Vue d’ensemble du processus de comptabilité fournisseurs
- Introduction
- Qu’est-ce que le processus de comptabilité fournisseurs ?
- Quelles sont les étapes clés du processus de comptabilité fournisseurs ?
- Pourquoi automatiser le traitement des factures fournisseurs ?
- Comptabilité fournisseurs : bien plus qu’un processus administratif
- Enjeux liés au processus de gestion des factures fournisseurs
- L’IA au service de l’automatisation du traitement des factures fournisseurs
- Comment l’intelligence artificielle transforme la comptabilité fournisseurs ?
- Logiciel complet pour gérer la comptabilité fournisseurs
- Vos processus comptables freinent-ils votre performance ?
- Souhaitez-vous transformer votre comptabilité fournisseurs ?
- FAQ sur la comptabilité fournisseurs
Le processus de comptabilité fournisseurs (Accounts Payable en anglais) désigne l’ensemble des étapes qui permettent de gérer les dettes d’une entreprise envers ses fournisseurs, depuis la réception des factures fournisseurs jusqu’à leur paiement : enregistrement des fournisseurs, contrôle que les factures correspondent aux bons de commande et de livraison, validation interne, enregistrement comptable, règlement dans les délais requis et archivage. Il nécessite un traitement rigoureux pour éviter les fraudes, les erreurs ou doubles paiements, optimiser la trésorerie et maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs.
Qu’est-ce que le processus de comptabilité fournisseurs ?
Le processus de comptabilité fournisseurs englobe l’ensemble des tâches liées au traitement des factures fournisseurs : création des fournisseurs dans le système comptable, réception des factures, saisie de leurs données, rapprochement avec les bons de commande et de livraison, imputation analytique, approbation et paiement des factures.
Le processus de comptabilité fournisseurs constitue un sous-ensemble du processus Procure-to-Pay (P2P), qui va de la gestion des achats jusqu’au paiement des factures fournisseurs. Il peut être automatisé de bout en bout, grâce à une solution d’AP Automation, pour accélérer le traitement et le règlement des factures fournisseurs
Quelles sont les étapes clés du processus de comptabilité fournisseurs ?
Les équipes en charge de la comptabilité fournisseurs ont pour mission de gérer le règlement des biens et services acquis par l’entreprise auprès de ses fournisseurs. La durée et la complexité du cycle de traitement des factures fournisseurs varie selon les entreprises. Cependant, on peut schématiquement illustrer ce cycle comme suit :
Réception des factures des vendeurs et des fournisseurs
Vérification que les factures sont exactes et rapprochement avec les biens reçus ou les services délivré
Enregistrement des factures dans le système comptable de l’entrepris
Obtention de l’autorisation de régler les factures
Planification des paiements aux vendeurs ou fournisseurs
Émission des paiements aux vendeurs ou aux fournisseurs par chèque, par virement ou d’autres méthodes de paiement
Mise à jour des registres comptables pour indiquer que le paiement a été réalisé
Pourquoi automatiser le traitement des factures fournisseurs ?
Il arrive que certaines factures fournisseurs ne soient pas accompagnées d’un bon de commande ou d’un bon de livraison, ce qui rend le rapprochement à trois facteurs impossible. C’est par exemple le cas des factures liées à des paiements récurrents (loyers, contrats d’abonnement, etc.).
Grâce à l’IA et au machine learning, il est désormais possible d’automatiser leur traitement en fonction de l’historique des factures reçues : capture des données des factures (fournisseur, objet, périodicité, montant), rapprochement intelligent avec les contrats et identification des écarts par rapport aux conditions négociées, imputation analytique, validation automatique des factures récurrentes sans écart (ou présentant un écart conforme au seuil de tolérance défini) et paiement.
Les dépenses et la trésorerie pouvant varier selon les périodes, l’automatisation de la comptabilité fournisseurs permet de disposer de rapports détaillés permettant d’ajuster les paiements en fonction de la situation financière.
Enfin, une solution d’AP Automation intégrée avec votre ERP garantit un pilotage plus fiable, plus rapide et plus précis du processus comptable, réduit les erreurs liées aux saisies manuelles et améliore l’efficacité globale des équipes comptables. Ne pas engager cette transformation aujourd’hui, c’est prendre le risque d’être distancé demain.
Comptabilité fournisseurs : bien plus qu’un processus administratif
Bien que considérée comme un processus de back office, la comptabilité fournisseurs est un levier de performance d’une entreprise. L’automatisation du processus Procure-to-Pay permet de contrôler que les paiements sont effectués dans les conditions convenues avec les fournisseurs. Elle a un impact direct sur la trésorerie de l’entreprise, la fiabilité des états financiers et la maîtrise des risques de fraude.
Gestion financière
Dans une économie instable, une mauvaise décision ou une interruption dans la livraison des marchandises peut avoir de lourdes conséquences. Les services en charge de la comptabilité fournisseurs veillent à ce que les paiements soient effectués dans les temps, condition indispensable à de bonnes relations avec les partenaires commerciaux d’une organisation.
Tenue de registres rigoureuse
Le suivi précis des factures, des livraisons et des règlements est essentiel à la bonne marche de toute entreprise.
Les départements comptables qui dématérialisent et automatisent le processus de traitement des factures fournisseurs gagnent en efficacité, notamment lors des audits.
Les informations sont centralisées, plus facilement consultables et peuvent être intégrées à d’autres systèmes pour renforcer la visibilité financière.
Amélioration des relations avec vos fournisseurs
Respecter les délais de paiement convenus avec vos fournisseurs n’est pas qu’une obligation : c’est aussi une opportunité de créer un climat de confiance, qui peut se traduire par des conditions préférentielles lors de futures collaborations.
Élimination des frais de retard et des pénalités
La mise en place d'un calendrier de paiement précis aide une entreprise à éviter les frais de retard et peut même lui permettre de bénéficier de remises pour paiement anticipé.
Prévention de la fraude
La fraude représente une menace concrète pour les entreprises. Une solution d’AP Automation permet d’identifier automatiquement les factures en double, les écarts avec les bons de commande et les comportements inhabituels.
Enjeux liés au processus de gestion des factures fournisseurs
Parmi les principaux défis rencontrés par les services en charge de la comptabilité fournisseurs : les paiements en double, les saisies multiples dans différents systèmes, la perte de factures, des circuits de validation complexes, des erreurs dans le bilan comptable et ou encore les retards de paiement. Par ailleurs, dans un contexte économique mondial instable, les fournisseurs cherchent à sécuriser leurs revenus et activent de plus en plus souvent des pénalités de retard prévues dans les devis ou dans les contrats. Toute défaillance dans le traitement des factures peut ainsi entraîner des frais supplémentaires.
Les limites d’une gestion manuelle des factures fournisseurs
De nombreuses entreprises gèrent encore les factures fournisseurs manuellement ou de manière partiellement automatisée. Ce fonctionnement présente de nombreuses limites.
Processus chronophage
Les circuits d’approbation manuels des factures impliquent souvent plusieurs niveaux hiérarchiques. Le cycle de validation est long car les factures doivent être transmises à plusieurs services avant d'être traitées.
Risques d’erreurs
La saisie manuelle des données dans différents systèmes accroît le risque d’erreurs. Des documents peuvent également se perdre ou être mal classés.
Visibilité réduite
Le traitement manuel des factures fournisseurs ne permet pas d’avoir une visibilité exacte et en temps réel des dépenses, ce qui complexifie ou altère les prises de décisions.
Suivi complexe
Le traitement manuel des paiements complexifie le suivi des flux de trésorerie. Ne pas savoir le statut de chaque facture peut conduire à une mauvaise évaluation de la situation financière.
Manque d’efficacité
Le tri, l’archivage et la gestion physique des documents font perdre un temps précieux aux équipes comptables, au détriment de tâches à plus forte valeur ajoutée.
Selon l'Institute of Finance & Management, jusqu'à 84 % de la journée type d'un comptable est consacrée à des tâches manuelles.
L’IA au service de l’automatisation du traitement des factures fournisseurs
Le traitement des factures fournisseurs, lorsqu'il s’appuie sur l'intelligence artificielle, peut être intégralement automatisé. Grâce à Medius AP Automation, chaque étape – de la capture des données des factures à leur rapprochement, en passant par les validations et la planification des paiements – est automatisée. A la clé, des gains d’efficacité, une réduction des délais de traitement et une plus grande fiabilité des données financières.
Comment l’intelligence artificielle transforme la comptabilité fournisseurs ?
L’automatisation de la comptabilité fournisseurs par l’intelligence artificielle ne se contente pas d’optimiser les processus : elle les redéfinit. Les systèmes intelligents s’appuient sur les données historiques de facturation et de paiement pour catégoriser, rapprocher et transmettre automatiquement les factures pour validation. Résultat : moins d’intervention humaine, moins de retards, et une précision renforcée à chaque étape. La détection d’anomalies en temps réel permet d’identifier rapidement les fraudes potentielles ou les incohérences. Au fil du temps, et grâce au machine learning et aux différents niveaux d’intelligence artificielle exploités, la gestion des factures fournisseurs peut être totalement automatisée, ce qui permet aux équipes de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Logiciel complet pour gérer la comptabilité fournisseurs
Un processus de comptabilité fournisseurs bien maîtrisé est crucial pour la fiabilité des états financiers. Prenons l'exemple de la comptabilité en partie double : une erreur sur une facture fournisseur entraîne deux montants erronés et des écarts pour deux comptes. L’identification et la correction a posteriori (par opposition à la prévention possible grâce à la mise en œuvre d’une solution d’AP Automation) sont chronophages et coûteuses.
Vos processus comptables freinent-ils votre performance ?
Les équipes en charge de la comptabilité fournisseurs jouent un rôle stratégique en matière de gestion des dépenses et d’optimisation de la trésorerie. Pourtant, de nombreuses entreprises utilisent des outils obsolètes ou s’appuient sur workflows manuels pour gérer leurs factures fournisseurs. Les solutions d’AP Automation intelligentes, qui tirent parti de l’intelligence artificielle et du machine learning, éliminent les inefficacités, fiabilisent les données et accélèrent les prises de décision. Elles permettent de transformer les fonctions financières.
Souhaitez-vous transformer votre comptabilité fournisseurs ?
Découvrez comment Medius permet d’automatiser le traitement des factures fournisseurs, de la réception des factures jusqu’au paiement, et de gagner en précision, en visibilité et en contrôle.
FAQ sur la comptabilité fournisseurs
La comptabilité fournisseurs consiste à gérer et à régler les factures des fournisseurs. Elle inclut la réception, la vérification et l’enregistrement des factures, jusqu’au déclenchement du paiement. Selon la taille de l’entreprise, les équipes en charge de la comptabilité fournisseurs s’occupent également du reporting et de la conformité.
Un processus de comptabilité fournisseurs efficace permet de sécuriser la trésorerie de l’entreprise. Elle assure que les factures sont réglées à temps, évitant ainsi les pénalités, tout en préservant la relation commerciale avec les partenaires.
Les défis rencontrés par les équipes en charge de la comptabilité fournisseurs sont nombreux. L'utilisation de systèmes cloisonnés pour les achats, la facturation et les paiements entraîne souvent des doubles saisies et augmentent le risque d'erreur. Les processus manuels, ou papier, allongent les délais de traitement, nuisent à la relation avec les fournisseurs et compliquent le suivi des échéances. Enfin, l'absence de visibilité en temps réel sur les flux financiers limite la capacité à prendre des décisions.
L'automatisation libère les équipes chargées de gérer les factures fournisseurs de tâches manuelles répétitives à faible valeur ajoutée. En digitalisant l’ensemble du processus, de la réception des factures jusqu’au paiement, les entreprises accélèrent les délais de traitement, réduisent les risques d’erreurs et de fraudes, et bénéficient d’une meilleure visibilité sur leurs flux financiers.
Pour bien gérer le processus de comptabilité fournisseurs, il est essentiel de simplifier les workflows en s’appuyant sur des solutions technologiques. Mettre en place des contrôles internes rigoureux et restreindre les accès aux systèmes financiers permet de sécuriser les données sensibles, tout en assurant l’accès aux personnes autorisées. Enfin, rationaliser les étapes de vérification et réduire les niveaux d’approbation contribue à accélérer considérablement le processus Procure-to-Pay.
L'IA transforme la comptabilité fournisseurs en automatisant la capture des données des factures, l’imputation comptable, le rapprochement des factures avec les bons de commande, le signalement des anomalies et des fraudes potentielles, l’approbation directe des factures ou encore les paiements. Grâce à ses nombreuses fonctionnalités et capacités, cette technologie sait également interroger et restituer une grande quantité de données pour répondre immédiatement aux questions des fournisseurs et des collaborateurs ou encore traduire les factures en temps réel afin de faciliter leur validation. Elle apprend en continu à partir des données passées afin d’optimiser les workflows, de réduire les erreurs, et d’offrir aux équipes financières une meilleure visibilité sur leur trésorerie.
