Le processus Purchase-to-Pay (P2P) expliqué
Dans l’actuel contexte dynamique des entreprises, la compréhension et l’optimisation du processus Purchase-to-Pay (P2P) sont incontournables. Alors que les entreprises s’efforcent de gagner en efficacité, de réaliser des économies et de renforcer leurs relations avec les fournisseurs, le processus P2P apparaît comme la pierre angulaire d’un système d’achats efficace. Cet article se penche sur le processus P2P, en mettant en lumière ses subtilités, les problématiques actuelles et les bonnes pratiques. Que vous soyez novice en la matière ou que vous cherchiez à affiner vos processus existants, ce guide vous offre des informations précieuses pour naviguer dans le paysage P2P.
Qu’est-ce que le Purchase-to-Pay ?
Purchase-to-Pay (P2P), également appelé Procure to Pay, est un système intégré qui simplifie l’ensemble du processus d’achats d’une entreprise. Depuis la commande initiale de biens ou de services jusqu’au paiement final au fournisseur, le P2P englobe des étapes clés, par exemple, la commande de produits, l’autorisation budgétaire, la réception de la livraison et le traitement des factures, garantissant un flux d’acquisition et de paiement sans faille.
Comprendre le processus Purchase-to-Pay (P2P)
Le processus Purchase-to-Pay (P2P) commence par la demande d’achat, passe par la phase d’achats et se termine par le paiement. La demande implique l’acte formel d’identifier un besoin spécifique de biens ou de services et de le documenter. Les achats ont lieu quand les biens ou services souhaités sont reçus et vérifiés. Le cycle Purchase-to-Pay se termine quand le paiement est réalisé au fournisseur.
Voici un aperçu des étapes typiques du cycle P2P :
Le cycle commence quand un acheteur identifie un besoin de biens ou de services spécifiques. Il peut s’agir de niveaux de stocks, de demandes de projets ou d’autres besoins organisationnels.
Une fois le besoin établi, l’acheteur valide la demande auprès des fournisseurs potentiels. Les fournisseurs, à leur tour, fournissent à l’acheteur des informations détaillées sur les prix, les conditions et la disponibilité.
Sur la base des informations fournies par les fournisseurs, l’acheteur établit une demande pour les biens ou services souhaités. Cette demande décrit les spécificités de la commande, par exemple, la quantité, les délais de livraison et d’autres détails pertinents.
En fonction de la structure organisationnelle et de la valeur de l’achat, certaines demandes peuvent nécessiter l’approbation de la direction ou l’allocation d’un budget. Cette étape permet de s’assurer que les dépenses sont conformes aux plans et aux politiques financières de l’entreprise.
Une fois que la demande a reçu les approbations nécessaires, un bon de commande (BdC) est généré et envoyé au fournisseur choisi. Le bon de commande sert de contrat formel entre l’acheteur et le fournisseur, détaillant les conditions de l’achat.
Dès réception du bon de commande, le fournisseur traite la commande et assure la livraison en temps voulu des biens ou services demandés.
En règle générale, lorsque la livraison est réussie, l’acheteur accuse réception de la commande, en s’assurant que les articles livrés se rapprochent des spécifications du bon de commande.
Après la confirmation de la livraison, le fournisseur établit une facture en mentionnant le numéro du bon de commande. Cette facture fournit une ventilation détaillée des biens ou services fournis, ainsi que des coûts associés.
Avant d’effectuer le paiement, l’acheteur valide un rapprochement à trois facteurs, en s’assurant de la cohérence entre la commande, les biens ou services livrés et la facture. Une fois ce rapprochement confirmé, l’acheteur traite le paiement, achevant ainsi le cycle P2P.
Qu’est-ce qu’un rapprochement à trois facteurs ?
Le rapprochement à 3 facteurs est une méthodologie utilisée par l’équipe Comptabilité fournisseurs ou Finance quand elle traite les factures reçues de ses fournisseurs. C’est un excellent moyen pour les entreprises de protéger leurs actifs, car cela leur permet d’éviter les factures frauduleuses ou de régler le mauvais montant. L’équipe CF vérifie que les documents suivants sont rapprochent selon trois facteurs :
- La facture émise par le fournisseur à l’intention de l’acheteur
- Le bon de commande émis par l’acheteur
- Le bon de réception des marchandises
Une fois qu’il un rapprochement est réalisé entre les quantités, prix par unité et conditions générales, la facture est validée, et le paiement peut être traité.
Systèmes logiciels en ligne Purchase-to-Pay
Vous devriez maintenant avoir une bonne compréhension du processus d’achats P2P. Un système P2P, plus communément appelé système d’achats électroniques, réalise toutes les étapes mentionnées ci-dessus de manière entièrement automatisée, ce qui signifie qu’il n’est plus nécessaire de saisir manuellement des données ou de frapper à la porte de votre patron pour demander son approbation. Quand une demande est initiée, le système d’achats P2P la dirige de manière transparente vers la personne appropriée pour qu’elle l’autorise. Cela permet de simplifier le cycle Purchase-to-Pay, en garantissant que les bons de commande et les réceptions de marchandises sont rapidement envoyés aux fournisseurs. Par ailleurs, le système gère sans effort le rapprochement à trois facteurs, ce qui rend l’ensemble du processus pratiquement sans intervention.
En fait, le traitement de la supply chain P2P représente près d’un tiers du coût global des opérations financières et d’achats, et le meilleur système peut aider à stimuler l’efficacité administrative et à réduire ces coûts jusqu’à 80 %.
Les logiciels de gestion P2P aident également les entreprises à garantir la conformité des dépenses et à réduire les dépenses irrégulières. Avec un système de commande, les employés trouvent et sélectionnent les biens et services à acheter vraiment facilement, tout comme vous faites vos achats en ligne, que ce soit sur la plateforme ou par le biais d’un accès maîtrisé à des sites Web de fournisseurs distants. Grâce à cette expérience d’achat guidée, les entreprises peuvent s’assurer que leurs employés achètent toujours auprès des bons fournisseurs au bon prix et, par conséquent, réduire les redoutables dépenses inconsidérées.
Quels sont les éléments à prendre en compte avant de mettre en place un système P2P ?
Investissement initial
Bien qu’il y ait un coût initial, le retour sur investissement peut être réalisé rapidement grâce aux gains d’efficacité qu’apporte un système P2P.
Discussions avec les parties prenantes
Engagez différentes parties prenantes au sein de l’entreprise pour recueillir des idées et répondre aux préoccupations concernant le système P2P.
Formation et ressources
Prévoyez du temps pour les sessions de formation, fournissez des documents destinés aux utilisateurs et mettez en place des programmes de communication interne afin de garantir une adoption sans heurts.
Planification détaillée du projet
Consacrez du temps et des ressources à la création d’un plan de projet complet. Cela garantira une mise en œuvre réussie et un taux d’adoption élevé de la part des utilisateurs.
À ce stade, vous ne serez probablement pas surpris d’apprendre que nous avons un système d’approvisionnement électronique qui englobe toutes ces considérations.
La complexité du P2P moderne dans les entreprises
Au fur et à mesure que les entreprises se développent, les complexités du processus P2P deviennent plus évidentes. L’époque des flux de travail simples sur papier est révolue. Avec l’essor de la transformation numérique, les entreprises tirent désormais parti de technologies, par exemple, l’IA et l’automatisation pour simplifier et optimiser les étapes du processus Purchase-to-Pay.
L’importance de la confirmation de la commande et de la notification de la livraison
Une communication efficace avec les fournisseurs sur les niveaux de stock et les délais d’exécution est un impératif. La confirmation des commandes et l’accusé de réception des livraisons garantissent non seulement le bon déroulement des opérations, mais renforcent également le cycle p2p, en réduisant les divergences et les litiges potentiels.
La transformation numérique dans les achats
S’appuyer sur des solutions d’achats obsolètes peut être un goulot d’étranglement pour de nombreuses entreprises. Adopter des solutions numériques, en particulier l’automatisation des processus p2p, peut conduire à des gains d’efficacité considérables. Des statistiques récentes montrent une tendance croissante à la numérisation du processus Purchase-to-Pay, de nombreuses entreprises faisant état d’économies de coûts et d’une amélioration des relations avec les fournisseurs.
Intégration avec les principales plateformes ERP
L’intégration du processus P2P aux principales plateformes ERP est indispensable pour atteindre une efficacité et une transparence optimales. Medius reconnaît ce besoin et propose des solutions spécialisées pour différents systèmes ERP. Voici un aperçu de la façon dont Medius améliore le processus P2P sur différentes plateformes :
- Intégration SAP : l’intégration du processus p2p dans SAP peut améliorer considérablement l’efficacité du cycle d’achats. Medius propose des solutions sur mesure pour SAP, garantissant des opérations transparentes et un accès aux données en temps réel.
- Intégration avec Microsoft Dynamics : les solutions de Medius pour Microsoft Dynamics tirent pleinement parti du processus p2p grâce des flux de travail allégés et des fonctionnalités de reporting améliorées.
- Intégration avec Oracle Netsuite : grâce aux solutions d’intégration de Medius i pour Oracle Netsuite, les entreprises peuvent expérimenter un processus Purchase-to-Pay plus transparent et plus efficace, réduisant les interventions manuelles et les erreurs.
- Intégration avec Oracle JDE : Medius propose des solutions adaptées à Oracle JDE, garantissant l’optimisation du processus P2P pour une efficacité et une conformité maximales.
bonnes pratiques pour les systèmes P2P modernes
Désignez une personne ou une équipe spécifique comme contact principal avec les fournisseurs. Cette centralisation garantit une communication claire, réduit les malentendus et renforce les relations avec les fournisseurs.
Point de contact unique pour les fournisseurs
Simplifiez les flux de travail et réduisez les étapes inutiles. Un processus simplifié permet non seulement d’accélérer les achats, mais également de réduire les risques d’erreurs.
Simplifiez le processus d’achats
La réussite d’un changement de processus ou d’une mise en œuvre dépend souvent du soutien de la direction générale. Leur adhésion peut faciliter les transitions, allouer les ressources nécessaires et favoriser l’alignement de l’organisation.
S’assurer du soutien de l’encadrement supérieur
L’environnement des entreprises est en constante évolution. Des examens réguliers permettent de s’assurer que votre processus P2P reste pertinent, efficace et aligné sur les objectifs de l’entreprise. Cette approche proactive peut conduire à des améliorations et à des innovations continues.
Révisez régulièrement le processus P2P
Terminer le parcours Purchase-to-Pay (de l’achat au paiement)
Dans l’environnement commercial actuel qui évolue rapidement, rester à jour avec les pratiques modernes en matière de processus p2p n’est pas seulement bénéfique, c’est essentiel. Adopter la transformation numérique en matière d’achats et s’intégrer aux principales plateformes ERP peut jeter les bases d’une croissance et d’une rentabilité durables.
Découvrez l’expertise de Medius en matière de Purchase-to-Pay
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Medius offre des solutions de pointe conçues pour simplifier et améliorer chaque étape du parcours P2P. Apprenez-en davantage sur la façon dont Medius peut optimiser vos activités d’achats.
FAQ sur le processus Purchase-to-Pay (P2P)
Le processus Purchase-to-Pay (P2P) est un système intégré qui couvre l’ensemble du processus d’achat, depuis la demande initiale de biens ou de services jusqu’au paiement final au fournisseur
Procure-to-pay est un autre terme qui désigne le processus purchase-to-pay. Il l’accent sur l’aspect achats qui consiste à acquérir des biens et des services puis à les régler.
- Identification des besoins
- Validation du fournisseur
- Demande d’achat
- Approbation et autorisation budgétaire
- Émission du bon de commande
- Exécution de la commande et livraison
- Confirmation de la livraison
- Facturation
- Rapprochement à trois facteurs et paiement
Un autre terme pour désigner le « purchase-to-pay » est le « procure-to-pay » ou « P2P ».
Le Purchase-to-Pay simplifie les opérations d’achat, renforce les contrôles financiers, réduit les erreurs et peut permettre de réaliser des économies et d’améliorer les relations avec les fournisseurs.
Les risques sont notamment les erreurs manuelles, les activités frauduleuses, le non-respect des politiques ou des réglementations de l’entreprise et la mauvaise communication entre les services ou avec les fournisseurs.
Le contrôle à trois facteurs consiste à valider la cohérence entre le bon de commande, les biens ou services livrés et la facture avant d’émettre le paiement.
Les parties prenantes sont notamment les équipes chargées des achats, les services financiers, les approbateurs ou les gestionnaires, ainsi que les vendeurs ou les fournisseurs.
L’automatisation améliore l’efficacité, réduit les erreurs manuelles, accélère les flux de travail d’approbation et fournit des informations en temps réel sur les données relatives aux achats.
L’intégration avec les systèmes ERP centralise les données, simplifie les flux de travail, garantit l’accès aux données en temps réel et améliore l’efficacité globale des achats.
Les bonnes pratiques comprennent notamment l’examen régulier des processus, l’adoption de l’automatisation, la garantie de canaux de communication clairs et la formation continue du personnel.
Les entreprises peuvent réduire les erreurs en adoptant l’automatisation, en mettant en œuvre des flux de travail d’approbation rigoureux, en procédant à des audits réguliers et en formant le personnel aux bonnes pratiques.
Alors que le P2P se concentre sur les processus d’achat et de paiement, le Source-to-Pay (S2P) englobe un éventail plus large, allant de la recherche de fournisseurs au paiement final, notamment la gestion des fournisseurs et la gestion des contrats.
