Choisissez le meilleur logiciel de facturation électronique
Avant les logiciels de facturation électronique, le traitement des factures et des paiements par la comptabilité fournisseurs prenait des semaines. Imaginez que vous imprimiez des factures, que vous les envoyiez et que vous attendiez leur approbation pendant des jours. Ensuite, le personnel envoyait des chèques par courrier pour les régler. Enfin, un fichier arrivait de la banque et devait être rapproché manuellement des chèques imprimés.
Pensez aux semaines et au travail nécessaires pour recevoir une simple facture. Avec un logiciel de facturation électronique, les paiements sont rapides et faciles. De plus, le travail de la comptabilité fournisseurs est plus attentif et pertinent que fastidieux, comme la négociation de remises auprès des fournisseurs en cas de paiement anticipé. Découvrez les avantages des logiciels de facturation électronique et comment ils aident les entreprises à améliorer leur trésorerie.
Qu’est-ce que la facturation électronique ?
Avant la facturation électronique, la chasse au papier laissait de nombreuses possibilités d’erreurs humaines coûteuses et de fraudes. Par conséquent, l’amélioration de la sécurité est une préoccupation pour les entreprises afin de réduire les pertes et les dommages potentiels à la marque.
Une facture électronique est une facture délivrée par voie électronique dans un format standardisé spécifique. Cela signifie qu’une facture électronique contient les données de la facture sous une forme structurée qui peut être automatiquement importée dans le système de comptabilité fournisseurs de votre entreprise. De plus, Medius peut créer une présentation visuelle des données de la facture.
Comment fonctionne la facturation électronique ?
La facturation électronique est beaucoup plus rapide et efficace que les factures papier et les processus manuels. La facturation électronique génère un fichier de facture réel qui peut être importé automatiquement dans votre système, et non un fax ou un PDF qui doit être saisi manuellement. L’automatisation partielle comprend des processus manuels chronophages qui empêchent les entreprises d’améliorer la sécurité, l’efficacité et les flux de trésorerie.
Les systèmes de CF dans le cloud permettent d’approuver et d’envoyer des factures en quelques minutes plutôt qu’en quelques jours ou semaines. De plus, le travail dans le cloud prend en charge les travailleurs à distance et élimine les interruptions d’activité dues à des événements mondiaux. Les tâches de comptabilité fournisseurs sont réalisées en toute sécurité dans le cloud depuis n’importe quel endroit ou appareil. Par ailleurs, la suppression des processus manuels et le passage au sans contact réduisent les erreurs et la fraude, aidant les entreprises à réaliser un retour sur investissement mesurable pour l’investissement dans un logiciel de facturation électronique.
Quels sont les avantages de la facturation électronique ?
Un puissant logiciel de facturation électronique simplifie les flux de travail des comptes fournisseurs. De plus, l’automatisation de la CF réduit le temps nécessaire pour réaliser les tâches indispensables, par exemple, le rapprochement des factures, la réparation des erreurs, les approbations et les rapports mensuels et annuels. Les entreprises réduisent les erreurs coûteuses et les fraudes associées aux processus manuels grâce aux solutions automatisées.
Également, les entreprises dotées de solutions logicielles de facturation électronique attirent les meilleurs talents en leur offrant des avantages, par exemple, des possibilités de travail à distance. L’équipe chargée de la comptabilité fournisseurs dispose de plus de ressources pour améliorer les relations avec les fournisseurs et négocier des remises en cas de paiement anticipé. Par conséquent, l’équipe CF émerge du back-office pour un travail réfléchi qui a un impact sur le résultat net.
Et si les fournisseurs préfèrent le papier ?
Et si vous avez un fournisseur têtu, mais précieux, qui préfère la facturation papier ? Heureusement, grâce à des flux de travail personnalisés, la facturation électronique traite également les factures papier. Cependant, tout le monde a intérêt à passer au zéro papier.
Essayez d’encourager les fournisseurs à prendre conscience des avantages de la dématérialisation, par exemple, des paiements plus rapides sans les erreurs liées aux processus manuels. De nombreux fournisseurs découvrent rapidement les avantages d’un paiement rapide pour améliorer leur trésorerie et décident d’éliminer la chasse au papier.
Comment trouver le meilleur logiciel de facturation électronique ?
Le meilleur logiciel de facturation électronique offre des avantages pour simplifier les processus de comptabilité fournisseurs, tels que :
- Réception électronique des factures
- Configuration des factures
- Prise en charge de plusieurs formats de factures
- Capacités d’intégration et d’archivage
- Analyses fiables
- Acceptation de plusieurs formes de paiement
- Sécurité, formation, mises à jour automatiques et assistance
Les professionnels de Medius aident les entreprises à trouver, mettre en œuvre et maximiser les logiciels de facturation électronique. Les solutions de facturation électronique performantes réduisent les coûts et les erreurs et simplifient les flux de travail pour permettre aux entreprises de gagner du temps et de l’argent. Contactez-nous aujourd’hui pour en savoir plus sur les avantages que votre entreprise peut tirer de solutions logicielles de facturation électronique personnalisées.
