Ce scénario vous semble-t-il familier ?
Caroline travaille en tant qu'assistante administrative à la comptabilité fournisseurs pour un studio de cinéma et, chaque mois, elle doit relancer le réalisateur ou les producteurs pour qu'ils traitent leurs factures avant la clôture du mois. Dans de nombreux cas, ils n’écoutent pas et profèrent des excuses comme « Je ne suis pas devant mon ordinateur ! » ou « Je suis trop occupé sur le plateau ».
État actuel avant l'astuce :
De nombreuses factures de dépenses attendent dans les files d'attente des utilisateurs d'être approuvées avant la clôture du mois. Les équipes de comptabilité fournisseurs passent beaucoup de temps à courir après les utilisateurs pour que les factures soient traitées et enregistrées dans l'ERP avant la période de clôture.
Solution
Les e-mails exploitables offrent une plus grande flexibilité, une efficacité accrue et une meilleure productivité en permettant d'approuver ou de rejeter une facture directement à partir d'un courrier électronique. Ils permettent aux utilisateurs d'effectuer les tâches directement à partir d'Outlook sans avoir à se connecter à l'application chaque fois qu'ils reçoivent une facture de frais à approuver. Les utilisateurs/approbateurs peuvent approuver ou rejeter les lignes d'une facture de dépenses et ajouter des commentaires.
Avantages
- Faciliter l'approbation des factures de frais par les utilisateurs finaux
- Fonctionne pour les utilisateurs d'ordinateurs de bureau et d'appareils mobiles
- Il n'est pas nécessaire de se connecter à la plateforme Medius
Configuration
- L'authentification O365 est nécessaire pour utiliser la fonctionnalité de messagerie exploitable. Un utilisateur administrateur peut mettre à jour plusieurs utilisateurs avec la fonctionnalité de « mise à jour groupée ».
- Estimation du temps : moins de 3 minutes.
Note : Le contenu du Medius Success Portal est disponible en anglais uniquement.