Principaux KPI pour la comptabilité fournisseurs : les meilleurs indicateurs de comptabilité fournisseurs à suivre
Dans le monde dynamique de la comptabilité fournisseurs (CF), les indicateurs clés de performance (KPI) servent de boussole pour vous guider vers une meilleure efficacité, des relations plus étroites avec vos fournisseurs et une trésorerie optimisée. Comme le paysage de la CF évolue, vos KPI doivent eux aussi évoluer. Cet article mis à jour vise à vous apporter une compréhension exhaustive des KPI liés à la comptabilité fournisseurs. Il présente des tendances et des conseils pour aider à vous y retrouver face aux évolutions la comptabilité fournisseurs.
Que sont les indicateurs de comptabilité fournisseurs ?
Les indicateurs de comptabilité fournisseurs sont des mesures quantifiables utilisées pour évaluer l’efficacité et l’efficience des processus de comptabilité fournisseurs (CF) d’une entreprise. Ils apportent une image claire des performances du service CF en termes de coûts, de rapidité, de précision et de relations avec les fournisseurs. Les indicateurs de la comptabilité fournisseurs sont essentiels pour identifier les domaines d’amélioration, suivre les progrès au fil du temps et prendre des décisions fondées sur des données pour optimiser les opérations de la CF.
Des indicateurs, par exemple, le coût de traitement des factures, le temps de traitement des factures et le taux d’erreur des factures sont tous des indicateurs clés de la performance de la CF. En suivant ces indicateurs liés à la comptabilité fournisseurs, les entreprises peuvent se faire une idée de l’efficacité de leurs processus de comptabilité fournisseurs, identifier les goulets d’étranglement et mettre en œuvre des stratégies d’amélioration. De même, les indicateurs de la comptabilité fournisseurs, par exemple, l’adoption du libre-service par les fournisseurs et les remises pour paiement anticipé, peuvent fournir des informations précieuses sur les relations avec les fournisseurs et la gestion de la trésorerie. En fait, ces mesures de la comptabilité fournisseurs servent de base aux KPI qui déterminent la gestion stratégique de la comptabilité fournisseurs.
Comprendre et suivre ces indicateurs n’est qu’une première étape. Pour véritablement tirer parti de leur puissance, il faut les transformer en indicateurs clés de performance (KPI) qui s’alignent sur les objectifs stratégiques de votre entreprise.
L’importance des KPI dans la comptabilité fournisseurs
Les indicateurs clés de performance (KPI) sont déterminants pour les performances de votre service de comptabilité fournisseurs (CF). Ce ne sont pas seulement des statistiques ou des chiffres sur un tableau de bord. Ce sont des moniteurs qui surveillent l’état de santé de vos activités de CF. Les KPI de comptabilité fournisseurs apportent une connaissance inestimable de vos activités. Ils permettent d’identifier les points forts et les axes à améliorer, et de prendre des décisions éclairées et fondées sur des données. Par exemple, un délai de traitement des factures élevé peut indiquer un besoin d’optimisation ou d’automatisation des processus. À l’inverse, un faible taux d’erreur peut être le signe d’un service CF efficace et performant.
Les KPI de comptabilité fournisseurs jouent un rôle central dans la gestion des flux de trésorerie et la pérennisation des relations avec vos fournisseurs. Ils vous permettent de suivre l’efficacité de votre service, de mesurer celle de vos processus de paiement et d’évaluer l’état de santé de vos relations avec les fournisseurs. Un KPI « Early Payment Discounts Captured » apporte non seulement des indications sur l'état de votre gestion de trésorerie, mais reflète également vos relations avec les fournisseurs. En effet, le fait de bénéficier d'escomptes pour paiement anticipé témoigne souvent de processus et d'une communication efficaces.
À une ère où la transformation numérique révolutionne les processus de CF, les KPI sont des outil performants pour évaluer l’impact des nouvelles technologies et stratégies sur vos performances de CF. Les KPI de comptabilité fournisseurs ne sont pas seulement des indicateurs de vos performances actuelles, ils sont également prédictifs et prescriptifs. Ils orientent votre service de comptabilité fournisseurs vers une amélioration continue et l’excellence.
Dans cette optique, nous allons nous intéreser à certains des KPI les plus importants en comptabilité fournisseurs. En comprenant ces indicateurs en détail, vous disposerez des connaissances nécessaires pour gérer efficacement vos opérations de CF et apporter des améliorations stratégiques.
Coût de traitement des factures
Le coût de traitement des factures mesure le coût associé au traitement d’une facture. Il est calculé en additionnant tous les coûts liés au traitement des factures (notamment les salaires du personnel, les frais généraux et les coûts technologiques) et en les divisant par le nombre total de factures traitées au cours d’une période donnée.
Un coût de traitement des factures élevé peut indiquer des inefficacités dans votre processus CF, par exemple, la saisie manuelle des données ou les processus basés sur le papier, et peut suggérer la nécessité d’améliorer ou d’automatiser les processus. En revanche, un coût de traitement des factures peu élevé peut être le signe d’un processus CF bien optimisé et efficace.
Exemple :
Si votre service CF a dépensé 10 000 $ en un mois et traité 2 000 factures, votre coût de traitement des factures sera de 10 000 $ / 2 000 = 5 $ par facture.
Exemple :
Si, au cours d’un mois, une entreprise a traité 100 factures et que le temps de traitement total a été de 200 heures, votre temps de traitement moyen des factures sera de 200 / 100 = 2 heures par facture.
Temps de traitement des factures
Le temps de traitement des factures correspond au temps nécessaire pour traiter une facture depuis sa réception jusqu’à son paiement. Il est calculé en mesurant le temps écoulé entre le moment où une facture est reçue et celui où elle est payée, puis en établissant une moyenne pour toutes les factures d’une période donnée. Il s’agit souvent du temps moyen de traitement d’une seule facture.
Un temps de traitement des factures élevé peut indiquer des goulets d’étranglement dans votre processus CF, par exemple, des temps d’approbation lents ou une saisie manuelle des données, et peut suggérer la nécessité d’une simplification ou d’une automatisation des processus. À l’inverse, un faible délai de traitement des factures peut être le signe d’un processus CF fluide et efficace.
Taux d’erreur des factures
Le taux d’exception des factures mesure le pourcentage de factures contenant des erreurs. Il est calculé en divisant le nombre de factures contenant des erreurs par le nombre total de factures traitées, puis en le multipliant par 100 pour obtenir un pourcentage.
Un taux d’erreur élevé peut indiquer des problèmes de saisie ou de validation des données et peut suggérer la nécessité d’améliorer la formation ou l’automatisation. En revanche, un taux d’erreur faible peut indiquer un niveau élevé de précision dans votre processus CF.
Exemple :
Si votre entreprise a traité 1 000 factures et trouvé des erreurs dans 50 d’entre elles, votre taux d’erreur de facturation serait de (50 / 1 000) * 100 = 5 %.
Exemple :
Si votre entreprise compte 200 fournisseurs et que 150 d’entre eux utilisent le portail en libre-service, votre taux d’adoption du libre-service pour les fournisseurs serait de (150 / 200) * 100 = 75 %.
Adoption du libre-service par les fournisseurs
Le taux d’adoption du libre-service pour les fournisseurs correspond au pourcentage de fournisseurs qui utilisent votre portail en libre-service pour soumettre des factures et réaliser d’autres tâches liées à la CF. Ce taux est calculé en divisant le nombre de fournisseurs utilisant le portail en libre-service par le nombre total de fournisseurs, puis en le multipliant par 100 pour obtenir un pourcentage.
Un taux d’adoption élevé du libre-service fournisseurs peut indiquer que vos fournisseurs trouvent le portail facile à utiliser et avantageux, ce qui peut entraîner une réduction de la charge de travail de votre équipe CF. En revanche, un faible taux d’adoption peut indiquer que le portail ne répond pas aux besoins de vos fournisseurs et qu’il doit être amélioré.
Octroi d’escomptes pour paiement anticipé
L’octroi d’escomptes pour paiement anticipé mesure le pourcentage d’escomptes pour paiement anticipé que votre entreprise est en mesure d’obtenir. Il est calculé en divisant le nombre de factures pour lesquelles un escompte pour paiement anticipé a été obtenu par le nombre total de factures pouvant bénéficier d’un escompte pour paiement anticipé, puis en multipliant le résultat par 100 pour obtenir un pourcentage.
Un taux élevé d’escomptes pour paiement anticipé peut entraîner des économies considérables et témoigne d’une gestion efficace de la trésorerie. En revanche, un taux faible peut suggérer des problèmes de trésorerie ou des inefficacités dans votre processus de paiement.
Exemple :
Si votre entreprise a 100 factures éligibles aux escomptes pour paiement anticipé et qu’elle a obtenu l’escompte pour 80 d’entre elles, votre taux d’obtention d’escomptes pour paiement anticipé sera de (80 / 100) * 100 = 80 %.
Exemple :
Si votre entreprise a payé 800 factures sur 1 000 par voie électronique, votre pourcentage de factures payées par voie électronique serait de (800 / 1 000) * 100 = 80 %.
Pourcentage de factures payées par voie électronique
Le pourcentage de factures payées par voie électronique mesure la proportion de factures qui sont payées par des moyens électroniques, par exemple, les virements bancaires, les cartes de crédit ou les plateformes de paiement numérique. Il se calcule en divisant le nombre de factures payées par voie électronique par le nombre total de factures payées, puis en le multipliant par 100 pour obtenir un pourcentage.
Un pourcentage élevé de factures payées par voie électronique peut indiquer un degré élevé de numérisation de votre processus comptabilité fournisseurs. Il suggère que votre entreprise tire parti de l’automatisation pour simplifier les paiements, ce qui peut se traduire par une efficacité accrue, une réduction des erreurs et des délais de traitement plus courts. Cela peut également améliorer les relations avec les fournisseurs, car les paiements électroniques sont généralement plus rapides et plus pratiques pour les fournisseurs.
D’un autre côté, un faible pourcentage peut suggérer que votre processus CF repose encore sur des méthodes de paiement traditionnelles et manuelles, par exemple, les chèques. Ce pourrait être un signal pour envisager de mettre en œuvre ou d’étendre les options de paiement électronique afin d’améliorer l’efficacité et de réduire les coûts.
Délai de paiement moyen
Le délai de paiement moyen mesure le temps moyen qu’il faut à une entreprise pour régler ses factures à partir de la date de réception. Il est calculé en divisant le nombre total de jours de paiement par le nombre de factures payées au cours d’une période donnée.
Un délai de paiement moyen élevé peut indiquer des problèmes de trésorerie ou des inefficacités dans votre processus de paiement, tandis qu’un délai de paiement moyen faible peut indiquer une gestion efficace de la trésorerie et des processus de paiement efficaces. Ce KPI permet de prendre des décisions éclairées sur les stratégies de gestion de la trésorerie et sur la nécessité d’améliorer ou d’automatiser les processus.
Exemple :
Si votre entreprise a payé 100 factures en un mois et que le nombre total de jours de paiement était de 4 000 jours, votre délai de paiement moyen serait de 4 000 / 100 = 40 jours.
Exemple :
Si votre entreprise a payé à temps 900 factures sur 1 000, votre pourcentage de factures payées à temps serait de (900 / 1 000) * 100 = 90 %.
Pourcentage de factures payées à temps
Le pourcentage de factures payées à temps mesure la proportion de factures payées dans les délais de paiement convenus. Il est calculé en divisant le nombre de factures payées à temps par le nombre total de factures, puis en le multipliant par 100 pour obtenir un pourcentage.
Un pourcentage élevé indique une bonne gestion de la trésorerie et des relations pérennes avec les fournisseurs, tandis qu’un pourcentage faible peut suggérer des problèmes de trésorerie ou des inefficacités dans votre processus de paiement. Ce KPI peut guider les décisions relatives à la gestion de la trésorerie et à la nécessité d’améliorer ou d’automatiser les processus.
Nombre de factures traitées par jour (par employé CF)
Le nombre de factures traitées par jour et par employé du service des comptes clients mesure la productivité de votre personnel du service des comptes clients. Il est calculé en divisant le nombre total de factures traitées en une journée par le nombre d’employés du service CF.
Un chiffre élevé indique une productivité élevée et des processus efficaces, tandis qu’un chiffre faible peut suggérer des problèmes de personnel ou des inefficacités dans les processus. Ce KPI permet de prendre des décisions sur les niveaux de personnel, les besoins en formation et les bénéfices potentiels de l’automatisation.
Exemple :
Si votre équipe CF de 5 personnes a traité 100 factures en une journée, le nombre de factures traitées par jour et par employé CF sera de 100 / 5 = 20 factures.
Exemple :
Si 600 factures sur 1 000 sont liées à une commande, votre pourcentage de factures liées à une commande sera de (600 / 1 000) * 100 = 60 %.
Pourcentage de factures liées à un bon de commande (PO)
Le pourcentage de factures liées à un bon de commande mesure la proportion de factures liées à un bon de commande. Il est calculé en divisant le nombre de factures liées à un bon de commande par le nombre total de factures, puis en le multipliant par 100 pour obtenir un pourcentage.
Un pourcentage élevé indique un processus d’achat efficace, tandis qu’un pourcentage faible peut suggérer des problèmes dans le cycle Purchase-to-Pay. Ce KPI peut guider les décisions relatives aux stratégies d’achats et à la nécessité d’améliorer les processus.
Taux d’exception des factures
Le taux d’exception des factures mesure la proportion de factures qui s’écartent de la norme, par exemple, les factures comportant des erreurs ou les factures nécessitant une intervention manuelle. Il est calculé en divisant le nombre de factures d’exception par le nombre total de factures, puis en le multipliant par 100 pour obtenir un pourcentage.
Un taux d’exception élevé peut indiquer des problèmes d’exactitude des factures ou d’inefficacité des processus, tandis qu’un taux d’exception faible indique un niveau élevé d’exactitude et des processus efficaces. Cet indicateur permet de prendre des décisions sur les besoins en formation, les améliorations à apporter aux processus et les avantages potentiels de l’automatisation.
Exemple :
Si votre entreprise a eu 50 factures d’exception sur 1 000, votre taux d’exception des factures serait de (50 / 1 000) * 100 = 5 %.
Exemple :
Si votre entreprise a réalisé des achats d’un montant total de 500 000 dollars au cours d’une année et que la moyenne des comptes créditeurs au cours de cette année était de 50 000 dollars, votre taux de rotation des comptes créditeurs serait de 500 000 dollars / 50 000 dollars = 10 fois. Cela signifie que votre entreprise paie en moyenne ses fournisseurs 10 fois par an, soit environ tous les 36,5 jours (365 jours / 10).
Ratio de rotation des comptes fournisseurs
Le ratio de rotation des comptes fournisseurs mesure le rythme auquel une entreprise rembourse ses fournisseurs. Il est calculé en divisant le coût total des ventes (ou le total des achats) par la moyenne des comptes créditeurs au cours d’une période donnée. Ce KPI peut guider les décisions relatives à la gestion de la trésorerie, à la gestion des relations avec les fournisseurs et à la stratégie financière globale.
Un ratio élevé de rotation des comptes fournisseurs indique que l’entreprise rembourse ses fournisseurs plus rapidement, ce qui peut s’expliquer par une situation financière solide, une bonne gestion de la trésorerie ou des politiques de paiement rigoureuses. Toutefois, cela peut également indiquer que l’entreprise ne profite pas pleinement des conditions de crédit accordées par les fournisseurs, ce qui peut affecter les flux de trésorerie.
Par ailleurs, un faible taux de rotation des comptes fournisseurs peut signifier que l’entreprise met plus de temps à régler ses fournisseurs, ce qui peut être une stratégie de gestion de la trésorerie. Il pourrait également indiquer des problèmes de trésorerie ou des relations tendues avec les fournisseurs.
L’impact de l’automatisation des CF sur les KPI
L’automatisation de la CF peut avoir un impact considérable sur les KPI liés à la CF dont nous avons parlé. En automatisant des tâches autrefois manuelles, les entreprises peuvent réduire considérablement les délais et les coûts de traitement des factures, diminuer les taux d’erreur et augmenter le nombre de factures traitées par jour. L’automatisation permet également de régler davantage de factures par voie électronique, ce qui peut par ailleurs alléger les processus et pérenniser les relations avec les fournisseurs.
L’automatisation peut également permettre de prétendre à davantage de remises pour paiement anticipé quand les factures sont traitées rapidement. Elle réduit également le délai de paiement moyen en éliminant les goulets d’étranglement manuels, et diminue le taux d’exception des factures en automatisant la capture et la validation des données.
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Réflexions finales sur les KPI pour la comptabilité fournisseurs
Les KPI pour la comptabilité fournisseurs sont un outil essentiel pour gérer et améliorer vos processus de comptabilité fournisseurs. Ils fournissent des informations précieuses sur vos opérations, vous aident à identifier les points forts et les possibilités d’amélioration. L’examen et la mise à jour réguliers de vos KPI peuvent garantir que votre service CF continue à s’aligner sur les objectifs stratégiques de votre entreprise et à les soutenir.
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