Qu’est-ce qu’un système de paiement automatisé ?
Un système de paiement automatisé permet à une entreprise de payer ses factures par voie électronique plutôt que par chèque papier.
Un système de paiement automatisé peut proposer diverses méthodes de paiement, telles que les virements ACH, les virements électroniques et les cartes de crédit virtuelles.
Les paiements automatisés font partie d’une stratégie plus vaste permettant à une entreprise de simplifier et de rationaliser la procédure de comptabilité fournisseurs.
Comment mettre en place des paiements automatisés ? Cela implique d’intégrer les fournisseurs à un processus commun. Par exemple, la solution Medius Pay permet à une entreprise de gérer l’intégralité du processus d’achat.
Medius aide les fournisseurs et les vendeurs à s’inscrire sur votre marchés de fournisseurs. Ce portail fournit des instructions bancaires sécurisées permettant aux entreprises partenaires d’adopter les paiements et les reçus électroniques.
Avantages des systèmes de paiement automatisés
Quels sont les avantages d’un système de paiement automatisé ? De nombreux avantages s’appliquent aussi bien à votre entreprise qu’à celles de vos fournisseurs. Voici quelques exemples des résultats auxquels vous pouvez vous attendre en basculant sur un système de paiement automatisé.
Économies de temps et d’argent
Le traitement manuel des paiements comporte de nombreux goulets d’étranglement. Le personnel de la comptabilité fournisseurs doit gérer les factures, obtenir les autorisations et traiter les paiements.
Ces étapes peuvent être améliorées en supprimant les opérations manuelles qui ralentissent les délais de paiement.
Un système de paiement automatisé centralisera les différents types de paiement en un même endroit, permettant ainsi au personnel de la comptabilité fournisseurs de travailler plus rapidement.
Cette solution est source d’économies. Les chèques papier sont coûteux en termes de matériaux et de temps de travail.
Réduction du risque d’erreur humaine
Le plus grand risque d’erreur dans le traitement des paiements est l’erreur humaine. Un système de paiement automatisé vise à réduire ou à éliminer l’implication humaine dans les processus manuels tels que la saisie de données, où des erreurs peuvent facilement se glisser.
L’essor de l’intelligence artificielle offre l’avantage unique de pouvoir analyser intelligemment les paiements suspects exigeant un examen manuel.
Ces paiements peuvent être recoupés avec d’autres documents tels que les détails de la facture d’origine et la réception des marchandises.
Plus de transparence et de responsabilité
La comptabilité fournisseurs peut très facilement devenir un silo de données. Dans ce cas, les données détenues par l’entreprise sont contrôlées ou comprises par quelques personnes, voire une seule.
Un système de paiement automatisé offre une plus grande transparence, car un tableau de bord commun procure un aperçu clair de l’état de vos paiements.
Les dossiers électroniques sont enregistrés pour consigner tout ce qui concerne l’activité de paiement. Les entreprises disposent ainsi de données exploitables grâce auxquelles elles peuvent définir des indicateurs permettant de comprendre l’état du processus de paiement.
Meilleure sécurité
En matière de processus de paiement, la sécurité doit être une priorité absolue pour les entreprises. Un système de paiement automatisé sous-tend une méthode de sécurité améliorée.
Grâce à un système basé sur le cloud qui limite l’accès aux seuls utilisateurs autorisés, les chefs d’entreprise ont l’assurance que le système est sécurisé.
Des contrôles intégrés qui effectuent un recoupement entre les paiements et des pièces justificatives contribuent à prévenir les erreurs et la fraude intentionnelle.
Bonnes pratiques lors de l’utilisation d’un système de paiement automatisé
Proposer plusieurs options de paiement
Un système de paiement automatisé prend toute sa valeur lorsqu’il offre à vos entreprises partenaires plus d’options d’envoi et de réception des paiements. Cela peut entraîner moins de perturbations ou moins de changements dans les processus de paiement des partenaires, et ainsi rendre l’adoption du système plus facile. Les relations avec les fournisseurs peuvent s’en trouver améliorées. En effet, vous soutenez leurs méthodes et en plus vous les payez plus rapidement et plus efficacement.
Effectuer des tests et des contrôles réguliers
Tout nouveau système doit être minutieusement testé avant d’être mis en production. Cela comprend une formation approfondie des utilisateurs et une assistance continue pour répondre aux questions. La surveillance d’un système de paiement automatisé permet de s’assurer de son bon fonctionnement. Dans le cas contraire, une mauvaise configuration involontaire pourrait provoquer des erreurs.
Rechercher l’adhésion du personnel en interne et des partenaires
Personne n’aime modifier ses habitudes. Le déploiement d’un nouveau système de paiement automatisé génère des difficultés. Valorisez la mise en œuvre d’un nouveau système de paiement automatisé auprès de la direction, des personnes influentes et du personnel en général. Mettez en avant les avantages d’un tel système afin que tous soient d’accord et contribuent à son succès. De même, discutez avec les vendeurs et les fournisseurs partenaires pour les informer de cette nouvelle mise en œuvre et leur demander d’adhérer à un tel changement.
Automatiser votre traitement des paiements avec Medius
Votre traitement des paiements mérite une mise à niveau. Abandonnez le traitement manuel et désuet des chèques papier.
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Questions fréquemment posées sur les systèmes de paiement automatisés
Une solution de paiement automatisée fait partie d’un système d’approvisionnement basé sur le cloud qui permet à une entreprise d’effectuer et d’accepter des paiements électroniques.
Parfois, les paiements électroniques tels que les virements ACH ou électroniques peuvent remplacer les procédures de paiement par chèque papier à la fois coûteuses et chronophages.
Les systèmes de paiement automatisés fournissent un portail en ligne auquel les fournisseurs se connectent pour être payés par votre entreprise.
Des transactions bancaires sécurisées peuvent être initiées à partir de ce portail. Les détails de chaque transaction sont enregistrés et consignés.
Les mesures des indicateurs de performance clés peuvent être communiquées aux tableaux de bord afin que vous soyez en permanence informé de l’état de votre comptabilité fournisseurs.
Les systèmes de paiement automatisés offrent un accès sécurisé aux utilisateurs autorisés. Seuls les fournisseurs agréés sont invités à utiliser le système et l’accès peut être révoqué si nécessaire.
Les paiements électroniques, tels que ceux effectués via des virements ACH, sont soumis à des contrôles de sécurité conformes aux normes du secteur et sont plus sécurisés que les procédures papier, car ils ne sont pas sujets aux erreurs humaines.
Oui, un système de paiement automatisé peut s’intégrer aux systèmes ERP les plus courants. Par exemple, Medius Connect fournit des connecteurs pré-configurés et entièrement gérés pour relier un système ERP à des produits Medius.
Des intégrations sur mesure peuvent être réalisées à l’aide d’API REST afin que toutes vos applications financières répondent à vos besoins spécifiques.
Oui, les paiements à destination et en provenance de clients internationaux peuvent être intégrés dans un système de paiement automatisé.
Les virements électroniques constituent une option de paiement essentielle pouvant être parfaitement adoptée par divers fournisseurs et vendeurs.
Les processus numériques basés sur le cloud permettent de disposer d’un système de documentation plus résilient et d’établir des liens avec des logiciels tiers à l’aide de connexions sécurisées.
Les risques associés aux processus manuels sont réduits ou éliminés grâce aux systèmes de paiement automatisés. Cela permet souvent de réduire ou d’éliminer les incidents exigeant des mesures coûteuses de protection contre les atteintes à la protection des données.