Ce scénario vous semble-t-il familier ?
Chaque mois, l'équipe de comptabilité fournisseurs perd beaucoup de temps à rappeler à ses collègues d'approuver ou de rejeter les factures afin de pouvoir clôturer les comptes. Anna, une professionnelle de la comptabilité fournisseurs sait que de nombreuses factures ne seront pas approuvées simplement parce que l'entreprise est en litige avec le fournisseur ou que la facture est mise en attente pour une autre raison. L'équipe d'Anna est très attachée à son rôle de partenaire commercial efficace de l'entreprise et aimerait éviter de le rappeler aux utilisateurs mois après mois. Afin de faciliter la communication avec les approbateurs et de hiérarchiser le travail des équipes, Anna met en place un ensemble d'étiquettes qui peuvent être utilisées pour communiquer le statut d'une facture. De cette façon, son équipe peut se concentrer sur les factures qui requièrent une attention immédiate et éviter de perdre du temps à chercher des approbations pour des factures qui sont mises en attente alors qu'elle en connaît la raison.
Solution
Et s'il existait un moyen simple de communiquer le statut des factures à votre entreprise, de trier votre boîte de réception et même de créer des rapports basés sur le statut des factures ? La solution s'appelle « étiquettes » et il s'agit d'une configuration simple que vous pouvez effectuer dans Medius AP Automation (MediusFlow).
Avantages
- Communication améliorée avec les approbateurs
- Une boîte de réception organisée
- Des rapports améliorés qui vous aident à prioriser votre travail et à vous concentrer sur les factures en fonction de leur étiquette/statut
Configuration
- Medius AP Automation est pré-configuré avec un ensemble d'étiquettes standard, mais vous pouvez également, en quelques étapes simples, créer les vôtres pour vous assurer que le jargon reflète celui de votre entreprise.
- Quelques points auxquels vous devriez réfléchir :
- Étant donné que plusieurs étiquettes peuvent être ajoutées à un document, réfléchissez à la meilleure façon de les gérer.
- Si vous souhaitez utiliser des étiquettes pour communiquer avec vos approbateurs, n'oubliez pas de vous assurer qu'ils connaissent cette fonctionnalité et savent comment l'utiliser.
Note : Le contenu du Medius Success Portal est disponible en anglais uniquement.