Comment améliorer le fonds de roulement grâce à la comptabilité fournisseurs

Alors que les tendances du marché évoluent, une chose reste inchangée : l’argent est roi ! Les entreprises qui se concentrent sur l’accès au financement externe peuvent négliger une source de capital importante et cachée : leur propre bilan. Le fonds de roulement est l’argent immobilisé dans les opérations quotidiennes d’une entreprise. Une entreprise qui maintient son fonds de roulement à un niveau bas tout en répondant à ses besoins peut obtenir un meilleur rendement du capital investi et disposer de plus de liquidités pour financer sa croissance future, une stratégie qui est plus importante que jamais à la lumière de la crise COVID-19. 

Il existe de nombreux moyens de libérer le fonds de roulement net, notamment des stratégies autour des comptes clients, des comptes fournisseurs, des stocks et de la gestion de la trésorerie. Basé sur la série de rapports Working Capital de Deloitte, un cabinet mondial de conseil financier, cet article résume comment améliorer le fonds de roulement en utilisant une approche stratégique pour aider les entreprises à optimiser le fonds de roulement, et à avoir plus de liquidités en main. 

Les comptes fournisseurs peuvent augmenter le fonds de roulement

Historiquement considérés comme une pure fonction de back-office, les comptes fournisseurs ne sont pas connus pour occuper le devant de la scène quand les entreprises cherchent à se développer ou à se doter d’un avantage concurrentiel. Mais aujourd’hui, la comptabilité fournisseurs est souvent perçue comme le centre de connaissances de la gestion des dépenses, la fonction qui maîtrise une grande partie des données critiques de l’entreprise qui ont un impact sur l’agenda du directeur financier. 

Faites de votre équipe CF un contributeur clé à l’optimisation du fonds de roulement, en particulier quand elle travaille avec le service Achats, en prenant les mesures suivantes :

• Centraliser le processus de comptabilité fournisseurs et le reporting - par exemple dans un environnement de services partagés. Cette approche garantit que tous les membres du personnel adhèrent à des normes communes et mesurent leurs performances par rapport à des paramètres commerciaux établis, quel que soit l’endroit du monde d’où ils accèdent aux données.
• Automatiser le traitement et maîtriser les communications avec les fournisseurs, dans le but de réaliser un traitement des factures entièrement automatisé. Une stratégie courante consiste notamment à mettre en œuvre l’EDI (échange de données informatisées). Les entreprises qui automatisent leurs systèmes de comptabilité fournisseurs en permettant la communication électronique avec les fournisseurs obtiennent des avantages majeurs en termes de fonctionnalité et réalisent des économies grâce aux remises ou aux rabais disponibles. Selon le niveau visé d’automatisation de la CF, les factures peuvent être scannées automatiquement, les récépissés de livraison tracés et les litiges résolus électroniquement plutôt que par un suivi manuel. Toutefois, comme le note Deloitte dans son rapport, la technologie EDI ne convient pas à tout le monde.
• Nous convenons que l’EDI n’est qu’une technologie qui peut fournir des informations détaillées sur les comptes créditeurs et faciliter les communications avec les fournisseurs. Mais l’essentiel n’est pas de savoir quelle technologie les entreprises utilisent, mais de s’assurer que la technologie utilisée peut capturer des informations dans le processus à un niveau détaillé et donner une transparence indispensable sur les dépenses pour améliorer le fonds de roulement.
• Les solutions avancées, modernes et puissantes d’automatisation de la comptabilité fournisseurs capturent les informations des factures à un niveau précis (au niveau poste), même à partir du papier et du format PDF. Elles ne se limitent pas aux formats électroniques, par exemple, EDI et XML. Pour minimiser le temps consacré à la communication manuelle avec les fournisseurs, veillez à ce que ces derniers puissent suivre l’état des commandes, les calendriers de livraison, les éventuelles pénuries de produits et les paiements reçus, réduisant ainsi les interactions manuelles avec les services CF. Pour ce faire, vous pouvez notamment utiliser des portails pour les fournisseurs ou des systèmes de notifications automatisées par courrier électronique.
• Déployez des pratiques de gouvernance fiable et des flux de travail connexes qui réduisent le risque d’erreur manuelle et renforcent les contrôles internes de l’automatisation des comptes fournisseurs. Les flux de traitement avec des structures d’approbation claires permettent d’identifier et de résoudre les goulets d’étranglement du système et de simplifier les transferts de processus afin d’améliorer la gestion des liquidités.  

Des stratégies intelligentes pour libérer des liquidités et améliorer le fonds de roulement 

Selon Deloitte, le service de comptabilité fournisseurs peut piloter ou soutenir des activités dans six processus principaux qui, s’ils sont optimisés, peuvent libérer des liquidités et renforcer le fonds de roulement. Ces processus sont le sourcing, les données de base, les révisions contractuelles, les achats, la facturation, ainsi que la comptabilité et le reporting.

Lier le sourcing, les données de base et les révisions contractuelles 

Des données structurées sur la comptabilité fournisseurs sont la base d’un processus de sourcing stratégique réussi. Sans une transparence totale des dépenses sur les comportements d’achat, les volumes et les prix, les étapes critiques du processus de sélection des fournisseurs seront problématiques à réaliser. Dans le cadre du processus de sélection des fournisseurs, les entreprises peuvent prendre plusieurs mesures pour négocier des conditions visant à optimiser le fonds de roulement net : 

• Négocier des délais de paiement plus longs, si vous êtes en position de force 
• Négocier des remises sur le volume ou sur les paiements anticipés 

Une fois que les entreprises ont négocié les conditions avec les fournisseurs, il est essentiel de saisir et de conserver correctement ces données. Les données de base doivent être synchronisées entre le CF, le système d’achats et la solution d’automatisation des CF pour parvenir à une véritable automatisation. Une saisie inexacte des données peut entraîner bien plus que des erreurs de paiement. Elle peut conduire à des impayés qui empêchent les entreprises de profiter des remises disponibles et peuvent même entraîner des ruptures d’approvisionnement. L’attribution de la responsabilité des données à une équipe centrale chargée des données de référence peut contribuer à simplifier ce processus. Veillez à revoir régulièrement les contrats et à mettre à jour les conditions de paiement et la disponibilité des remises sur volume, des crédits commerciaux ou d’autres rabais continus ou périodiques. 

Maîtrisez le processus d’achat pour gérer les flux de trésorerie 

Certaines entreprises travaillent avec des centaines, voire des milliers de fournisseurs. Même si l’environnement est plus simplifié, il peut être problématique de garder une trace de toutes les factures reçues et de rapprocher chaque facture de son bon de commande associé. L’absence de gestion précise des dettes complique la prévision et la gestion des flux de trésorerie ainsi que l’anticipation des besoins de liquidités à court terme. 

En l’absence d’un processus de sourcing et d’achats, les entreprises risquent de dépenser trop ou de commercer avec des fournisseurs non approuvés. Les stratégies ci-dessous peuvent aider les entreprises à assurer leur conformité interne : 

• Émettez des bons de commande pour chaque nouvelle commande afin de valider toutes les commandes reçues, fixez des conditions de paiement à l’avance et suivez les factures par rapport aux bons de commande existants afin de vous assurer que les fournisseurs facturent selon les conditions convenues
• Assurez-vous que votre solution d’automatisation des CF peut capturer des informations détaillées sur les factures autres que les bons de commande afin de maintenir la transparence des dépenses 
• Maximisez les économies éventuelles en explorant les remises pour paiement anticipé, les rabais de volume ou les initiatives de dépenses commerciales. Gardez à l’esprit que vous n’êtes pas obligé d’accepter toutes les remises pour paiement anticipé. Si vous n’avez pas les liquidités nécessaires ou si les dépenses d’investissement dépassent les avantages de la remise offerte, il peut être judicieux de régler plus tard 
• Effectuez un suivi des dettes en cours par fournisseur et par délai de paiement 
• Définissez des paramètres clairs pour les comptes fournisseurs (tels que la fréquence des factures qui se rapprochent des bons de commande, le pourcentage de factures payées selon les conditions et le pourcentage de remises négociées) et respectez-les dans l’ensemble de l’entreprise.

Créer de la transparence dans les processus de facturation et de reporting afin d’améliorer les liquidités 

Une bonne gestion des processus de facturation est un autre moyen d’améliorer les liquidités. Le fait de ne régler les factures que quand elles sont dues améliorera les flux de trésorerie, mais peut présenter l’inconvénient de perdre les réductions pour paiement anticipé. L’accès aux données financières en temps réel aide également la direction à détecter les opportunités de profiter d’incitations fiscales permettant d’économiser de l’argent. 

Avant de pouvoir gérer activement les dettes, les entreprises doivent s’assurer que les rapports comptables sont à jour et que les documents financiers reflètent fidèlement les soldes actuels des dettes. Sans ces données, de nombreuses entreprises manquent de visibilité sur le montant, la fréquence et le moment où elles paient leurs fournisseurs. Cette situation peut les empêcher de choisir les conditions de paiement les plus avantageuses ou de sélectionner le bon moment pour régler les fournisseurs. Assurez-vous que votre entreprise dispose de capacités de reporting en temps réel en automatisant les rapprochements et en veillant à ce qu’ils restent à jour. Utilisez les mises à jour en temps réel pour résoudre instantanément les litiges avec les clients et les fournisseurs, gérer les stocks et analyser les coûts fixes et variables. 

La collaboration interfonctionnelle est la clé du succès 

Pour identifier efficacement ces opportunités, les entreprises doivent adopter une approche plus stratégique de la comptabilité fournisseurs. L’équipe CF, ainsi que les services des achats et de l’approvisionnement, doivent collaborer avec la direction générale pour insuffler une culture du fonds de roulement dans toute l’entreprise. Cette approche ne consiste pas seulement à s’assurer que les factures sont reçues et traitées en temps voulu. Il s’agit d’adopter une approche de gestion qui souligne l’importance d’optimiser les dettes et de libérer le fonds de roulement net pour alimenter la croissance. La communication, l’enseignement et l’automatisation des CF sont les pierres angulaires qui permettent d’apprendre à améliorer le fonds de roulement grâce à une approche stratégique des comptes fournisseurs.