Ce scénario vous semble-t-il familier ?
Emma consacre du temps à la fin de chaque journée à effectuer une vérification finale des factures approuvées lors de l'étape de contrôle a posteriori. Il s'agit d'un héritage de la première mise en œuvre, lorsque l'entreprise voulait s'assurer que toutes les factures étaient de nouveau contrôlées avant d'être envoyées à l'ERP pour être payées. Cela a parfois du sens, mais dans de nombreuses circonstances, en particulier pour les factures de dépenses, cela semble être une étape supplémentaire dans le processus.
La mise en place de règles de validation des documents, souvent appelées règles de contrôle a posteriori, permet de supprimer cette étape supplémentaire sur la base d'une liste de conditions configurées, ce qui permet à la facture d'être transférée en toute transparence vers l'ERP.
Solution
Évitez de perdre du temps avec des vérifications inutiles.
Lorsque la plupart des utilisateurs commencent à utiliser MediusFlow, ils veulent s'assurer que toutes les factures font l'objet d'un contrôle final avant d'être envoyées à l'ERP pour paiement. C'est tout à fait compréhensible, mais au fil du temps, lorsque vous apprenez à faire confiance au système et que vous voyez les résultats, une étape supplémentaire ne fait que rallonger le processus.
Les règles de validation des documents permettent d'éviter ce dernier contrôle avant la comptabilisation dans l'ERP, en supprimant une étape manuelle supplémentaire et en rationalisant le processus dans AP Automation.
Avantages
- 99 % des factures traitées l'étaient manuellement dans le contrôle a posteriori
- En supposant que chaque processus de contrôle a posteriori prend 10 secondes et que au plus 50 % des factures nécessitent un examen
- Vous pourriez en moyenne réduire le délai de traitement de 5 jours ouvrables par an !
Configuration
- Les utilisateurs dotés du rôle d'administrateur par défaut peuvent configurer des règles de validation de documents.
- Quelques points auxquels vous devriez réfléchir :
- Certaines factures nécessitent-elles un examen supplémentaire avant d'être comptabilisées dans l'ERP ?
- Qui est responsable de l’élaboration de la règle finale ?
- En quoi les règles diffèrent-elles selon le type de facture (Dépense, Bon de Commande, Contrat) ?
- Pour les utilisateurs qui ont accès à l'application des règles de validation des documents, consulter les informations détaillées ici. Ou regardez une vidéo de démonstration sur la façon de démarrer.
- Vous pouvez utiliser le gadget Mesures des tâches de flux de travail manuel pour suivre la modification du contrôle a posteriori sur une période donnée pour un type de facture donné. Cela vous permet de suivre l'impact des modifications en fonction des règles de validation des documents définies pour le contrôle a posteriori. Tous les détails sur la façon de mesurer vos performances sont disponibles sur le Portail de réussite.
Note : Le contenu du Medius Success Portal est disponible en anglais uniquement.