Comment calculer le ROI de l'automatisation des factures fournisseurs ?
La gestion des fournisseurs peut être une tâche coûteuse, d'où l'importance croissante de l'automatisation pour optimiser les processus et maîtriser les dépenses. Mais comment calculer précisément son retour sur investissement (ROI) dans ce domaine crucial ?
Qu'est-ce que l'automatisation des factures fournisseurs ?
L'automatisation des factures fournisseurs désigne l'utilisation de technologies pour numériser le processus de facturation des fournisseurs, réduisant ainsi les tâches manuelles effectuées par les gestionnaires comptables. Intégrée au processus Procure to Pay (P2P) de l'entreprise, elle joue un rôle crucial dans la gestion des comptes fournisseurs.
Elle permet également d'accélérer le cycle de traitement des paiements, d'optimiser la gestion des flux de trésorerie et de minimiser les risques associés aux erreurs humaines.
En intégrant des fonctionnalités telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR) et des workflows automatisés, elle assure une traçabilité complète des transactions tout en facilitant la communication et la collaboration entre les départements internes et les fournisseurs externes.
Quelles tâches et coûts sont liés à la gestion des factures fournisseurs ?
Tâches liées à la gestion des factures fournisseurs
Collecter les factures des fournisseurs provenant de différentes sources (papier, électronique), les classer, les structurer et les mettre en ordre pour la gestion.
Examiner toutes les factures afin de repérer d'éventuelles inexactitudes, différences par rapport aux pièces justificatives initiales, et garantir qu'elles respectent les procédures internes.
Transmettre les factures approuvées aux gestionnaires concernés en vue de leur validation, puis traiter les éventuels retours pour corrections ou compléments d'informations.
Surveiller les validations et les transactions pour garantir que les factures soient réglées en temps opportun et prévenir tout retard ou pénalité.
Coûts associés à la gestion des factures fournisseurs
Les ressources humaines requises pour accueillir, classer, valider, contrôler, autoriser et surveiller les factures.
Le temps alloué aux tâches manuelles et administratives associées à la gestion des factures.
Frais éventuels provenant de mauvais traitements des factures, tels que retards de paiement ou inexactitudes dans la facturation.
Les coûts indirects engendrés par les retards de paiement peuvent impacter les relations fournisseurs et la chaîne d'approvisionnement en biens ou services.
Comment calculer le ROI de l'automatisation ?
Pour estimer votre retour sur investissement (ROI) suite à l'automatisation des factures fournisseurs la première année, déduisez vos économies nettes annuelles de votre coût initial.
Il convient de souligner que la majorité des dépenses associées à l'automatisation des factures fournisseurs sont initiales, avec des avantages durables. Par conséquent, l'automatisation des factures fournisseurs offre un ROI à long terme bien plus important que celui de départ.
Découvrez vos économies potentielles avec le calculateur d'économies de Medius.
Quels sont les éléments clés de calcul du retour sur investissement (ROI) d'un outil d'automatisation des comptes fournisseurs ?
- Volume mensuel des factures
Déterminez combien de factures votre entreprise traite manuellement chaque mois. - Efficacité de l'automatisation
Comparez le temps économisé avec un outil d'automatisation. Ces outils traitent généralement les factures beaucoup plus rapidement que les méthodes manuelles. - Taux d'erreur
Déterminez la proportion de factures contenant des erreurs nécessitant une révision et le délai requis pour les corriger. - Coût horaire de la main-d'œuvre
Déterminez le coût moyen du travail par heure pour les employés des comptes fournisseurs. - Coûts d'installation et d'intégration
Ajoutez les frais initiaux de configuration ainsi que les coûts d'intégration mensuels aux systèmes ERP en place. - Frais d'abonnement mensuels
Considérez les frais d'abonnement selon le nombre de factures traitées et d'utilisateurs.
En évaluant ces éléments, vous serez en mesure de calculer les possibles économies de temps et d'argent. Par exemple, diminuer le temps de traitement de 167 heures à 46 heures par mois peut engendrer d'importantes économies annuelles. Calculez votre ROI en divisant ces économies par l'investissement total de la première année, car il est souvent considérable grâce à la diminution des coûts de main-d'œuvre et à l'amélioration d'efficacité.
Comment implémenter un logiciel
d'automatisation ?
Avant de déployer un logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs, évaluez vos processus existants afin de repérer les secteurs nécessitant une optimisation en matière d'efficacité et de contrôle des dépenses.
Il est important de préciser vos objectifs, tels que diminuer les délais de traitement des factures et perfectionner la précision. Ensuite, trouvez un système d'automatisation approprié capable de gérer efficacement les différents cas de traitement des factures, assurant ainsi une automatisation réelle du processus et des économies importantes en temps et en coûts.
Cette solution doit s'intégrer de manière optimale à votre système ERP ou comptable actuel afin d'assurer une synchronisation parfaite des données.
Medius se caractérise par son intégration fluide et ses fonctionnalités avancées de gestion des factures. Cela vous permet de simplifier vos opérations financières tout en renforçant la surveillance et le contrôle de vos processus d'approbation et de paiement.
Nos spécialistes sont disponibles pour accompagner chaque étape du processus en vous démontrant comment l'automatisation des comptes fournisseurs peut améliorer votre entreprise et se synchroniser efficacement avec vos systèmes et opérations actuels.
Intéressé par Medius?
Réservez une démo gratiuite pour découvrir comment automatiser votre gestion des factures fournisseurs.
