Qu’est-ce que le mandat de facturation électronique en France ?
En tant que DAF ou professionnel de la finance, vous savez qu’il est important de suivre l’évolution des réglementations relatives aux transactions financières. Vous avez probablement entendu parler du récent mandat français de facturation électronique, lequel sert à numériser les processus de facturation, optimiser l’efficacité et moderniser son système de facturation. Si votre entreprise est sise en France ou si vous traitez avec des sociétés françaises, il faut impérativement comprendre ce que ce mandat implique.
Dans cet article de blog, nous vous présentons les principaux aspects du mandat de facturation électronique français et vous expliquons comment vous préparer aux changements à venir.
- Qu’est-ce que le mandat de facturation électronique en France ?
- Qui est concerné par le mandat ?
- Quelles sont les exigences et les obligations ?
- Quels sont les délais et les échéances du mandat de facturation électronique français ?
- Quels sont les avantages de la facturation électronique ?
- Comment le logiciel d'automatisation de comptabilité fournisseurs de Medius peut-il vous aider ?
Qu’est-ce que le mandat de facturation électronique en France ?
Le mandat de facturation électronique français a été ratifié avec l'application de l'article 153 de la loi de finances française 2020, adoptée par le gouvernement français le 28 décembre 2019. Cet article s’inscrit dans le cadre d'efforts visant à intensifier la numérisation et l’efficacité des entreprises en France et rend la facturation électronique obligatoire pour toutes les transactions B2B. L'entrée en vigueur de ce mandat, prévue pour le mois de juillet 2024, a été reportée afin de laisser à l’économie française plus de temps pour s’adapter aux changements à venir.
Le mandat de facturation électronique français exige des entreprises qu’elles envoient et reçoivent des factures électroniques dans un format spécifié conforme aux exigences juridiques et fiscales de la France, le tout avec l’ambition de :
- Renforcer la compétitivité
- Lutter contre la fraude à la TVA
- Augmenter l’efficacité des entreprises
- Simplifier les déclarations de TVA
Le mandat a été introduit pour aider les entreprises à respecter les règlementations en matière de TVA, en garantissant le traitement en temps voulu des factures envoyées ou reçues afin de réduire le risque de pénalités. Mais l’automatisation et la normalisation des factures électroniques présentent bien d’autres avantages, comme l’accélération des cycles de paiement, l’amélioration de la précision et de la transparence des transactions commerciales.
Qui est concerné par la facture électronique française ?
Si votre entreprise opère en France ou fournit des biens ou des services à des entreprises ou des entités publiques françaises, vous devez vous conformer à l’obligation de facturation électronique. La réglementation concerne notamment les transactions de facturation B2B et B2G et les prestataires de services tiers utilisant un logiciel de comptabilité pour envoyer ou recevoir des factures.
Note: Le contenu n'est actuellement disponible qu'en anglais.
Quelles sont les exigences et les obligations ?
En tant qu’entreprise, remplir l’obligation de facturation électronique en France est un impératif. Mais qu’est-ce que cela implique exactement ? Pour faire simple, vous devez suivre les spécifications techniques établies, notamment l’utilisation de formats de données structurés, par exemple, XML ou UBL et le respect de la syntaxe de facturation électronique stipulée par les autorités fiscales françaises.
Obligations pour les entreprises :
- Émission de factures électroniques : générez et transmettez des factures électroniques à vos clients dans le format prescrit. Veillez à ce que la facture électronique comprenne des champs obligatoires spécifiques, notamment l’identification du fournisseur et du client, la date de la facture, les détails fiscaux et les montants de la facture.
- Archivage : Cconservez les factures sous forme électronique et veillez à ce qu’elles puissent être consultées par les autorités fiscales sur demande. N’oubliez pas de préserver l’intégrité, l’authenticité et la lisibilité des factures archivées tout au long de leur période de conservation.
- Réception de factures électroniques : préparez-vous à recevoir les factures électroniques de vos fournisseurs et à les intégrer dans vos systèmes comptables internes.
Quelques points à garder à l’esprit :
Gestion du cycle de vie des factures : vous devrez transmettre des mises à jour régulières de l’état des factures via la plateforme PPF de l’État ou un prestataire de services accrédité. Les entreprises n’enverront plus de factures directement aux clients, elles utiliseront le PPF ou le PDP tiers.
Réception de factures électroniques : à partir du 1er juillet 2024, les entreprises assujetties à la TVA en France devront être en mesure de recevoir des factures électroniques dans les formats approuvés UBL 2.1, UN/CEFACT CII et Factur-X. Assurez-vous donc que votre solution CF peut gérer ces formats.
Exigences en matière de rapports électroniques : bien que la facturation électronique ne soit pas obligatoire pour les factures B2C et transfrontalières, les entreprises doivent envoyer à la plateforme gouvernementale des fichiers de déclaration électronique pour ces transactions avec des points de données similaires dans des formats spécifiques. Les délais de soumission de ces rapports dépendent du régime de déclaration dont vous relevez.
Formats de facture : seuls certains formats de factures électroniques seront acceptés après des délais spécifiques. Fin 2026, les factures papier et les factures PDF simples ne seront plus valables pour la facturation électronique B2B en France. Si vous émettez des factures par voie électronique, elles doivent également être archivées par voie électronique, vous devrez donc disposer d’une solution d’archivage électronique des factures.
Quels sont les délais et les échéances du mandat de facturation électronique français ?
Le mandat de facturation électronique initialement planifié pour débuter en juillet 2024 a récemment été reporté.
Le projet, qui a fait l’objet de nombreuses discussions entre les parties prenantes depuis 2021, est reporté afin de donner à l’économie française plus de temps pour s’adapter aux changements à venir.
La date du report sera annoncée dans le cadre de la loi de finances française pour 2024.
Quels sont les avantages de la facturation électronique ?
La facturation électronique présente de nombreux avantages, notamment :
- Réduction des coûts : la facturation électronique élimine le papier, l’affranchissement et le traitement manuel, ce qui permet de réaliser d’importantes économies.
- Efficacité optimale : l’automatisation de la production et de la transmission des factures réduit les erreurs humaines et permet une meilleure efficacité opérationnelle.
- Cycles de paiement plus rapides & ; flux de trésorerie optimisé : si l’attente des paiements est un point douloureux, la facturation électronique est faite pour vous. Une livraison et un traitement plus rapides des factures permettent un recouvrement plus rapide des paiements.
- Précision et visibilité des données : les factures électroniques sont structurées, ce qui réduit le nombre d’erreurs et de divergences et permet d’imputer les transactions financières et d’établir des rapports de manière plus précise.
- Contribution au développement durable : le passage de la facture papier à la facture électronique contribue au développement durable en réduisant la consommation de papier et les déchets.
- Augmentation de la productivité et du moral des employés : l’automatisation et la rationalisation des processus permettent aux employés de se concentrer sur des tâches plus stratégiques et indispensables, en réduisant les tâches frustrantes et chronophages, ce qui améliore le moral des employés.
Le mandat français de facturation électronique représente une étape majeure dans la modernisation des processus de facturation en France. En adoptant la facturation électronique, vous pouvez simplifier vos opérations, réduire vos coûts, améliorer votre efficacité et bien plus encore. Vous pouvez vous préparer au prochain mandat en comprenant les exigences techniques, en assurant la conformité et en tirant parti des avantages de la facturation électronique pour garder une longueur d’avance dans le paysage commercial en évolution.
Comment le logiciel d’automatisation des CF de Medius peut vous aider :
La solution Medius AP Automation prend en charge tous vos besoins et types de facturation, notamment les factures électroniques. En collaborant avec Pagero et d’autres fournisseurs de services à l’échelle mondiale, notre solution d’automatisation des comptes fournisseurs basée sur le cloud centralise les factures entrantes sous un même toit.
Medius Capture, notre solution en instance de brevet, capture intelligemment les données des factures, apportant ainsi une cohérence aux formats électroniques, notamment PDF, XML et bien d'autres. Le très convivial Portail des fournisseurs Medius permet aux fournisseurs de retourner et de télécharger des factures à partir de bons de commande.
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