6 étapes pour automatiser votre processus comptable

Qu’est-ce que l’automatisation de la comptabilité ?

L’automatisation de la comptabilité consiste à automatiser vos flux de travail comptables autrefois manuels à l’aide de la logique, de l’intelligence artificielle et d’un logiciel de comptabilité basé dans le cloud. Deloitte prévoit que d’ici 2025, la quasi-totalité des tâches répétitives liées à la finance seront automatisées. La tendance est claire : l’automatisation de la comptabilité est là pour durer, et plus d’un tiers des DAF reconnaissent que l’automatisation est un investissement préférable pour une plus grande efficacité opérationnelle. Aujourd’hui, et à l’avenir, les DAF planifient de donner la priorité à l’automatisation du back-end, comme l’automatisation de la comptabilité, face à la hausse de l’inflation et aux coupes budgétaires, selon une enquête récente de Gartner. Qu’est-ce que cela signifie pour les experts-comptables, les équipes financières et votre service comptable en termes de risque de perte d’emploi ? À moins qu’ils ne soient pas intéressés par une meilleure compréhension et la possibilité de faire de meilleures recommandations à la suite C parce qu’ils sont libres de faire un travail de plus haut niveau au lieu de saisir manuellement des données, c’est une bonne nouvelle. Si vous vous demandez comment l’automatisation est utilisée en comptabilité, sachez qu’elle prend en charge toutes les tâches ennuyeuses, manuelles et répétitives afin de permettre à votre équipe comptable de se consacrer à des tâches plus importantes. La comptabilité RPA (robotic process accounting) ne signifie pas que vous n’avez plus besoin de votre équipe financière. La comptabilité RPA réduit les étapes manuelles pour tout le monde grâce à un flux de travail plus simplifié et automatisé.

Quelles sont les problématiques de la comptabilité manuelle ?

Contrairement à la révolution numérique que nous avons connue ces dernières années, de nombreuses entreprises ne sont pas encore entièrement numérisées. Cela présente un certain nombre de problématiques éventuelles quand il s’agit de comptabilité, fraude, documents manquants, et beaucoup d’argent laissé sur la table. Vous vous demandez quelles parties de la comptabilité peuvent être automatisées ? Voici quelques-unes des problématiques les plus courantes de la comptabilité manuelle, qui sont toutes des processus mûrs pour l’automatisation :

• Saisir des données erronées. En rapprochant automatiquement les bons de commande des factures, vous pouvez réduire les erreurs de saisie.
• Perte de temps précieux pour les employés en raison de la lenteur des approbations. L’automatisation des flux de travail financiers permet d’accélérer les approbations, ce qui vous permet de vous concentrer sur des tâches plus importantes.
• Des doublons de règlement ou des employés qui commettent des fraudes. L’automatisation de la comptabilité permet de repérer les doublons et de détecter plus facilement les fraudes.
• Perte ou égarement de documents financiers. Avec des finances numérisées, automatisées et sauvegardées dans le cloud, vous pouvez avoir l’esprit tranquille et assurer la conformité.
• Ne pas régler les fournisseurs à temps et risquer de nuire à ces relations. Grâce à l’automatisation, vous pouvez régler vos fournisseurs à temps, ou même plus tôt et capitaliser sur les remises pour paiement anticipé.
• Manque de visibilité sur les rapports en temps réel. Grâce à l’automatisation, il est plus facile de centraliser et d’intégrer les dossiers financiers et d’effectuer les paiements rapidement, ce qui vous permet d’exercer un contrôle financier.

Après avoir exposé tous ces problèmes, voyons ailleurs comment un système comptable automatisé peut mieux servir votre entreprise.

Quels sont les avantages de l’automatisation d’un processus comptable ?

Avantage de l’automatisation de la comptabilité n° 1 : précision

L’automatisation des processus comptables permet d’accroître la précision grâce à la détection automatique des doublons et à la suppression ou à la réduction de la saisie manuelle des données. Découvrez comment vous pouvez passer d’une comptabilité manuelle sur papier à une solution automatisée ici.

Avantage de l’automatisation de la comptabilité n°2 : rapidité

On pourrait dire que le premier avantage de l’automatisation de votre comptabilité est la rapidité. Dans le monde d’aujourd’hui, ce n’est pas le plus gros poisson qui gagne, mais le plus rapide. Tout document financier est disponible au bout des doigts quand il est stocké en toute sécurité dans le cloud, et vous pouvez disposer d’une intelligence en temps réel quand vous l’intégrez aux outils que votre entreprise utilise déjà. Et avec Medius Analytics, vous pouvez augmenter la visibilité pour surveiller votre position de trésorerie en temps réel.

Avantage de l’automatisation de la comptabilité #3 : économies

Au début de l’article, nous avons mentionné que, selon une récente enquête auprès des DAF, ces derniers sont surtout préoccupés par l’optimisation des dépenses face aux compressions et à l’augmentation de l’inflation. Avec Medius Pay, vous pouvez régler vos fournisseurs automatiquement et profiter d’escomptes de paiement anticipé.

Étapes de l’automatisation de votre processus comptable

Les avantages à long terme de l’automatisation des processus comptables ne doivent pas être sous-estimés. Il existe même de nombreux avantages indirects, par exemple, l’augmentation de la productivité des employés et l’amélioration de leur moral. Ceux qui ont utilisé des solutions CF mal conçues savent à quel point la comptabilité manuelle peut être monotone et laborieuse. Le plus grand avantage à long terme de l’automatisation de la comptabilité est sans doute la réduction des coûts de main-d’œuvre.

Avantages mis à part, la modification de vos flux de travail CF est un changement important pour votre entreprise et vous voudrez être préparé pour que le passage soit direct et aussi facile que possible. Comment automatiser les processus comptables :

1. Documentez vos systèmes, outils, processus et goulets d’étranglement comptables existants
   Commencez à tout documenter pour que, quand vous serez prêt à acquérir une nouvelle solution CF, vous ayez toutes les exigences de votre entreprise à portée de main. Posez la question suivante : quels outils ou logiciels comptables utilisons-nous déjà ?
2. Enquête sur les logiciels de comptabilité disponibles sur le marché
   Le choix du bon logiciel de comptabilité est essentiel pour les activités de l’entreprise. Demandez aux personnes connectées dans d’autres entreprises quel outil CF elles utilisent et comment elles ont optimisé leurs flux de travail. Lisez les cas client sur les sites web des fournisseurs de logiciels de comptabilité et recherchez des chiffres tangibles sur le retour sur investissement.
3. Évaluer et noter les fournisseurs de logiciels de comptabilité
   Une fois que vous avez dressé une liste restreinte des fournisseurs de logiciels de comptabilité que vous préférez, organisez des démonstrations et faites participer les principales parties prenantes. Vous pourrez ensuite les évaluer en fonction de vos exigences professionnelles afin de déterminer la solution la mieux adaptée à votre entreprise et à votre équipe.
4. Préparez vos données financières pour la migration
   Vous devez également préparer vos données financières en vue de leur migration, de sorte que quand vous passerez à une nouvelle solution, le processus se déroulera sans heurts. Il s’agit probablement de l’étape la plus longue de l’automatisation de votre processus comptable, alors commencez tôt.
5. Mettez en place de nouveaux flux de travail avec votre équipe de mise en œuvre
   Intégrez et testez les flux de travail comptables avant la mise en service. Une fois que vous êtes prêt à migrer vers une nouvelle solution CF, mettez en place de nouveaux flux de travail et assurez-vous de tester, en particulier, toutes les intégrations avant de passer à la phase opérationnelle.
6. Communiquez avec l’ensemble de l’entreprise sur la nouvelle solution CF
   L’intégration d’un nouveau système est passionnante, mais vous ne devez pas oublier de communiquer tôt et souvent à l’ensemble de l’entreprise l’arrivée d’un nouveau système et de nouveaux processus. Vous devrez également les former à l’utilisation du système et leur enseigner les nouveaux flux de travail.

Évaluez votre processus actuel

Avant de commencer à automatiser votre comptabilité, vous devez avoir une bonne compréhension de vos processus comptables actuels. Dressez la carte de vos flux de travail avec toutes les étapes que vous utilisez actuellement. Recherchez les domaines dans lesquels les étapes peuvent être consolidées et les approbateurs réduits afin de gagner du temps et de simplifier les flux de travail comptables. Comment automatiser votre service comptable ? Pour automatiser votre service comptable, vous devez vous poser, ainsi qu’à votre équipe, les questions suivantes :

• Comment chaque étape du processus comptable est-elle actuellement exécutée ?
• Où se trouvent les goulots d’étranglement dans vos processus comptables actuels ?
• Quels sont les flux de travail ou les étapes qui fonctionnent bien et que nous devrions conserver ? Lesquels ne le sont pas ?
• Quelle technologie ou quel outil comptable utilisons-nous déjà ? Quels sont les avantages et les inconvénients ?
• Quelles sont les parties prenantes à impliquer pour mieux automatiser la comptabilité ?

Recherche de logiciels de comptabilité

Il existe de nombreux types de logiciels de finance et de comptabilité sur le marché. Veillez donc à préciser tous les cas d’utilisation dont votre entreprise pourrait bénéficier. Avez-vous seulement besoin d’automatiser le processus de comptabilité fournisseurs ? Avez-vous besoin d’aide pour la gestion des contrats ? Aurez-vous besoin de eProcurement pour automatiser également votre processus d’achats ? Ou peut-être la saisie automatisée des factures ?

Migration et intégration

Le processus de migration des données et d’intégration de l’ERP d’une entreprise est essentiel et comprend la collecte, l’extraction et la normalisation des données de plusieurs systèmes en vue d’un transfert permanent vers un nouveau système. Le processus d’intégration de Medius comprend tout ce dont vous avez besoin pour une transition en douceur vers une nouvelle solution comptable.

Il s’agit d’un processus soigneusement conçu :

1. Configuration ERP et IT, notamment la collecte de données et la conception de la solution.
2. Configuration, notamment la configuration de l’application Medius, la configuration de l’intégration et le chargement des données de base.
3. Formation, test, mise au point dont les sessions de formation des formateurs, la configuration des nouveaux utilisateurs et des nouveaux rôles, les tests d’acceptation par les utilisateurs et l’approbation.
4. Go live, dont l’environnement de production, la formation des utilisateurs finaux, la période d’hypermaintenance et le passage de relais à votre équipe d’assistance dédiée.

Pourquoi choisir Medius pour votre solution d’automatisation des CF ?

L’automatisation des flux comptables avec les solutions Medius AP Automation apporte à votre équipe plus de précision, de rapidité et d’économies quand il s’agit de tout ce qui touche à la comptabilité. Vous êtes prêt à discuter ? Contactez-nous