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31.07.2023

Factures à ordre et factures sans ordre

Les comptes fournisseurs sont responsables de la gestion du traitement des factures fournisseurs, depuis la réception de la facture, en passant par le codage et les approbations, jusqu’à ce que le paiement soit enregistré dans le système ERP ou financier et prêt à être payé. Il existe deux principaux types de factures fournisseurs : les factures basées sur des bons de commande et les factures de dépenses.

La différence entre les factures avec BdC et les factures sans BdC

La différence entre les factures avec BdC et les factures sans BdC réside dans l’achat qui a généré la facture. Quand un processus de demande d’achat est en place, l’achat sera déclenché par un bon de commande (PO) pré-approuvé qui est envoyé au fournisseur. Dans le cas d’achats réalisés en dehors du processus d’achat réglementé, une facture sans BdC, également appelée facture de frais, est envoyée par le fournisseur.

Qu’est-ce qu’une facture avec bon de commande ?

Une facture avec bon de commande est une facture à laquelle est joint un bon de commande. Ces factures sont générées après l’approbation d’un bon de commande. Les factures de commande contiennent des détails sur les biens ou les services achetés, ainsi qu’un numéro de commande qui se rapproche. Quand les factures de commande sont reçues par le service CF, elles sont rapprochées du bon de commande correspondant. Cela permet de s’assurer qu’il n’y a pas d’incohérence entre le bon de commande original et la facture de commande. Les factures de commande sont généralement approuvées au préalable.

Exemples courants de factures à ordre :

icône de la factureFactures fournisseurs

icône de la factureFactures pour les marchandises reçues

icône de la factureFactures pour des marchandises normales

Qu’est-ce qu’une facture sans bon de commande ?

Comme son nom l’indique, une facture sans bon de commande est une facture qui n’est pas accompagnée d’un bon de commande correspondant. Ces factures sont également connues sous le nom de factures de frais et indiquent généralement les achats indirects réalisés par une entreprise. En raison de la nature des achats indirects, les factures sans BdC ne sont généralement pas pré-approuvées.

Elles sont également utilisées pour réaliser des paiements aux fournisseurs quand une facture donnée se situe dans la limite des dépenses de l’entreprise.

Exemples courants de factures sans BdC :

icône de la factureRemboursement des frais de déplacement des employés

icône de la factureRemboursement des frais de stationnement ou de conduite des employés

icône de la factureFactures de services

Le processus d’achats de factures à bons de commande

Identifier les besoins et établir un budget

Le processus commence par l’identification, par les décideurs et les chefs d’entreprise, de ce qu’ils doivent acheter pour générer des bénéfices. Ils établissent ensuite des budgets appropriés pour l’achat de ces biens et services.

Soumettre une demande d’achat

Sur la base des besoins, un employé du service achats soumet une demande d’achat en fonction des devis reçus de différents fournisseurs.

Approbation de la demande d’achat

La demande d’achat est examinée et, si tout est en ordre, approuvée par l’autorité compétente au sein de l’entreprise.

Émission d’un bon de commande

Une fois la demande d’achat approuvée, une commande est émise à l’intention du fournisseur. La commande est un document officiel qui indique que l’entreprise s’engage à régler le fournisseur pour les biens ou services spécifiés.

Confirmation du fournisseur

À la réception de la commande, le fournisseur confirme si la commande peut être honorée ou non, puis commence à la préparer pour l’expédition.

Expédition et réception des marchandises

Le fournisseur expédie les marchandises et le service de réception des marchandises de l’entreprise compare les marchandises reçues à la commande.

Le fournisseur fournit une facture de commande

Une fois les marchandises expédiées, le fournisseur fournit une facture utilisant le même numéro de commande, c’est-à-dire la facture de commande.

Vérification et paiement de la facture

La facture de la commande est rapprochée du bon de commande et de l’entrée de marchandises afin de s’assurer que tous les détails correspondent. Si tout se rapproche, la facture est traitée en vue de son paiement.

Le processus d’achats sans facture avec BdC

Identifier les besoins et réaliser les achats

Les factures sans bon de commande résultent souvent de petites dépenses régulières, de remboursements de frais de personnel ou de services contractés légalement. Ces achats sont généralement réalisés quand le besoin s’en fait sentir, sans passer par le processus standard de commande.

Réception d’une facture sans bon de commande

Le vendeur ou le prestataire de services envoie une facture sans bon de commande pour les biens ou les services fournis.

Examen de la facture

Le service des comptes fournisseurs examine la facture. Il s’agit notamment de vérifier les détails de la facture, de s’assurer que les biens ou les services ont bien été reçus et de confirmer que le montant de la facture ne dépasse pas le plafond de dépenses de l’entreprise.

Processus d’approbation

Les factures sans BdC n’étant pas pré-approuvées, elles sont soumises à un processus d’approbation. Ce processus comporte souvent plusieurs étapes et peut nécessiter l’approbation de plusieurs personnes différentes au sein de l’entreprise, en fonction du montant de la facture et de la hiérarchie d’approbation interne de l’entreprise.

Règlement des factures

Une fois que toutes les approbations nécessaires ont été obtenues, la facture est traitée en vue de son paiement.

Automation des approbations de factures

L’automatisation de l’approbation des factures avec Medius, une solution d’automatisation des CF basée sur le cloud, peut améliorer considérablement l’efficacité et la précision de vos opérations commerciales. En éliminant la nécessité de saisir manuellement des données, d’imprimer ou de numériser, Medius réduit le risque d’erreur, ce qui permet à votre entreprise de gagner du temps et de l’argent. Les factures peuvent être approuvées en cours de route, ce qui offre une grande flexibilité et garantit des approbations en temps voulu.

Pour les factures de commande, Medius propose une fonction de rapprochement à trois pour une transparence et une précision maximales. Medius fournit également des rapports d’état exhaustifs vous apportant une meilleure visibilité sur votre traitement des factures. Il est ainsi plus facile pour les dirigeants de surveiller le processus, de prendre des mesures si nécessaire et de prendre des décisions éclairées pour améliorer l’efficacité de votre processus de comptabilité fournisseurs.

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