Qu’est-ce que l’eProcurement ? Il s’agit d’un système électronique d’approvisionnement ou d’échange entre fournisseurs. Il permet d’acheter et de vendre des fournitures, des équipements, des travaux et des services via une interface Web ou un autre système en réseau, au lieu d’avoir recours à des procédures papier.
Pourquoi l’eProcurement est-il important ? Le concept est conçu pour centraliser et automatiser les interactions entre une organisation, des clients et d’autres partenaires de la chaîne de valeur afin d’améliorer la rapidité et l’efficacité des pratiques d’approvisionnement.
Selon une enquête réalisée par Procurement Leaders, près de 78 % des responsables des achats estiment que l’inflation et la hausse du coût des marchandises constituent leurs principaux défis1. La volatilité de la chaîne d’approvisionnement suit de près.
L’eProcurement dispose d’une suite de fonctionnalités innovantes, toutes conçues pour renforcer l’efficience, les performances et le coût total de l’approvisionnement.
1 Procurement Leaders. Heath, N. (2022, October 21). CPO Compass 2022.
Arrière-plan
L’eProcurement a débuté dans les années 80 avec le développement de l’échange de données informatisées (EDI). L’EDI a permis au personnel des entreprises de partager des fichiers et des documents, ce qui était révolutionnaire à l’époque. Les entreprises n’avaient plus besoin d’envoyer des documents physiquement. Au lieu de cela, elles pouvaient les envoyer par voie électronique. Dans le contexte de l’approvisionnement, l’EDI a permis aux clients et aux fournisseurs d’envoyer et de recevoir des bons de commande et des factures en utilisant des réseaux de transfert d’appel, qui ont finalement été remplacés par des messageries électroniques.
Plus tard, dans les années 90, l’EDI a été amélioré à mesure que les organisations développaient des catalogues en ligne spécialisés pour les fournisseurs. Dans sa forme moderne, l’eProcurement implique l’évaluation et la sélection de fournisseurs (enchères électroniques et appels d’offres électroniques par exemple), ainsi que ce que vous devez acheter auprès de ces fournisseurs, y compris les commandes électroniques et les catalogues de fournisseurs.
Avantages de l’eProcurement
L’eProcurement offre des avantages significatifs pour votre organisation, et les plus courants sont répertoriés ci-dessous.
1
Automatise les tâches fastidieuses
Des tâches telles que les commandes de vente aux enchères et la gestion des documents pour les bons de commande, l’évaluation et la sélection des fournisseurs, la négociation des prix, la création d’accords, l’archivage des contrats de fournisseurs, etc. peuvent toutes être automatisées entre une organisation et ses fournisseurs. Cela augmente la vitesse de votre entreprise, libérant ainsi le personnel pour d’autres tâches.
2
Amélioration des flux de travail pour l’approvisionnement
Cela permet un libre-service et une décentralisation pour l’utilisateur final avec un contrôle via des catalogues approuvés par l’entreprise et un traitement plus fluide des demandes des employés (commande de biens et services) et du paiement des fournisseurs.
3
Visibilité de vos comportements d’achat
p>L’eProcurement confèrera à votre organisation une visibilité sur ses dépenses. Ces données précieuses vous aideront à contrôler les dépenses non conformes. Il peut vous fournir les outils requis pour identifier les domaines de consolidation des fournisseurs ou pour tirer parti de votre pouvoir d’achat afin de négocier des économies de coûts.
Selon un rapport de Grand View Research, la taille du marché mondial de l’analyse des achats devrait atteindre 18,2 milliards de dollars d’ici 2030 pour un TCAC de 23,6 % 2. Disposer des outils nécessaires pour visualiser et comprendre les données d’approvisionnement permettra à votre entreprise de conserver un positionnement privilégié dans son secteur.
4
Liens avec les chaînes d’approvisionnement externes et les systèmes ERP
Les informations en temps réel peuvent être partagées entre les systèmes ERP ou financiers et les chaînes d’approvisionnement pour une meilleure visibilité des informations et des transactions des fournisseurs.
2 Grand View Research, Inc. 2022, Procurement Analytics Market Size, Share & Trends Analysis Report By Component (Solution, Service), By Deployment, By Application, By Organization Size, By Vertical, By Region, And Segment Forecasts, 2022 - 2030, grandviewresearch.com.
Comment apprendre à utiliser l’eProcurement ?
L’apprentissage des tenants et des aboutissants de l’eProcurement peut s’avérer complexe, avec un investissement continu en termes de formation et d’études pour rester informé des technologies et des processus émergents. Cependant, grâce au matériel de formation et à la documentation appropriés, vous pouvez acquérir une connaissance pratique de l’eProcurement et en découvrir les avantages.
Nous examinons ci-dessous quelques-unes des filières de formation à l’eProcurement.
Étudier en vue d’obtenir une licence ou une maîtrise en gestion de la chaîne d’approvisionnement
Un diplôme de premier cycle ou de maîtrise en gestion de la chaîne d’approvisionnement constitue un moyen efficace d’apprendre les principes de l’approvisionnement, ainsi qu’une base solide pour entamer une carrière dans l’eProcurement.
Les cours enseignent les techniques d’acquisition, la gestion de la chaîne d’approvisionnement et la connaissance des solutions d’eProcurement.
Obtenir une certification en approvisionnement
Il existe plusieurs certificats liés aux achats à obtenir, y compris diverses qualifications du CIPS (Chartered Institute of Procurement and Supply).
Le CIPS propose des formations dans tous les domaines pour un cursus complet sur les connaissances en matière d’approvisionnement.
Webinaires, blogs et sites d’apprentissage en ligne
Internet est riche en ressources sur les bases de l’eProcurement, avec des webinaires, des blogs et des portails d’apprentissage en ligne pour vous aider à maîtriser la pratique.
Mentorat et expérience sur le terrain
Que ce soit dans le cadre d’un stage non rémunéré ou d’un programme de formation en milieu de travail, un excellent moyen d’apprendre l’eProcurement consiste à faire appel à un mentor expérimenté qui peut partager ses compétences et ses connaissances pratiques dans un environnement réel.
Quels sont les principaux outils d’e-Procurement ?
Il existe plusieurs outils et processus utilisés dans le domaine de l’eProcurement, parmi lesquels :
- Système d’échange de données électroniques
Un système d’échange de données électroniques (EDI) échange des données et des informations entre des appareils électroniques. Les messages et informations des entreprises partenaires sont transmis et stockés via l’EDI, ce qui permet de rationaliser la facturation et la logistique des commandes.
- Applications et plateformes Internet
Les entreprises mettent en œuvre une variété d’outils d’eProcurement et de plateformes Web pour faciliter le travail quotidien. Ceux-ci incluent les outils d’eSourcing, d’eTendering, d’eAuctioning et d’eOrdering. Les e-mails sont également majoritairement utilisés, ainsi que le transfert de données basé sur XML.
- Outils d’eOrdering et d’achat en ligne
Les principaux outils liés à l’achat de produits comprennent un ERP basé sur le Web et des mécanismes numériques pour les enchères électroniques.
Quelles sont les principales fonctions de l’e-procurement ?
Les principales fonctions de l’eProcurement sont vastes et offrent toute une série d’avantages pour les opérations quotidiennes d’une entreprise et les activités de la chaîne d’approvisionnement. Nous énumérons ci-dessous les principales fonctions de l’eProcurement pour les entreprises :
- Automatise les processus pour libérer des ressources et réduire les erreurs.
- Améliore la communication entre les parties prenantes et les partenaires pour optimiser le cycle d’approvisionnement.
- Fournit une plate-forme unique pour toutes les activités d’approvisionnement, offrant ainsi aux parties prenantes et aux gestionnaires une plate-forme centralisée de gestion et d’audit.
- Offre des mises à jour en temps réel pour les fournisseurs, la direction, les parties prenantes et les partenaires, ainsi que la possibilité de conserver et de stocker les données d’approvisionnement.
- Permet une négociation simplifiée entre plusieurs partenaires et parties prenantes.
Défis courants liés au traitement manuel de l’approvisionnement
Mauvaise gestion des données
Les procédures papier nuisent à l’efficacité. Dans le monde moderne, les entreprises peuvent exploiter les données pour gagner en efficacité et, à terme, améliorer leurs résultats.
Lorsque les données commerciales sont conservées au format électronique, elles peuvent être partagées entre plusieurs systèmes, afin que l’approvisionnement ne deviennent pas un mystérieux silo de données. Les paramètres de données peuvent être utilisés pour réduire les coûts et les retards.
Questions relatives à la gestion des fournisseurs
Le traitement manuel de l’approvisionnement enferme une entreprise dans une façon statique de gérer les tâches répétitives telles que la communication avec les fournisseurs et l’obtention d’autorisations. Chaque étape manuelle augmente les délais d’approvisionnement. Des méthodes optimisées peuvent éliminer les erreurs de manipulation qu’un système aussi rigide rend difficiles à corriger.
La réduction des retards et des problèmes de communication améliorera les relations avec les vendeurs et les fournisseurs, lesquels s’appuient sur des interactions rapides dans l’intérêt de leurs entreprises.
Non-conformité / risques juridiques
Le traitement papier transforme la saisie des données en cauchemar pour les entreprises exposées à des audits de conformité réglementaire. Les documents papier présentent également un stockage inefficace et sont susceptibles d’être endommagés ou perdus, ce qui peut avoir des conséquences juridiques.
Le stockage électronique des données est beaucoup plus sûr et constitue une solution performante de gestion des risques. Les entreprises peuvent sauvegarder leurs données et les sécuriser sur des plateformes protégées par mot de passe afin que seul le personnel autorisé puisse y accéder.
Manque de transparence
Étant donné que de nombreux groupes sont impliqués dans le processus d’approvisionnement (services d’achats, approbateurs, services financiers et fournisseurs), il peut être difficile de visualiser le processus dans son intégralité.
Cependant, l’eProcurement peut mettre en lumière les différentes étapes de l’approvisionnement et donner de la visibilité sur les tendances, les anomalies et les domaines à améliorer.
Bonnes pratiques en matière d’eProcurement
1
Rechercher un soutien commercial complet
Le changement est difficile, et le déploiement d’un logiciel d’approvisionnement l’est également. Promouvoir l’utilisation d’un système d’eProcurement dans toute l’entreprise.
La direction, les influenceurs et le personnel en général doivent tous comprendre et adhérer à un nouveau système d’approvisionnement pour en assurer la réussite.
2
Examiner l’ensemble du processus
La mise en œuvre d’un système d’eProcurement aura des effets considérables sur les processus d’une entreprise. Souvent, de nombreux départements ou emplois ressentiront les effets de ces changements.
Analyser l’ensemble du processus P2P avant de mettre en œuvre un changement de système. Cela optimise les processus dans toute l’entreprise et non pas seulement au niveau de l’équipe des achats.
3
Identifier des valeurs de référence
Prenez le temps d’évaluer les coûts actuels, le temps et d’autres paramètres de données avant d’initier un nouveau processus d’eProcurement.
Vous disposez ainsi d’un cadre de référence mesurable avec lequel vous pouvez effectuer une comparaison a posteriori. Il peut vous aider à convaincre le personnel des avantages réels du nouveau système.
Questions fréquemment posées sur l’eProcurement
Un logiciel d’eProcurement est un système basé sur le cloud qui permet de localiser, d’acheter et de gérer les dépenses d’une entreprise en biens et services entièrement en ligne.
Des outils numériques et automatisés contribuent à soutenir les processus métier. Les politiques relatives aux fournisseurs peuvent être définies de manière à optimiser les stratégies d’approvisionnement.
L’eProcurement est un processus interentreprises. Les logiciels d’approvisionnement sont utiles aux entreprises qui traitent avec des fournisseurs et des vendeurs dans le cadre de leur chaîne d’approvisionnement.
Un système d’eProcurement est d’autant plus performant qu’il centralise les données d’une entreprise en un même endroit.
Par exemple, Medius Procurement bénéficie du puissant système Medius Connect qui permet d’établir des liens avec des systèmes tiers. Ces connexions s’effectuent de trois manières :
- Des connecteurs prêts à l’emploi et une API Rest vous permettent d’intégrer et de partager des données dans les systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP) les plus répandus.
- Des connexions sont établies avec des catalogues et des marchés de fournisseurs qui approvisionnent en biens et en services
- Intégration à d’autres modules Medius comme l’automatisation de la comptabilité fournisseurs ou la gestion de contrats
L’eProcurement prend en charge les interactions entre une entreprise et ses fournisseurs favoris. Les processus numériques basés sur le cloud permettent de disposer d’un système de documentation plus robuste ayant des liens avec d’autres logiciels tiers.
Les erreurs associées aux processus manuels sont limitées ou supprimées, ce qui peut permettre d’éviter des résolutions de litiges et des poursuites judiciaires coûteuses.