Qu’est-ce que la facturation électronique et pourquoi votre entreprise en a-t-elle besoin ?

Selon notre étude menée auprès de plus de 200 professionnels de la finance, près de 45 % des factures sont encore transmises par des canaux manuels. Il n’est donc guère surprenant que l’objectif de transformation numérique le plus courant chez les professionnels de la finance soit l’accélération et l’amélioration des processus manuels, cité par 85 %, et c’est là que l’eInvoicing, également connu sous le nom de facturation électronique, entre en jeu.

Dans cet article, nous couvrirons ce qu’est la facturation électronique, notamment son rôle au sein de l’équipe des finances et de la comptabilité fournisseurs, ainsi que les caractéristiques et fonctionnalités d’un système de facturation. Nous examinerons les avantages et les inconvénients de la mise en œuvre d’un système de facturation électronique et nous donnerons également des conseils pour parvenir à une facturation 100 % électronique afin de maximiser votre investissement, de réduire les coûts et d’accroître votre efficacité opérationnelle.

Qu’est-ce que la facturation électronique ?

En quelques mots, la facturation électronique est une pratique B2B qui fait référence à l’échange de documents de facturation entre entreprises et à l’automatisation du traitement de la facturation. Elle élimine les factures papier et les tâches manuelles associées, sujettes aux erreurs et inefficaces, par exemple, la réintroduction manuelle des données de la facture dans le système d’achat ou le système financier de l’organisation acheteuse.

La véritable signification de l’e-facturation implique la récupération des données des factures des fournisseurs, dans un format qui va directement dans le système financier sans aucune activité de saisie de données. Par conséquent, la réception d’un PDF et sa saisie dans le système ne constituent pas une véritable facture électronique, pas plus que la numérisation OCR d’une facture papier.

Pourquoi les entreprises utilisent-elles la facturation électronique ?

Le traitement manuel des factures prend énormément de temps, nécessite beaucoup de main-d’œuvre et est sujet aux erreurs et aux requêtes. Sans la technologie appropriée, il n’est pas rare de voir des factures arriver avec un codage incorrect, des numéros de TVA ou de commande manquants, ce qui peut retarder le processus de traitement et avoir un effet d’entraînement considérable sur votre supply chain. Quand le paiement est constamment retardé, les fournisseurs ne sont pas contents, ce qui peut épuiser vos lignes de crédit et votre bonne volonté, se répercuter sur vos calendriers de production, retarder vos commandes et, en fin de compte, mécontenter vos clients.

D’après nos recherches, une entreprise atteint généralement son point de basculement quand elle commence à traiter plus de 500 factures par mois, ce qui la pousse à passer à la facturation électronique.

Avantages et inconvénients de la facturation électronique

La mise en œuvre de la facturation électronique présente de nombreux avantages évidents. Tout d’abord, en automatisant le processus, vous réduisez considérablement les frais généraux, vous améliorez la productivité et l’efficacité et vous respectez vos initiatives écologiques en supprimant le papier et l’impression. Et comme vous payez toujours vos fournisseurs à temps et que vous utilisez un processus plus simplifié et transparent, attendez-vous à une amélioration de vos relations avec les fournisseurs (voire à des remises !) et à une position plus précise de votre fonds de roulement.

La facturation électronique présente également de nombreux avantages pour les différentes parties prenantes :

Pour l’équipe financière, et en particulier l’équipe de la comptabilité fournisseurs, une amélioration de la précision du traitement leur permet de traiter les paiements beaucoup plus rapidement et de réduire le nombre de litiges et d’exceptions afin qu’ils puissent se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. Selon nos recherches, le traitement des factures est en fait l’aspect du travail le plus détesté au sein du service financier. En éliminant le traitement manuel, vous devriez donc constater une amélioration du moral au travail et une plus grande motivation de l’équipe.

L’équipe de direction peut, quant à elle, bénéficier d’une meilleure visibilité des dépenses, d’une plus grande conformité et d’un fonds de roulement mieux optimisé. Quant aux fournisseurs, comme ils sont payés plus rapidement et qu’ils ont moins de factures rejetées, ils bénéficieront d’une relation plus productive, d’un rapprochement des comptes plus rapide et d’une meilleure gestion de la trésorerie.

En revanche, la mise en œuvre d’une solution de facturation électronique peut impliquer plusieurs parties de votre entreprise, et vous devez donc vous assurer que vous disposez des connaissances et des ressources nécessaires pour mener à bien le projet. Il se peut également que les fournisseurs ne veuillent pas changer leur façon de travailler avec vous. Étant donné qu’un nouveau système ne fonctionnera que si les fournisseurs sont heureux de faire des compromis et de collaborer avec vous, vous devez vraiment planifier à l’avance avec eux pour garantir un taux d’adoption élevé.

Comment cela fonctionne-t-il ?

Les fournisseurs envoient leurs factures de différentes manières. C’est pourquoi nous utilisons un logiciel de facturation électronique pour nous assurer que tout peut être traité numériquement, avec le moins d’intervention manuelle possible.

Un bon point de départ serait de segmenter les fournisseurs en trois niveaux sur la base de critères, par exemple, le niveau des échanges commerciaux avec eux et l’importance pour votre entreprise. Les fournisseurs de premier rang peuvent être mandatés pour établir une intégration directe avec vos systèmes, ce qui signifie un processus entièrement sans contact pour vous, afin d’accélérer l’ensemble de votre cycle de facturation. Les fournisseurs de niveau intermédiaire peuvent également saisir ou télécharger leurs factures directement via un portail dédié en utilisant des modèles prédéfinis. Quant aux petits fournisseurs, ils peuvent vous envoyer cet e-mail en pièce jointe, ce qui permet au logiciel de facturation électronique d’extraire automatiquement les informations et de les transférer dans votre système financier.

À ce stade, vous ne serez probablement pas surpris d’apprendre que nous disposons d’un système appelé Medius AP Automation de la CF qui réalise toutes ces opérations. Si vous souhaitez en savoir plus, vous pouvez télécharger notre guide du produit Medius AP Automation ici.