Ce scénario vous semble-t-il familier ?
Happy Basket fournit chaque semaine une corbeille de fruits pour le bureau et facture mensuellement les fruits et la livraison. Heather, l'administratrice du bureau, est chargée de gérer ce fournisseur et d'approuver toutes les factures. Actuellement, la facture est envoyée par e-mail au service Comptabilité fournisseurs où elle est automatiquement saisie. Cependant, Sandji, le comptable fournisseurs, doit déterminer manuellement l'auteur correct et transmettre la facture à Heather pour approbation. En ajoutant Heather comme responsable du fournisseur Happy Basket, les factures peuvent être automatiquement adressées pour approbation et Sandji peut éviter une étape manuelle supplémentaire qui lui fait perdre du temps pour résoudre des problèmes plus importants.
Solution
Supprimer le routage d’approbation manuel pour accroître l’automatisation.
Et si vous pouviez gagner des jours chaque mois en faisant en sorte que les factures des fournisseurs concernés soient automatiquement acheminées pour approbation, en supprimant la tâche sans valeur ajoutée qui consiste à assigner manuellement le même approbateur, encore et encore ?
Pour les fournisseurs avec lesquels vous travaillez régulièrement et dont les factures sont toujours contrôlées et approuvées par la même personne, il existe un moyen simple d'attribuer automatiquement des approbateurs, appelé le responsable du fournisseur.
Avantages
- Plus de la moitié d'entre vous ont pu identifier des fournisseurs dont l'acheminement était destiné à la même personne 90 % du temps
- Le groupe a convenu qu'il fallait en moyenne une minute pour déterminer l'approbateur correct et acheminer manuellement les factures
- En mettant en place un Responsable du fournisseur, les clients présents dans la salle pourraient économiser jusqu'à 21 jours de travail par an !
Configuration
- La mise en place de la fonction Responsable du fournisseur est facile et est généralement effectuée par l'administrateur qui a accès à la mise à jour des dossiers des fournisseurs.
- Quelques points auxquels vous devriez réfléchir :
- Quels sont les principaux fournisseurs avec lesquels vous travaillez ?
- Ces factures sont-elles toujours envoyées aux mêmes personnes pour approbation ?
- Existe-t-il différents approbateurs en fonction de la structure de votre entreprise ?
- La distribution manuelle d'une facture pour autorisation impacte le taux de distribution automatique et in fine le délai de traitement d'une facture. Après avoir configuré le responsable du fournisseur pour les fournisseurs concernés, vous pouvez mesurer et suivre vos performances en utilisant le taux de distribution automatique de référence standard.
Note : Le contenu du Medius Success Portal est disponible en anglais uniquement.