforme aux normes mandatées. Ces factures sont transmises par voie électronique au destinataire, généralement via une plate-forme désignée par le gouvernement ou un prestataire de services certifié.
Quels pays ont mis en place des mandats de facturation électronique ?
Plusieurs pays ont mis en place des mandats de facturation électronique, l'Europe ouvrant la voie dans les mandats gouvernementaux. Le projet PEPPOL (abréviation de Pan-European Public Procurement Online) de l'UE a rendu obligatoire la mise en œuvre de la technologie de facturation électronique dans tous les États membres de l'UE en 2018. Ce mandat a été créé en 2014 pour réduire les coûts, augmenter les revenus, améliorer l'efficacité et lutter contre l'évasion fiscale en Europe.
Le gouvernement français est allé plus loin et a adopté l'article 153 de la loi Finances 2020 de la France, qui rend la facturation électronique obligatoire pour toutes les entreprises nationales. La loi devait entrer en vigueur en 2024, mais a été reportée et une nouvelle date d'entrée en vigueur sera publiée ultérieurement.
Les exigences et réglementations spécifiques varient d'un pays à l'autre.
Qui est concerné par les mandats de facturation électronique ?
Les mandats de facturation électronique ont un impact sur les entreprises de toutes tailles et les industries, obligeant les acheteurs et les vendeurs à se conformer aux réglementations gouvernementales. Vous devez vous tenir au courant des directives et utiliser un système de facturation électronique pour générer, envoyer, recevoir et traiter efficacement des factures afin d'éviter des pénalités financières ou des poursuites judiciaires.
Quels sont les avantages des mandats de facturation électronique ?
Les entreprises peuvent économiser du temps et de l'argent en éliminant le traitement papier et manuel de la facturation. La facturation électronique offre encore plus d'avantages en intégrant les partenaires commerciaux et d'autres systèmes commerciaux. En particulier, les comptes fournisseurs peuvent bénéficier de l'intégration des factures électroniques dans la solution d'automatisation des comptes fournisseurs, pour permettre le traitement des factures sans contact et libérer des ressources pour des tâches plus précieuses et stratégiques.
Les mandats de facturation électronique offrent notamment les principaux avantages suivants :
Économies de coûts
Éliminez les coûts de papier, d'impression et d'affranchissement associés aux factures traditionnelles.
Efficacité accrue
Réduisez les erreurs manuelles et gagnez du temps.
Précision accrue
Minimisez le risque d'erreurs et de divergences de saisie de données.
Visibilité améliorée
Obtenez un accès en temps réel aux données de transaction, contribuant ainsi à la transparence et à la conformité.
Réduction de l'évasion fiscale
Réduisez la fraude fiscale et améliorez la collecte des impôts grâce à des pistes d'audit et des mécanismes de vérification améliorés.
Durabilité améliorée
Augmentez la durabilité environnementale en réduisant la consommation de papier et les déchets.
Augmentation de la productivité et meilleur moral des employés
Concentration accrue sur des tâches plus stratégiques et essentielles, réduction des tâches frustrantes et chronophages – augmentant le moral des employés.
Y a-t-il des défis dans la mise en œuvre des mandats de facturation électronique ?
Bien que les mandats de facturation électronique soient avantageux, vous pourriez être confronté à certains défis pendant la mise en œuvre, notamment :
- Investissement initial : vous devez disposer de logiciels, d'une infrastructure et d'une formation pour répondre aux exigences. Il est donc important de rechercher et de créer une analyse de rentabilisation.
- Compatibilité technique : assurer la compatibilité entre les différents systèmes logiciels des entreprises et les systèmes des autorités fiscales peut être complexe. Trouvez une ressource qui peut vous aider à plonger en profondeur.
- Complexité de la conformité : comprendre et s'adapter aux réglementations spécifiques et aux mises à jour émises par les autorités peut être complexe et chronophage.
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Note: Le contenu n'est actuellement disponible qu'en anglais.
Quelles sont les sanctions en cas de non-respect de la conformité ?
Les sanctions en cas de non-respect des obligations de facturation électronique varient selon les juridictions et peuvent inclure des amendes, des pénalités, des restrictions sur les opérations commerciales et même des conséquences juridiques. Prenez le temps de faire des recherches ou demandez à une ressource de vous aider à comprendre comment respecter les réglementations spécifiques dans différents pays.
Comment les entreprises peuvent-elles se préparer aux mandats de facturation électronique ?
Rester informé
Suivez les changements législatifs et les mises à jour sur la facturation électronique dans votre pays. Demandez à un partenaire compétent de vous aider en cas de besoin.
Évaluer les processus actuels
Évaluez les processus de facturation existants et identifiez les lacunes ou les domaines qui doivent être améliorés pour répondre aux exigences des mandats.
Mise en œuvre de systèmes conformes
Investissez dans un logiciel de facturation électronique ou utilisez des prestataires de services qui respectent les normes des mandats.
Formation des employés
Assurez la formation des membres du personnel pour être sûr qu'ils comprennent les nouvelles procédures de facturation et respectent la réglementation.
Comment les entreprises peuvent-elles bénéficier des mandats de facturation électronique à long terme ?
Au-delà d'une conformité immédiate, les mandats de facturation électronique offrent des avantages à long terme, notamment :
- Rationalisation des processus et des flux de travail, conduisant à une meilleure efficacité opérationnelle et à une réduction des coûts.
- Les informations basées sur les données fournissent des informations précieuses en temps réel, facilitant des décisions éclairées et optimisant les opérations.
- Les relations commerciales avec les clients et les fournisseurs sont améliorées grâce à des transactions plus rapides et plus précises.
- Préparez l'avenir pour vous adapter à l'évolution des écosystèmes numériques et rester compétitif dans un paysage commercial de plus en plus numérique.
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