Ce scénario vous semble-t-il familier ?
Marie travaille comme responsable de la comptabilité fournisseurs pour une entreprise de fabrication de sacs à dos. Le directeur financier lui a demandé de prendre des mesures pour réduire le délai de traitement des factures de dépenses, car les fournisseurs lui font savoir qu'ils ne paient pas à temps. Pour identifier où se situe le problème, Marie a besoin d'un outil capable de lui indiquer quels utilisateurs n'approuvent pas leurs factures à temps.
Elle ajoute le gadget « durée de réalisation des tâches par utilisateur et par rôle » à son propre tableau de bord et sélectionne « facture de dépenses » comme type de facture. Elle dispose ainsi d'une liste d'utilisateurs et des délais correspondants, ce qui lui permet de concentrer ses efforts sur les utilisateurs dont les délais sont les plus longs.
État actuel avant l'astuce :
Peu de visibilité sur les utilisateurs qui prennent beaucoup de temps pour traiter les factures, ce qui ralentit le processus de comptabilisation et de paiement dans les délais.
Solution
Ce gadget pour les factures basées sur les commandes, les dépenses et les factures récurrentes indique le délai moyen (en jours), par utilisateur et par rôle. Dans ce contexte, le délai d'exécution est le temps qu'il faut à un utilisateur pour traiter un document, en moyenne. Le gadget affiche également le nombre de documents inclus dans cette moyenne.
Lors de l'utilisation du gadget, un utilisateur peut sélectionner :
Intervalle de dates
Entreprise (réelle ou virtuelle)
Type de facture (dépense, basée sur une commande ou récurrente)
Les factures non validées doivent-elles être incluses dans les ratios
Un fournisseur spécifique (peut être laissé vide pour produire une liste)
Un utilisateur spécifique (peut être laissé vide pour produire une liste)
Avantages
- Donne à un responsable ou à une équipe de la comptabilité fournisseurs une visibilité sur les factures en retard
- Capacité à effectuer un suivi auprès des utilisateurs qui ne traitent pas les factures à temps
Configuration
- Un utilisateur avec le rôle d'administrateur* doit :
- Créer un nouveau tableau de bord, ou en ouvrir un existant
- Sélectionner « Ajouter un gadget » et choisir le gadget « Durée d'achèvement des tâches par utilisateur et rôle » pour l'ajouter au tableau de bord
- Sélectionner l'onglet « Accès »
- Ajouter des utilisateurs ou des rôles pertinents à la liste
*Ce gadget est masqué par défaut, un administrateur doit donc accorder l'accès avant de pouvoir l'ajouter à un tableau de bord.
- Avec moins de 15 minutes nécessaires pour configurer ce gadget, pourquoi ne pas profiter de cet aperçu !
Note : Le contenu du Medius Success Portal est disponible en anglais uniquement.