Ce scénario vous semble-t-il familier ?
Diana travaille en tant que responsable de la comptabilité fournisseurs d'une grande marque de cosmétiques. Lorsque ses collègues des achats commandent des huiles essentielles à leur principal fournisseur pour leur savon de renommée mondiale, elle rencontre souvent des problèmes lorsque les informations figurant sur le bon de commande et la facture ne correspondent pas - les huiles sont parfois facturées en poids et d'autres fois en bouteilles - il semble que le registre des articles ou la liste des prix ne soit pas mis à jour en ce qui concerne les unités et les numéros d'articles, et des écarts de prix mineurs sont également fréquents.
État actuel avant l'astuce :
Diana a effectué une analyse qu'elle a communiquée au service Achats, mettant en évidence le temps estimé en ETP de comptabilité fournisseurs passé à rapprocher manuellement des factures qui n'avaient pas la même unité de mesure sur la facture et sur le bon de commande. De concert, la comptabilité fournisseurs et les achats décident d'approcher les trois fournisseurs à l'origine de la plupart de ces divergences et de leur demander de créer des factures avec la bonne nomenclature. Si cela ne fonctionne pas, le service Achats s'engage à confirmer à chaque fois que les informations correctes figurent sur le bon de commande.
Solution
Nous savons que ce serait formidable si tout correspondait toujours, mais la vie ne se passe pas toujours ainsi, surtout lorsqu'il s'agit de factures. Les petites divergences ont souvent de bonnes raisons, alors au lieu de ralentir le processus pour effectuer une correction manuelle, pourquoi ne pas configurer des tolérances d'écart qui ont du sens pour votre entreprise afin que les factures continuent d'être traitées.
Quelques points auxquels vous devriez réfléchir :
Réfléchissez à la meilleure façon de concilier un niveau d'automatisation plus élevé et la perte des contrôles que vous avez mis en place.
Si certains de vos fournisseurs rencontrent toujours des problèmes, vérifiez auprès des achats s'il s'agit d'un problème de tarification ou de configuration des unités de mesure. Parallèlement, vous pouvez vérifier si le format de la facture doit être modifié ou s'il est vraiment nécessaire de changer les tolérances pour ce fournisseur en raison de la nature des biens ou des services qu'il fournit.
La création d'une analyse de rentabilité pour accepter ou modifier les niveaux de tolérance doit tenir compte du temps que vous passez à traiter manuellement les factures, des raisons appropriées pour les exceptions et de ce qu'il convient de faire si les niveaux de tolérance ne fonctionnent toujours pas.
Avantages
- Accroître l'automatisation afin d'améliorer le taux d'absence de sans contact
- Pour maximiser l'automatisation, combiner le codage automatique avec des niveaux de tolérance
Configuration
- Vous devez disposer d'un rôle de comptabilité fournisseurs basé sur les commandes qui peut être configuré à la fois au niveau de l'entreprise et du fournisseur.
- Les règles de gestion sont définies au niveau de l'entreprise ou du fournisseur afin de garantir le point de contrôle approprié. Il existe 5 types de divergences que vous pouvez configurer par montant ou pourcentage : montant de l'en-tête, total de la ligne, prix unitaire et quantité.
- Apprendre à configurer les tolérances d'écart.
- Estimation du temps : moins d'une minute.
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